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Application-Outsourcing jenseits der Kostenoptimierung: Der richtige Partner entscheidet

Feature | 3. Juni 2013 von Anja Paschke-Hess 0

Die Auslagerung von IT-Anwendungen kann einem Unternehmen wichtige Wettbewerbsvorteile verschaffen, etwa im Hinblick auf die Kosten und den laufenden Betrieb. Der richtige Outsourcingpartner bringt darüber hinaus auch sein Know-how und seine IT-Innovationskraft ein, denn er hat auch die strategischen Ziele seines Kunden im Blick.

Die IT leistet in vielen Unternehmen einen entscheidenden Beitrag zur Wertschöpfung. Allerdings tun sich insbesondere die IT-Abteilungen kleinerer und mittelständischer Betriebe oft noch schwer, mit den ständigen Neuerungen und den immer kürzeren Produktzyklen am Markt Schritt zu halten.

Application-Outsourcing ist hier häufig eine sinnvolle Lösung. Es entlastet die IT-Abteilung und sichert den stabilen Betrieb der Anwendungen. Zudem verringert es die Kapitalbindung und setzt so Mittel frei für den Ausbau des Kerngeschäfts und für Innovation. Trotzdem ist Outsourcing in den Köpfen vieler Manager noch immer mit Verlustängsten verbunden. „Dabei geht es um wichtige Fragen wie die Kontrolle der Anwendungen, um Sicherheitsaspekte oder ein mögliches Abhängigkeitsverhältnis zum Outsourcinganbieter. Der richtige Partner kann diese Ängste abbauen und das enorme Potenzial von Application-Outsourcing heben helfen“, ist sich Roland Treffeisen vom SAP-Partner Ciber sicher.

Erkenntnisse über die eigene Anwendungslandschaft gewinnen

Über allem steht die Frage, ob und in welchen Bereichen sich Outsourcing überhaupt lohnt. „Kostenoptimierung ist hierbei ein wichtiges Argument – aber nicht das einzige. Alleine die Beschäftigung mit der Thematik bringt interessante Einblicke in das eigene Unternehmen“, weiß Treffeisen. Im Prinzip gilt der Grundsatz: Alles, was nicht zu den Kernkompetenzen oder geschäftskritischen Prozessen gehört, kann ausgelagert werden. Fragen, die sich dabei stellen: Welche Prozesse sind geschäftskritisch? Welchen Nutzen bringen die vorhandenen Anwendungen? Welche Kosten, Chancen und Risiken sind damit verbunden?

„Schon bei diesem ‚Gesundheitscheck‘ kann ein geeigneter Partner Unterstützung bieten“, so Treffeisen. Er erkennt Möglichkeiten, wie sich auch ohne Outsourcing Kosten in der IT senken lassen – etwa durch Konsolidierung und Harmonisierung bestehender Anwendungen. Und er hilft, zu entscheiden, welche Anwendungen sich auszulagern lohnen.

Was zeichnet einen passenden Partner aus?

„Harte“ Vertragsfaktoren lassen sich selbstverständlich über die Service Level Agreements (SLAs) regeln. Doch damit ist nicht geklärt, ob der Outsourcinganbieter wirklich zum jeweiligen Unternehmen passt – etwa im Hinblick auf die Unternehmensgröße. Kennt er die spezifischen Anforderungen der Firma und ihrer Branche ganz genau? Kann er hier die notwendige Erfahrung und Expertise vorweisen? Besteht auch bei ihm der Wunsch nach einer langfristigen und vertrauensvollen Beziehung? „Diese weichen Faktoren sind mindestens ebenso wichtig für die Wahl des passenden Partners wie die festgeschriebenen SLAs“, betont Treffeisen.

Die SLAs wiederum müssen vor allem den laufenden Betrieb regeln. Dafür sind die klare Definition der Governance-Struktur und der Kommunikationslinien von entscheidender Bedeutung. „Wichtig ist zudem, dass der Outsourcingpartner absolute Transparenz über die Leistungen bietet, denn das schafft Vertrauen“, weiß Treffeisen aus Erfahrung. Statt anonymem Support sollte der Outsourcingpartner seinem Kunden ein Kernteam anbieten, das wie eine verlängerte Werkbank agiert. Der Vorteil liegt auf der Hand: Das Team kennt die Anforderungen und Prozesse des Kunden ganz genau und wird im Idealfall von den Endanwendern wie Mitarbeiter der eigenen IT wahrgenommen.

Vom Wissenstransfer profitieren

Beim Application-Outsourcing liegen Anwendungsentwicklung, -pflege und Support in der Hand des Partners. Damit geht in der Tat ein gewisser Verlust an internem Know-how einher. Auf der anderen Seite profitiert das Unternehmen vom Wissen des Outsourcingpartners. Denn der schafft Klarheit über die Prozesse und zeigt Lücken in der Dokumentation auf. Eine vollständige Prozessdokumentation ist die Basis für effizientes, wiederkehrendes Testen im späteren Betrieb, und das schafft Freiraum für das Kerngeschäft. „Gute Beratungshäuser verfügen über ein erprobtes Dokumentationsverfahren. Wir bei Ciber verwenden hierzu die Anwendungsverwaltungslösung SAP Solution Manager. Das macht es uns möglich, die Geschäftsprozesse in funktionaler End-to-End-Sicht ganzheitlich zu überschauen“, schildert Roland Treffeisen.

Über diese Prozesssicht hinaus profitieren die Unternehmen im Idealfall jedoch auch vom Business-Know-how und der Branchenexpertise des Partners. „Der Outsourcinganbieter muss wichtige Impulse setzen und so zur stetigen Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen“, hebt Treffeisen hervor. Denn ein erfahrener Spezialist für Managed Services kann nicht nur die ihm übertragenen Aufgaben mit neuesten Methoden und Instrumenten effizienter bewältigen und die Abwicklung kontinuierlich optimieren. „Er weiß zudem seine Innovationskraft für die Ziele des Kunden einzusetzen.“

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