Aufgewachsen mit SAP

Feature | 18. Februar 2004 von admin 0

Am Anfang war SAP. Dann kam das Unternehmen für die Software. Die besondere Situation der Unternehmensneugründung zwang den Großhändler für Papier, Büro, Schreibwaren und EDV-Zubehör (PBS) Alka GmbH & Co. KG dazu, die Einführung einer SAP-Branchenlösung für den Großhandel ohne Key-User zu beginnen. Projektstart war im August 2002, die Aufnahme der Geschäftstätigkeit erfolgte dann ein halbes Jahr später im Februar 2003. In Zusammenarbeit mit dem SAP-Systemhaus command ag als Implementierungspartner und Entwickler der eingeführten mySAP-All-in-One-Lösung Tradesprint konnte trotz „erschwerter Bedingungen“ der zeitgleiche Software-Echtstart realisiert werden. „Dafür hatten wir den Vorteil, niemanden von einem neuen System überzeugen zu müssen. Wer bei uns angefangen hat, arbeitete sich eben gleich in SAP ein“, nennt Dirk Lachowski, IT-Leiter bei Alka, den positiven Aspekt der gegebenen Situation. Heute arbeiten hier rund 45 Anwender mit SAP.

Rasantes Kommissionieren: Pro Auftrag nur 30 Minuten

Eine weitere Herausforderung war die Anbindung des komplexen Lagerverwaltungssystems (LVS) an Tradesprint. Die Kommunikation zwischen dem „stammdatenführenden“ SAP-System und dem „ausführenden“ LVS funktioniert reibungslos – und trotz der Kommissioniergeschwindigkeit des modernen Lagers sind die Realtime-Datenströme zwischen den Systemen nicht zu unterbieten. Tradesprint ist dabei das führende System, das die Material- und Kundenstammdaten verwaltet, die Aufträge anlegt und alle fünf Minuten an das LVS übergibt. Der Datenaustausch erfolgt im SAP-Standardformat IDOC.
Die gesamte Lagerverwaltung und Steuerung der Kommissionierung ist Sache des LVS – bevor das SAP-System sich wieder um die Auftragsabwicklung kümmert, fehlt quasi nur noch der Deckel auf dem Karton: Sobald das letzte Paket einer Auslieferung die Kontrollwaage passiert, quittiert das LVS die Kommissionierung und meldet die Daten an das SAP-System zurück – für Tradesprint der Startschuss für das Erstellen der Lieferpapiere. Die Lieferscheindaten gehen als Spool-Datei an das LVS, damit Lieferschein und Etiketten zusammen vom LVS bei der Endverpackung gedruckt und der Sendung beigegeben werden können. „Aufträge sind in einer garantierten Zeit von 24 Stunden nach Auftragseingang ausgeführt“, erklärt Alka-Geschäftsführer Peter Lüdtke. „Aber auch eine nach 18 Uhr eingegangene Bestellung war schon einmal am Folgetag um 9 Uhr beim Kunden vor Ort.“ Das Lagerführungs- und Kommissioniersystem macht es im Zusammenspiel mit dem ERP-System möglich, dass ein Kommissionierauftrag durchschnittlich in 30 Minuten abgearbeitet ist. Und das bei einem Vollsortiment von rund 14.000 ständig verfügbaren Artikeln, vom Toilettenpapier über Kaffeemaschinen bis zu Laserdruckern. Und bei Auftragsmengen, die sich von ganzen Paletten bis zu einzelnen Klarsichthüllen erstrecken.

Intelligentes Lager: System denkt mit

Für diese 14.000 Artikel – insgesamt bietet Alka 250.000 kurzfristig disponierbare Artikel, die kundenindividuell beschafft werden – hat Alka ein „intelligentes“ Lagersystem mit statischen und dynamischen Lagerplätzen installiert: Es registriert, welche Artikel täglich beziehungsweise öfter gebraucht werden, so genannte Schnelldreher, und deponiert sie an besonders gut zugänglichen festen Lagerplätzen. Produkte, die nur selten geordert werden – Langsamdreher genannt –, sind auf flexiblen Stellplätzen untergebracht, werden nur für die Bereitstellung dieser einen Bestellung über das Schienensystem an den Kommissionierplatz gefahren und verschwinden anschließend wieder auf einem freien Stellplatz im Lager. Und alles automatisch, das heißt, nur das LVS weiß, auf welchem Platz die Ware gerade zu finden ist. Dafür kümmert sich das System auch vollkommen selbstständig um die Bereitstellung der Artikel, wenn sie angefragt werden. Die Zuordnung von Ware und Lagerplatz erfolgt über Barcode-Kennung. Die gesamte Kommissionierung ist beleglos, Lagerarbeiter und Staplerfahrer werden über Funkterminals an die entsprechenden Lagerplätze geführt. Die Kommissionierer arbeiten mit dem „Pick-by-light“-System, das sie mit Hilfe von Leuchtanzeigen zu den Pick-Plätzen führt. Per Barcode-Scanner identifiziert der Mitarbeiter die Artikel und bestätigt die entnommene Menge. Sowohl beim Wareneingang als auch bei der Endkontrolle in der Kommissionierung sorgt ein elektronisches Waagensystem für eine exakte Einhaltung der Auftragsvorgaben: Jeder angelieferte Artikel wird gemessen und gewogen, diese Daten dienen zum einen der Kontrolle, zum anderen der Ermittlung des exakten Packvolumens und -gewichts. In der Endkontrolle erkennt der Mitarbeiter anhand einer Abweichung der Wiegedaten zu dem im System errechneten Liefergewicht sofort eine fehlerhafte Zusammenstellung und kann sie entsprechend korrigieren.

Elektronisch bestellen leicht gemacht

Die Bestellungen können auf mehreren Wegen bei Alka eintreffen: Über das Bestellsystem vom Fachhändler, über den Internet-Shop vom Endverbraucher oder per Telefon und Fax. „Wir erhalten derzeit 40 Prozent der Aufträge auf elektronischem Weg – im nächsten Jahr wollen wir auf 70 bis 80 Prozent kommen“, zeigt sich Dirk Lachowski zuversichtlich. Die Kommunikation und der Austausch von Anfragen, Bestellungen und Rechnungen kann mit den Fachhändlern auf elektronischem Weg erfolgen, und zwar über ein eigenes Bestellsystem, das die Händler von Alka erhalten. Damit können sie offline bestellen und die Bestelldaten in das SAP-System von Alka übertragen. Die effizienteste Lösung ist: „Der Fachhändler ordert bei uns direkt aus seiner Warenwirtschaft mit unseren nach EANCOM genormten Artikelstammdaten – so ist die Bestellung auch in seinem System sofort verbucht“, erklärt Dirk Lachowski. Die Bestellung per Internet-Shop rund um die Uhr ist ein weiterer Service, den Alka für die Fachhändler realisiert hat: Eine spezielle Shoplösung mit integriertem Alka-Katalog wird den Händlern zur Verfügung gestellt. Die Endverbraucher bestellen auf der Homepage des Händlers in diesem Shop, der über eine IDOC-Schnittstelle an Tradesprint angekoppelt ist. Dabei kann sowohl die Verfügbarkeit der Waren als auch der gesamte Status der Bestellung über den ganzen Kommissionierzyklus in Echtzeit verfolgt werden. Das heißt, ob bei Alka gerade mit der Kommissionierung begonnen wurde oder ob die Lieferung schon auf der Verladerampe steht, lässt sich vom Kunden im Internet verfolgen. Der Clou: Der Fachhändler ist am gesamten Bestellprozess der Endkunden nicht beteiligt. Die Bestellungen landen direkt bei Alka in einer elektronischen Posteingangsbox, der SAP Business Connector erzeugt daraus in der mySAP-All-in-One-Lösung entsprechende Aufträge. Alka liefert dann im so genannten Streckengeschäft an den Endverbraucher im Namen und mit dem Lieferschein des Fachhändlers.

Integrierte Adressprüfung: halbes Mannjahr an Arbeit einsparen

Um die anfänglich 40 bis 60 fehlerhaften Sendungen pro Tag zu vermeiden – was früher mit der Recherche gut und gerne einen halben Arbeitstag Retourenbearbeitung zur Folge hatte –, hat command eine Adressprüfung realisiert. Dazu wurde die Adressdatenbank der Post in die SAP-Branchenlösung eingelesen. Die Adressen werden jetzt sofort beim Erfassen eines Auftrags abgeglichen und bei einer Fehlernachricht gesperrt: Erst nach der Anschriftenkorrektur wird der Auftrag freigegeben. „Wir sparen so schätzungsweise pro Jahr eine halbe Arbeitskraft ein, die wir an anderer Stelle sinnvoll einsetzen können – ganz abgesehen von der Kostenersparnis, wenn die ausgehenden Sendungen direkt routingfähig sind“, zeigt sich Peter Lüdtke zufrieden.

Karin Wiemer

Karin Wiemer

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