Auftragsabwicklung und Faktura vereinheitlicht

Feature | 26. Mai 2003 von admin 0

Sparkassen Informatik

Sparkassen Informatik

Vor rund einem Jahr hatte die Sparkassen Informatik allen Grund zur Freude: Der IT-Dientleister, der im Jahr 2001 aus der Informatik Kooperation GmbH, Münster, der SI-BW Sparkassen Informatik Baden-Württemberg GmbH & Co. KG, Karlsruhe, und der Sparkassen-Informatik-Systeme West GmbH, Duisburg, entstanden war, hatte die kaufmännischen Prozesse der drei Fusionspartner zu einem einheitlichen SAP-System zusammengeschlossen. Nach diesem “Mammut-Projekt” ging es im März 2002 an den Feinschliff: Gemeinsam mit dem IT-Beratungsunternehmen noventum hat die Sparkassen Informatik innerhalb von sechs Monaten nun auch den Faktura-Prozess vereinheitlicht und im SAP-Standard abgebildet. Seit September vergangenen Jahres arbeiten alle Standorte mit dem Vertriebs-Modul (Sales and Distribution, SD) in SAP R/3. Für die Fachbereiche bringt das zum einen eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich, darüber hinaus ist heute auch das Erlösreporting weitaus transparenter.

SAP R/3 SD für alle

Viel Zeit zum Ausruhen blieb den IT-Experten bei der Sparkassen Informatik nach der erfolgreichen Zusammenführung der kaufmännischen Systeme nicht. Sofort im Anschluss an die “Konsolidierung der kaufmännischen Prozesse” machte sich das Team an das nächste Projekt: Das Modul SAP R/3 SD für die Faktura, das bis dato nur an den Standorten der ehemaligen Sparkassen-Informatik-Systeme West Anwendung fand, sollte auf alle Standorte ausgeweitet werden.
Ziel war es, mit der Standardsoftware die individuell entwickelten Host-Faktura-Systeme der beiden anderen Fusionspartner abzulösen und die Prozesse der Fachabteilungen damit standortübergreifend zu vereinheitlichen. Das neue System sollte nicht nur die Prozesse vereinfachen, sondern auch dazu dienen, homogene Absatz- und Umsatzdaten bereitzustellen und somit die Transparenz des Erlösreportings zu erhöhen. Nicht zuletzt wurde auch das Layout der Ausgangsrechnungen an allen Standorten vereinheitlicht und so unternehmensweit dem Corporate Design der Sparkassen Informatik angepasst.

Ausgiebige Tests

Zur Unterstützung holte sich die Sparkassen Informatik bei diesem Projekt erneut Berater des IT-Beratungshauses noventum ins Boot. Zum einen waren diese nach der erfolgreichen Zusammenführung der übrigen kaufmännischen Systeme mit den Unternehmensabläufen vertraut, zum anderen konnte noventum auf entsprechende Erfahrungen bei anderen IT-Dienstleistern zurückgreifen. Es wurde ein Projektteam gebildet, das sich aus 14 Mitarbeitern der einzelnen Fachbereiche, sechs Mitarbeitern aus dem Bereich “Kaufmännische Systeme” und zwei noventum-Beratern zusammensetzte. Dabei waren die internen Kräfte nicht für das Projekt freigestellt, sondern nahmen ihre Aufgaben zusätzlich zum Tagesgeschäft wahr. Die Projektleitung lag seitens der Sparkassen Informatik bei Hans-Gerd Flock, der auch schon das vorangehende Fusionsprojekt maßgeblich unterstützt hatte.
Das Projekt war in vier Phasen unterteilt. Zunächst wurde eine umfangreiche Ist-Analyse der drei bestehenden Faktura-Systeme vorgenommen. Das Team entschied sich daraufhin, die Faktura-Daten zunächst auf den Vorsystemen zu aggregieren und anschließend zur weiteren Verarbeitung an das SAP-System zu übergeben. Die Alternative, die gesamten Monatsdaten im SAP-System zu aggregieren, wurde als zu komplex und aufwändig verworfen. Im Anschluss an die Ist-Analyse erstellten die Verantwortlichen ein Soll-Konzept, dem schließlich die Entwicklung eines Prototypen und eine Testphase folgten.

Faktura bei der Sparkassen Informatik

Faktura bei der Sparkassen Informatik

Auf diese Testphase legte die Sparkassen Informatik ihr besonderes Augenmerk – und unterteilte sie daher nochmals in einen Integrationstest, einen Massentest und einen Monatstest. Im Rahmen des Monatstests simulierte das Team die komplette Faktura eines gesamten Monats und verglich diese mit den Werten der Altsysteme. Damit sollten Fehler bei den Rechnungsdaten in jedem Fall ausgeschlossen werden, um einem Image-Verlust beim Kunden vorzubeugen. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Tests ging die Sparkassen Informatik im September 2002 standortübergreifend mit dem Modul SAP R/3 SD produktiv.

Koordination über fünf Standorte

Eine große Herausforderung des Projektes war die räumliche Verteilung der Prozesse auf fünf Standorte (Münster, Karlsruhe, Fellbach, Köln und Duisburg). Nicht immer fiel es leicht, die Belange der einzelnen Standorte zu koordinieren. Mit ausschlaggebend für den Erfolg des Projektes war daher die reibungslose Unterstützung der Fachabteilungen Finanzbuchhaltung, Betriebswirtschaft, Controlling, Revision und Produktion.
Um die Mitarbeiter dieser Bereiche mit dem neuen System vertraut zu machen, erstellte das Projektteam zwei Schulungsprofile: Eines für die Finanzbuchhaltung und eines für das Controlling. Insgesamt wurden zwölf Mitarbeiter in den Fachabteilungen intensiv geschult. Projektleiter und Abteilungsleiter informierten alle übrigen Mitarbeiter über die Einführung des neuen Systems und standen für Fragen zur Verfügung.
Der Vertrieb der Sparkassen Informatik machte es sich schließlich zur Aufgabe, die Kunden mit einem ausführlichen Schreiben davon in Kenntnis zu setzen, dass sich Struktur und Layout der Rechnungen künftig ändern würden.

Weitere Optimierung geplant

Heute arbeitet die Sparkassen Informatik erfolgreich mit einem einheitlichen SAP-System für Auftragsabwicklung und Faktura. Die Produkte des Dienstleisters werden auf den Rechnungen gemäß dem aktuellen Preismodell gruppiert, was die Transparenz für die einzelnen Sparkassen erhöht. Das Layout der Rechnungen ist unternehmensweit einheitlich; sämtliche Belege werden zentral in einer hauseigenen Druckstraße am Standort Fellbach ausgegeben. Auch das Erlösreporting ist durch den Einsatz des Vertriebsinformationssystems im Modul SD für das gesamte Unternehmen transparenter geworden.
Auch in Zukunft wird an der Optimierung der Prozesse bei der Sparkassen Informatik weitergearbeitet. Im nächsten Schritt sollen Aggregation und Datenaufbereitung auf den Vorsystemen vereinfacht werden, um die Vorarbeiten zur Faktura zu verkürzen.

Dieter Nefigmann

Dieter Nefigmann

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