Automaten auf Touren bringen

Feature | 18. April 2006 von admin 0

Ob am Arbeitsplatz, in Schulen, Krankenhäusern oder Seniorenzentren: Nahezu überall finden sich Automaten, aus denen sich Kaffee, Tee oder der Snack für zwischendurch ziehen lassen. Nach Untersuchungen des Bundesverbandes der Deutschen Vending-Automatenwirtschaft (bdv) belief sich der gesamte Umsatz mit dem Verkauf von Getränken, Süßwaren und Snacks aus den so genannten Vending-Automaten im Jahr 2004 auf rund 1,8 Milliarden Euro. Laut bdv gibt es in Deutschland rund 800 meist mittelständische Unternehmen, die solche Automaten betreiben. Allerdings haben die Betreiber von Automaten – in der Fachsprache die so genannten Operatoren – mehr denn je mit steigenden Kosten und sinkenden Margen zu kämpfen. So gingen beispielsweise allein durch die steigende Tabaksteuer die Umsätze im Automatengeschäft drastisch zurück.

Einsparpotenzial Tourenplanung

Die größeren und kleineren mittelständischen Betriebe in der Vending-Branche haben darauf einerseits mit Kosteneinsparungen reagiert, andererseits mehr Automaten aufgestellt. Diese müssen wiederum befüllt, gewartet und abgerechnet werden. “Die Firmen haben ihre Einsparpotenziale im operativen Geschäft nahezu vollständig ausgeschöpft”, verdeutlicht Werner Mögle, Geschäftsführer des SAP-Partners DResearch. “Zusätzliche Einsparungen müssen künftig vor allem über optimierte Prozesse bei Abrechnung, Tourenplanung für die Befüllung und Entleerung von Automaten und in der Verwaltung realisiert werden.”
Dazu benötigen die Unternehmen eine auf die speziellen Erfordernisse der Branche zugeschnittene Standard-Software. Doch hier stand es laut Mögle bislang nicht zum Besten. Viele Unternehmen regeln ihr gesamtes Geschäft noch über Excel-Listen. Andere setzen zwar bereits auf eine Unternehmenssoftware, doch ist diese oftmals veraltet und lässt sich weder auf den gängigen Betriebssystemen – etwa Windows XP – noch auf den Plattformen der Zukunft – beispielsweise “.NET” oder J2EE – betreiben.
DResearch hat deshalb für die Branche mit businessControl for Vending eine komplett in SAP Business One integrierte Software entwickelt. “Unser Ziel war, mittelständischen Automatenherstellern eine integrierte Komplettlösung bereitzustellen, die sowohl branchenspezifische als auch betriebswirtschaftliche Prozesse möglichst vollständig abdeckt, sie verbessert und erkennbar beschleunigt”, erklärt Mögle.

Fahrerdaten automatisch erfassen

Integration von Funkmeldungen mit vendingRadio beschleunigt das Auslesen von Automaten

Integration von Funkmeldungen mit vendingRadio beschleunigt das Auslesen von Automaten

Der Geschäftsführer von DResearch erläutert dies an einem konkreten Beispiel: Die Automaten werden in der Regel von Fahrern befüllt, die die Automatenverkaufsdaten mit speziellen Geräten auslesen. Bisher übergab jeder Fahrer seine Daten zur Abrechnung in der Firmenzentrale, wenn er seine Tour beendet hatte. Das geschah täglich, bei größeren Touren auch im Wochenrhythmus. Die Zentrale errechnete dann per Hand den Verbrauch, bestückte den Fahrer mit neuem Material und führte die entsprechenden Buchungen in der Warenwirtschaft durch. “Dieser Prozess ist natürlich zeitaufwändig und kostenintensiv”, erklärt Werner Mögle. Genau hier setzt businessControl for Vending an. Nach Übergabe der Fahrerdaten erfolgt die gesamte Abrechnung automatisch. Hierzu müssen lediglich die Daten der Auslesegeräte nach SAP Business One überspielt werden.

Mit businessControl for Vending Touren effizient planen

Mit businessControl for Vending Touren effizient planen

Mit dem Modul vendingRadio lässt sich der Prozess weiter straffen. Von Automaten, die mit vendingRadio ausgestattet sind, übermittelt das Modul die Verkaufsdaten per Funk und in Echtzeit an die Automatenbetreiber-Lösung. “So hat dieser jederzeit den Überblick über die aktuellen Füllstände seiner Automaten und kann die Touren seiner Fahrer entsprechend planen. Das reduziert die Anzahl der Leerfahrten und senkt die Kosten”, verdeutlicht Mögle. Ebenso erkennt das Modul Automatenstörungen und meldet diese an SAP Business One. Dort wird automatisch ein entsprechender Serviceauftrag erstellt und einem Servicetechniker mitgeteilt. Dieser setzt den Automaten zeitnah wieder instand – hierdurch lassen sich kostenintensive Ausfallzeiten reduzieren.

Welcher Automat lohnt sich?

Über businessControl for Vending können Automatenbetreiber auch Geldkartenzahlungen abrechnen. Die entsprechenden Daten übermitteln die Automatenbetreiber an eine so genannte Evidenzzentrale, beispielsweise die Schufa. Diese sammelt die Informationen aus verschiedenen Quellen in einer zentralen Datei, fasst sie zusammen und meldet sie an die Bank der Karteninhaber. Da die fälligen Beträge oft erst nach Wochen gutgeschrieben werden, sorgt businessControl for Vending selbst bei einer Vielzahl von Kartenzahlungen für die nötige Transparenz hinsichtlich offener Forderungen eines Automatenbetreibers an die jeweiligen Institute.

Profit-Center gibt Auskunft über Wirtschaftlichkeit von Automaten

Profit-Center gibt Auskunft über Wirtschaftlichkeit von Automaten

Besonders wichtig ist die integrierte Gewinn- und Verlustrechnung. Im Profit-Center werden die monatlichen Erlöse und Ausgaben für jeden Automaten einzeln aufgelistet und jeweils kumuliert angezeigt. “So haben Betreiber jederzeit den Überblick, welche Automaten-Stellplätze wirtschaftlich besonders rentabel oder aber kostenintensiv sind”, verdeutlicht Mögle. Die Analysen erleichtern die Entscheidung der Operatoren, ob sie einen Automaten abbauen oder an anderer Stelle noch einen zusätzlichen aufstellen.

Die Basis für gutes Gelingen

businessControl for Vending wurde komplett auf Basis des SDK entwickelt. Die Lösung ist über das DI-API (Data Interface) und UI-API (User Interface) vollständig in SAP Business One integriert, das als Plattform für Installation und Betrieb dient. Hat ein Automatenbetreiber SAP Business One bereits installiert, lässt sich businessControl for Vending in rund einem halben Tag einführen. Die hierfür benötigten Datenbank-Tabellen legt die Installationssoftware automatisch an. Eine Mindestuserzahl gibt es nach Angaben von DResearch nicht. “Mit SAP Business One und businessControl for Vending liefern wir mittelständischen Automatenbetreibern eine integrierte Komplettlösung, die sämtliche Prozesse von der Automatenwartung und Tourenplanung bis zur Abrechnung und Fakturierung durchgängig abbildet und verbessert”, fasst Werner Mögle zusammen. “Und das verbessert letztlich auch die Wettbewerbsfähigkeit.”
Weitere Informationen: www.dresearch.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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