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Automatisiertes Debitorenmanagement: Eine saubere Bilanz

Feature | 17. Februar 2014 von Anja Paschke-Hess 0

Mit einer Add-on-Lösung des SAP-Partners Ciber hat ein internationaler Automobilzulieferer sein Debitorenmanagement gestrafft. Klärungsfälle kann das Unternehmen heute schnell und voll integriert in der bestehenden SAP-Landschaft bearbeiten und revisionssicher dokumentieren.

Oftmals sind Forderungen die größte Kreditrisikoposition im Unternehmen. Daraus resultierende Ausfälle sind meist einem unzureichenden Forderungsmanagement geschuldet. Dabei zählen Forderungen zum Betriebsvermögen, denn sie können als Sicherheit dienen oder sogar verkauft werden. Dementsprechend wichtig ist die Rolle eines wirkungsvollen Debitorenmanagements rund um das Ziel, Bonitätsrisiken zu vermeiden, Kapitalkosten zu senken, Zahlungseingänge zu beschleunigen und Forderungsverluste zu reduzieren. Um diese Anforderungen adäquat zu bedienen, kommen große, global operierende Konzerne heute nicht mehr um die Einführung einer zuverlässigen Softwarelösung herum.

Den Überblick behalten

Zu diesem Schluss kam auch einer der weltweit größten Automobilzulieferer. Das Unternehmen setzte mehr oder weniger auf manuelle  Prozesse: Die Unterlagen aus dem Forderungsmanagement wurden postalisch verteilt und zur Klärung weitergereicht. Doch ausgehend von Deutschland wurde klar, dass Differenzen bei den Debitoren nur mühsam und in langwierigen Prozessen aufgeklärt werden konnten. Der Grund: Die Werke waren IT-technisch nur unzureichend an die zehn großen Produktionsgesellschaften in Deutschland angebunden.

Infolgedessen erschien eine systematische Auswertung der in Bearbeitung befindlichen Forderungen unmöglich. Der Automobilzulieferer drohte den Überblick über die zu klärenden Fälle zu verlieren, ständig waren 7.000 bis 8.000 Vorgänge gleichzeitig in Bearbeitung. Lange Bearbeitungszeiten und hoher Verwaltungsaufwand erschwerten die Lage zusätzlich. Kritisch war auch, dass der Zulieferer den Wirtschaftsprüfern oftmals weder den aktuellen Bearbeitungsstand noch die Bearbeitungsstelle der Vorgänge nennen konnten. Nicht zuletzt aus Gründen der Bilanzierungssicherheit musste hier also Abhilfe geschaffen werden.

Die Lösung aus der Praxis überzeugt

Der Automobilzulieferer hat eine ältere Version der Anwendung SAP ERP im Einsatz, die um ein workflowbasiertes Klärungspostenmanagement ergänzt werden sollte. Es lag daher nahe, zur Beschleunigung des Debitorenmanagements auf die Add-on-Lösung eines erfahrenen SAP-Partners zurückzugreifen. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung bei SAP-Projekten kann Ciber hier großes Know-how vorweisen. Zudem hatte der SAP-Partner mit dem Produkt Ciber Klärungsposten Management für Debitoren (Ciber KPMD) genau das passende Werkzeug zur Hand. Überzeugt hat den Kunden vor allem die Benutzerfreundlichkeit des Werkzeugs – dem man klar ansehen konnte, dass es aus der Praxis heraus entwickelt wurde. Ciber konnte sich damit unter drei Anbietern durchsetzen.

Die Lösung sollte zunächst bei den deutschen Gesellschaften des Zulieferers implementiert werden. Erfahrungsgemäß treten beim Debitorenmanagement Probleme primär in den Bereichen Logistik, Vertrieb und Qualitätsmanagement auf. Diese Abteilungen wurden daher gleich zu Beginn des Projekts voll in die Arbeiten mit einbezogen. Die eigentliche Implementierung lief in zwei Phasen ab. In der Pilotphase wurde Ciber KPMD auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden eingestellt und in kurzer Zeit bei einer der zehn großen Gesellschaften implementiert. Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts wurden die übrigen Gesellschaften in Deutschland nachgezogen. Damit war das Klärungspostenmanagement von Ciber für die Debitoren aller Gesellschaften in Deutschland voll in die bestehende SAP-Landschaft integriert und produktiv gesetzt.

Revisionssichere und automatisierte Abläufe im Debitorenmanagement

Der Kunde kann mit der neuen Lösung seine Klärungsfälle revisionssicher dokumentieren und weiß nun jederzeit über Bearbeitungsstand und Bearbeitungsort Bescheid. Mit Ciber KPMD besitzt der Automobilzulieferer jetzt auch die Möglichkeit, jederzeit nachzuvollziehen, wer im Unternehmen welchen Vorgang genehmigt hat. Dank der effizienten und automatisierten Abläufe hat das Unternehmen innerhalb nur eines Jahres die Anzahl der laufenden Klärungsfälle halbiert. Die Lösung soll daher nun auch in Polen und Brasilien eingeführt werden, ein Einsatz in weiteren Ländergesellschaften wird möglicherweise bald folgen.

Weitere Informationen:
Hier mehr über Ciber KPMD erfahren.

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