Backfrische Kassendaten

Feature | 1. September 2004 von admin 0

Durchschnittlich 20.000 Fußgänger passieren jeden Tag einen der Ditsch-Backshops in Bahnhöfen, Einkaufscentern und Fußgängerzonen. 190 Filialen gibt es derzeit, 300 sollen es bald sein, um die Versorgung mit frisch gebackenen Laugenbrezeln, Laugenstangen, diversen Pizzasorten und anderen Spezialitäten flächendeckend zu gewährleisten. Die beiden Produktionsstätten befinden sich in Mainz und in Oranienbaum bei Dessau. Am dichtesten ist das Filialnetz der Firma Ditsch im Rhein-Main-Gebiet, in Nordrhein-Westfalen und in Berlin. Um die logistischen Probleme einer solchen Expansion bewältigen zu können, suchten die Verantwortlichen bei Ditsch eine neue Unternehmenssoftware – über die bisherige, eher auf kleinere Bäckereien mit wenigen Filialen ausgerichtete war man deutlich hinausgewachsen.
Seit 2001 vereint die mySAP-All-in-One-Lösung FOODsprint des Ettlinger SAP Business Partners command die Unternehmensdaten in einer Datenbank und führt die bisherigen Insellösungen aus Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung sowie der Kassensoftware für die Filialen in einem einheitlichen System zusammen. Das spart besonders im Filialbereich erhebliche manuelle Arbeit und gibt dem Controlling neue Impulse. Die Anforderungen von Ditsch – Anbindung der Filialen und Lager, ausgeprägte Handelsfunktionen und natürlich Investitionsschutz mit etablierter Software auf Microsoft- und HP-Umgebungen – erfüllt die mySAP-All-in-One-Lösung von command zuverlässig. Die Food-Spezialisten übernahmen auch die Einführung samt Einrichtung der benötigten Schnittstellen zu den bestehenden Kassen- und Lagersystemen.

Fairer Austausch

Die besonderen Anforderungen der Filialabrechnung wurden problemlos gelöst. Die Kassen der deutschlandweit ansässigen Filialen sind heute an das SAP-System im Mainzer Hauptsitz angebunden. Die Zweigstellen melden abends die Verkaufsdaten aus ihren Kassen an den zentralen Kassenserver. Wo früher nächtliche Batchläufe manuell gestartet werden mussten, um die Filial- mit den Stammdaten abzugleichen, tritt heute die Online-Anbindung in Kraft: Über eine Schnittstelle werden die Verkaufszahlen nachts automatisch in das Vertriebsmodul (SD) von SAP überspielt. Im Gegenzug werden die aktuellen Artikelstammdaten an den Kassenserver übergeben. Der wiederum verteilt sie an alle Niederlassungen, wo ein Datenabgleich stattfindet. Da die Produkt- und Preisstruktur der einzelnen Ditsch-Filialen zentral in SAP hinterlegt ist, wird ein zu großer Aufwand bei der Übertragung vermieden: Nur die Stammdaten und Preise der jeweils in der Geschäftsstelle geführten Artikel werden abgeglichen. Die Stammdatenpflege muss also nur noch einmal erfolgen, dennoch arbeiten Zentrale und Filialen immer mit den gleichen, aktuellen Daten. Das führende System ist hierbei SAP, das Kassensystem hat eine untergeordnete Funktion.
Mit Hilfe der Online-Anbindung an SAP vereinfacht sich die komplizierte Abrechnung mit den Zweigstellen: Aus den am Monatsende elektronisch übermittelten Inventurdaten und den jeweils an die Geschäftsstellen gelieferten Warenmengen ergibt sich als Differenz der Anteil der verkauften Waren. Das System vergleicht den Sollverkaufswert mit den tatsächlichen Buchungen auf dem Debitorenkonto. Sowohl die Filial- als auch die komplexe Provisionsabrechnung erfolgen über das Vertriebsmodul, die Daten werden direkt in das Buchhaltungsmodul (FI) übergeben. Die Abrechnungsformulare für die Filialen erstellt das System anschließend automatisch – mit den Verkaufszahlen, der daraus berechneten Provision und dem letztendlich von Ditsch an den Filialbetreiber zu überweisenden Endbetrag.

Controlling leicht gemacht

Das Controlling profitiert ebenfalls von den dank FOODsprint stets aktuell vorliegenden Informationen. Mit dem integrierten System ist der direkte Zugriff auf alle Daten von der Logistik bis zum Rechnungswesen möglich – und aus solch umfangreichen Material lassen sich dann wieder genauere Auswertungen erstellen: Wie rentabel eine Filiale arbeitet und wie gut sich ein bestimmtes Produkt verkauft ist ebenso ersichtlich wie die Wirtschaftlichkeit eines Vertriebsgebiets mit mehreren Filialen oder die Erträge einer Produktgruppe.
Zwischen den Werken in Mainz und Oranienbaum und den Filialen finden permanent Warenbewegungen statt. Zu den beiden Produktionsstätten gehören jeweils zwei große Lager: eines mit den Rohstoffen für die Produktion, das andere für die tiefgefrorene Fertigware. Das Lager in Oranienbaum wird über einen zentralen Lagerverwaltungsrechner geführt, der über eine Online-Schnittstelle an FOODsprint angebunden ist. Die fertig produzierte Ware wird im Lagerverwaltungssystem mittels Barcodescanner erfasst, automatisch an SAP übergeben und dort als Wareneingang gebucht. Je nach Bedarf bestellen die Filialen die benötigte Ware bis zu zweimal täglich über die Kasse; via Kassenserver gelangen die Bestellungen direkt in das SAP-System.

Wachstum inbegriffen

Das Geschäft mit größeren Handelsunternehmen bildet das zweite, immer wichtiger werdende Standbein von Ditsch. Verschiedene Handelsstrukturen sind bereits in FOODsprint abgebildet, so dass das System anhand dieser Strukturen Sammelfakturen und Rechnungslisten erstellen kann. Bei den eingesetzten Handelskonditionen spielen insbesondere Promotionsrabatte, Großhandels- und Saisonrabatte eine wesentliche Rolle.
Ob es sich um Filial- oder Provisionsabrechnung, Umbuchung oder Umlagerungsbestellung handelt, bei Ditsch lassen sich die Verbesserungen folgendermaßen zusammenfassen: Durch das integrierte System und dank der Schnittstellen der mySAP-All-in-One-Lösung zu den Kassen- und Lagersystemen konnten viele Vorgänge automatisiert und transparent gemacht werden. Hinzu kommt, dass sich das Mainzer Unternehmen auf seine bestehenden Hardware- und Software-Umgebungen nach wie vor verlassen kann. Für Ditsch hat sich die Investition also gelohnt.

Michaela Schwab

Michaela Schwab

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