Bayern: Migration mit 11,5 Millionen Datensätzen

Feature | 23. Mai 2013 von Jürgen Mauerer 0

Foto: iStockphoto

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SAP.info: Herr Hofmeister, bevor wir zu den Erfolgsgeheimnissen kommen: Was verbirgt sich hinter VIVA-PRO und was war der Auslöser für das Projekt?

Hofmeister: VIVA steht für „Vollintegrierte Verfahren komplexer Anwendungen“. Auslöser für das Projekt VIVA-PRO war der Bayerische Oberste Rechnungshof, der im Jahr 2004 die Personalwirtschaft der einzelnen Ressorts überprüfte. Er fand in den Ressorts wie Finanzministerium, Innenministerium oder Landwirtschaftsministerium insgesamt 16 unterschiedliche Verfahren und proprietäre Softwaresysteme vor. Die Systemlandschaft war also sehr heterogen. Der Rechnungshof mahnte daher ein zentrales, effizientes System mit einheitlichen Prozessen über alle Ressorts hinweg an. Das Ergebnis ist VIVA beziehungsweise VIVA-PRO.

Wo liegt der Unterschied zwischen VIVA und VIVA-PRO?

Im Projekt VIVA hat das Finanzministerium in den Jahren 2003 bis 2005 die Bezügeabrechnung für alle Beschäftigten des Freistaats Bayern auf Basis von SAP R/3 4.7 modernisiert. VIVA-PRO ist eine Erweiterung des Projekts VIVA um die Personal- und Stellenverwaltung für alle staatlichen Dienststellen ab 2007. Grundlage ist auch hier die Standardlösung von SAP mit zentraler Verwaltung. Sie ist langfristig wirtschaftlicher und effizienter als eine selbst entwickelte Individuallösung.

Der Freistaat Bayern verwaltet die Daten von 470.000 Beamten, Angestellten und Versorgungsempfängern. Da darf nichts schiefgehen?

Die extrem großen Datenmengen stellten auch bei uns eine sehr große Herausforderung dar. Das Projektteam musste bei VIVA-PRO mehr als 300.000 Personalstammdatensätze mit rund 11,5 Millionen Einzeldatensätzen (etwa Schulbildung, Geburtsort, beruflicher Werdegang, Qualifikation) in das System migrieren ohne die monatliche Bezügeabrechnung zu gefährden. Wir haben sehr viel Aufwand in die Vorbereitung der Datensätze gesteckt, um die Fehlerquote gering zu halten. So löschten die Sachbearbeiter beispielsweise Daten-Doubletten aus den Vorgängersystemen, ergänzten bei Bedarf Daten, um sie sauber übernehmen zu können, oder vereinheitlichten Wertelisten. In den Massentests ermittelte Fehlerquellen ließen sich später bei der produktiven Migration weitgehend ausschalten. Die funktionierende Datenmigration war wohl einer der entscheidenden Bausteine für den Projekterfolg.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Erfolgsfaktoren im Projektverlauf

Rudolf Hofmeister, Leiter des SAP-Großprojekt VIVA-PRO zur Bezügeabrechnung sowie Personal- und Stellenverwaltung (Foto: Privat)

Rudolf Hofmeister, Leiter des SAP-Großprojekt VIVA-PRO. (Foto: Privat)

Gibt es neben der gut vorbereiteten Datenmigration noch weitere Erfolgsfaktoren?

An erster Stelle würde ich hier die ausführliche, fast zweijährige Konzeptionsphase nennen, an deren Ende ein Einführungs- und Aufwandsplan mit der realistischen Einschätzung der benötigten personellen und finanziellen Ressourcen stand. Wir lagen am Ende bei den Kosten im Plan. Maßgebend war zudem, dass wir in permanenter Abstimmung mit den Kollegen aus den einzelnen Ressorts standen und die Veränderungsängste der Betroffenen ernst nahmen. Es gab hier ein Akzeptanzmanagement-Konzept mit detailliertem Kommunikationsplan und Betroffenheitsanalysen, etwa welches Ressort mit welchem Mitarbeiter in welcher Projekt-Phase beteiligt sein wird.

Zudem legten wir großen Wert auf Schulungen durch eigenes Personal, strenge Qualitätssicherung, ein gestaffeltes Vorgehen bei der Einführung des SAP-Systems sowie zeitliche Puffer, um auf unvorhersehbare Ereignisse wie Personalwechsel, Releasewechsel oder gesetzliche Änderungen reagieren zu können. Über ein eigenes Risikomanagement-Konzept konnten wir Projekttermine rechtzeitig anpassen und an alle betroffenen Stellen kommunizieren, Veränderungen trafen uns dadurch nicht so hart.

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