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Beispiel Reisekosten: Wie HR einfach wird

Feature | 14. Dezember 2015 von Andreas Schmitz 0

Ab 2016 ist Concur in SAP integriert und neue „TripLink-Funktionalitäten“ werden auch im europäischen Datenzentrum möglich. Zudem werden mytaxi und die Lufthansa zu den direkten Vertragspartnern gehören.

Wer schon mal mytaxi als mobile Vermittlungszentrale für seine Taxifahrt genutzt hat, wird das kennen: Eine App weiß, wo man sich aufhält, findet ein Taxi und zeigt sofort an, in wie viel Minuten es da sein wird. Sie weiß auch, welches Zahlungsmittel der Mitfahrer eingegeben hat. Die Bezahlung – etwa über eine Kreditkarte – läuft über diese App. Nach der Fahrt gibt der Mitfahrer sein Trinkgeld ein und bestätigt die Gesamtsumme. Automatisch wird ein elektronischer Beleg per Mail versendet und das Geld vom Konto abgebucht. So weit, so einfach.

Beschleunigung der Reisekostenerstattung

Ab 2016 jedoch werden es Geschäftsreisende noch etwas komfortabler haben: Denn Unternehmen, die Concur als Software für Reisekostenabrechnungen einsetzen, können die Prozesskette von mytaxi noch ein wenig verlängern. Der Beleg wird dann erstmals vollautomatisch einer genehmigten Geschäftsreise zugeordnet und die Summe von der hinterlegten Firmenkreditkarte abgebucht. Keine Suche in den Mails nach dem Taxibeleg ist mehr nötig, die Kosten fürs Taxi werden ohne eigenes Zutun der Geschäftsreise zugeordnet und zusammen mit weiteren angefallenen Kosten elektronisch dem Chef zur Freigabe zugeschickt. Der schaut auf seine Smartphone-App, gibt diese Kosten frei und der Kollege bekommt – sofern das Unternehmen so genannte Mitarbeiter-Kreditoren führt – die Reisekosten schon vor der nächsten Gehaltsrunde ausgezahlt. Ähnliche Automatismen wird es ab 2016 erstmals auch bei der Lufthansa geben: So wird es dann beispielsweise egal sein, ob man über das bekannte Online-Reisetool den Flug bucht oder direkt über eine Lufthansa-App. „Zudem werden Firmenkonditionen automatisch berücksichtigt und unternehmensspezifischen Reiserichtlinien eingehalten“, erläutert der Marketingdirektor von Concur Andreas Mahl.

Die Neuerungen für 2016: Erweiterte Travel-Funktionalitäten nun auf europäischen Servern und nativ integriert in SAP

Weitere Neuigkeiten: Während Concur bis dato noch nicht tief in der SAP-Software verwurzelt ist, wird das 2016 „nativ“ mit SAP verbunden sein. „Bisher mussten die Buchungen in der Software speziell aufbereitet und dann für SAP bereitgestellt und verbucht werden“, erläutert Andreas Labinski, Senior Solution Consultant bei Concur. Zudem werden einige Anbieter wie mytaxi, Lufthansa, Starbucks und diverse andere mit einer so genannten TripLink-Funktionalität ausgestattet. Das ist eine engere und beschleunigte Anbindung, die bislang ausschließlich Kunden möglich war, die Concur in Verbindung mit US-amerikanischen Datenzentren nutzten.

Ob Flug, Hotel, Mietwagen oder Taxi: Die Rechnungsverbuchung nach dem mytaxi-Muster ist potenziell für die gesamte Reise möglich. Sämtliche Kosten, die bei einer Reise anfallen, sollen künftig elektronisch und so automatisch wie möglich auf der Liste der Gesamtkosten erscheinen. Wo das noch nicht klappt, genügt ein Foto per Smartphone und nach ein paar händischen Angaben ist auch diese Quittung digitalisiert. „Die Reisekostenabrechnung ist schon fertig, wenn ich von der Reise zurück komme“, benennt Andreas Mahl das immer öfter erreichte Ziel. Neben der Arbeitsentlastung sieht er noch eine Reihe von Vorteilen: So entsprechen die Prozesse den gesetzlichen und Compliance-Anforderungen in den Unternehmen, werden automatische Plausibilitätstests gemacht und so Fehler in Freigabeprozessen gleich erkannt. Vor allem aber vereinfacht die Software die Prozesse und schafft mehr Transparenz, für den Mitarbeiter wie für das Unternehmen.

Nach einer Studie von Marktforscher Aberdeen sparen Mitarbeiter, die die Reisekostenabrechnung per Concur-Software erledigen, 75 Prozent ihrer bisherigen Zeit ein und erhalten ihre Reisekosten um 67 Prozent schneller zurück. Zudem sinken dadurch die Bearbeitungskosten pro Reisekostenabrechnung von 14 Euro auf weniger als die Hälfte (6 Euro) und die Software sorgt weiterhin dafür, dass unternehmensinterne Richtlinien eingehalten werden.

Was sich aus Big Data machen lässt

Durch die weltweit etwa 30.000 Firmen, die Concur nutzen, entstehen eine Menge Daten: 2,8 Millionen Logins, 170.000 gebuchte Reisen und 700.000 Abrechnungen registriert die Software täglich. 180 Millionen Datenbankeinträge kommen in 24 Stunden zusammen. Sie enthalten wertvolle Informationen über Wege, Preise, genutzte Verkehrsmittel und Übernachtungsmöglichkeiten. „Big Data hilft Unternehmen, ihre Reisekosten zu optimieren“, erläutert SAP-Experte Labinski.

Stellt sich über die Analyse der Kosten etwa heraus, dass die Mitarbeiter im Jahr zusammen 800 Nächte im Marriott verbracht haben, lässt sich über eine Verhandlung mit der Hotelkette möglicherweise ein Rabattcode für die Mitarbeiter des Unternehmens vereinbaren. Und auch das Preisbewusstsein der Mitarbeiter lässt sich fördern: Wer einen so genannten “price to beat” unterschreitet, bekommt Punkte gutgeschrieben, die er als Guthaben für kommende Reisen einsetzen kann. Wer beispielsweise vorhat, von Hamburg nach Frankfurt zu fliegen, bekommt direkt einen Durchschnittspreis genannt, den die Software aus vergleichbaren Buchungen der Vergangenheit berechnet hat. Wer nun trotzdem einen teureren Tarif für seine Reise buchen möchte, muss den Umweg über eine Genehmigung durch seinen Vorgesetzten gehen, während sehr günstige Flüge automatisch buchbar sind.

Und die nächste Innovation lauert schon auf ihren Launch: Wer doch mal hektisch in ein Taxi steigen muss, in dem es nur einen Papierbeleg gibt, dem wird sehr wahrscheinblich schon sehr bald trotzdem das Tippen erspart. Denn aktuell arbeitet Concur daran, den Prozess nach dem Abfotografieren des Belegs so weit zu automatisieren, wie es geht. Per Schrifterkennung wird die Summe für die Fahrt erkannt, per Geolokation der Weg des Taxis nachvollzogen und automatisch der richtigen Reise zugeordnet.

Hier erfahren Sie im Video, wie eine Reisekostenabrechnung künftig erledigt werden kann:

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