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Beschaffung: ACS für SAP S/4HANA

Feature | 26. Oktober 2017 von Andreas Schmitz 6

Wer seine etablierten Prozesse aus der Beschaffungslösung SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) auch im SAP-S/4HANA-Zeitalter weiter nutzen will, kann seit Mitte 2017 das „Enhanced Sourcing Cockpit“ einsetzen.

Boris Kopp kennt die Vielfalt der IT-Lösungen, die Autohersteller weltweit in der Beschaffung einsetzen. Als Business Process Architect bei SAP hat er mit Lieferketten und der Beschaffung inklusive der Lieferantenanbindung zu tun. Und er weiß: Bei einigen Unternehmen sind eigene Sourcing-Plattformen im Einsatz, andere nutzen etablierte Branchenplattformen – in der Automobilbranche etwa Covisint oder SupplyOn. „Der Einkauf hat teilweise etablierte Prozesse, die nicht zuletzt durch den Einsatz der bisherigen Software SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) geprägt sind“, sagt Kopp. Mit SAP S/4HANA als neuem Kernsystem hat SAP SAP-SRM-Umfänge zur strategischen Beschaffung in SAP S/4HANA eingebaut und auch die Integration für strategische und operative Beschaffungsprozesse in eine Cloud-basierte Beschaffungspattform im Standard fest vorgesehen, SAP Ariba. Das Geschäftsnetzwerk macht etwa Ausschreibungen und Auktionen unter vielen tausend Lieferanten möglich und schafft dadurch ein höheres Maß an Prozess-Standardisierung.

Für Unternehmen, die noch nicht bereit für die Cloud sind, hat das SAP-Automotive-Beratungsteam für die Automobilbranche nun zusammen mit einem Autohersteller eine „ACS“ – also ein Add-on – für den strategischen Beschaffungsprozess gebaut, die dabei die neue UI-Technologie SAP Fiori verwendet, um die Anwendung extern von unterschiedlichen Endgeräten über herkömmliche Internet-Browser zugänglich zu machen.

Individueller Web-Zugang oder Eingabemaske

Und das geht so: Die SAP legt entweder einen individuellen Web-Zugang für Zulieferer in SAP S/4HANA zum Geschäftspartner an und ermöglicht dem Lieferanten so den Zugriff über Internet mit SAP Fiori, um Lieferantenangebote zu Ausschreibungen für Materialien oder Dienstleistungen abzugeben. Alternativ kann der Austausch der Ausschreibungsinformationen per Mail über Adobe Interactive Forms (AIF) im Mail-Anhang erfolgen. Das AIF-pdf wird vom Lieferanten ausgefüllt und dann per Mail zurück an die Einkaufsorganisation gesendet. Dabei wird das Lieferanten-Angebot automatisch im SAP-S/4HANA-System angelegt und dem Einkäufer angezeigt für die nachfolgende Bearbeitung in SAP S/4HANA.

Die zentrale Plattform für den Einkäufer ist eine SAP-Fiori-basierte Oberfläche, das SAP Fiori Launchpad, das drei zusätzliche Apps, die Bestandteil der ACS sind, enthält:

1. Personalisierte Bestellanforderung

In der Bestellanforderung (Banf) werden Materialien, die extern beschafft werden sollen, genau definiert, Liefertermine und Mengen festgelegt sowie kundenspezifische Informationen mitsamt Zeichnungen und Anhängen beigefügt. Ändern sich Anforderungen, ist es zudem möglich, per „Massen-Update“ bestehende Informationen in Standard- oder kundenspezifischen Feldern der Bestellanforderungen anzupassen. Die Bestellanforderung ist personalisierbar, so dass für die Mitarbeiter nur jene Informationen und Inhalte zur Verfügung stehen, die zu ihrem Arbeitsbereich gehören.

2. Lieferantenanfragen

Der Einkäufer kann eine Ausschreibung für Materialien oder Dienstleistungen an einen oder mehrere Lieferanten auf Basis der ihm zugeordneten Bestellanforderungen starten. Die Anfrage wird dem Lieferanten entweder über SAP Fiori oder alternativ per Mail über AIF überstellt. Die Adobe Interactive Forms enthalten die Pflichtfelder, die zur Anlage eines Lieferantenangebots in SAP S/4HANA notwendig sind. Diese können als Freifelder oder als Dropdownfelder mit Auswahlmöglichkeit im AIF hinterlegt werden. „Die Methode mit AIFs im Mailanhang ist alternativ zur web-basierten Erfassung mit SAP Fiori bei Kunden sehr beliebt, gerade weil sie den Lieferanten vorgibt, wie Angebote erfasst werden sollen. So können Angebote zudem automatisiert im System angelegt werden“, erläutert Kopp.

3. Rücklauf monitoren

Egal ob die Lieferantenangebote per Adobe Interactive Forms (AIF) per Mail versendet werden oder die SAP-Fiori-App verwendet wird liegen sämtliche Angebote der angeschriebenen Lieferanten in gleicher Form vor, auch die AIF-Informationen – im Enhanced Sourcing Cockpit. Bei der AIF-basierten Prozessvariante schickt der Lieferant das ausgefüllte Formular per Mail zurück an die Einkaufsorganisation, wobei automatisch auf Basis der Daten im AIF ein Lieferantenagebot im SAP-S/4HANA-System angelegt wird. Der Einkäufer hat somit immer den gleichen Zugriff auf den Angebotsrücklauf, unabhängig davon, ob die Lieferanten das Angebot über Mail mit AIF oder SAP-Fiori-App erfasst haben. So oder so ist es ein papierloser Prozess.

Enhanced Sourcing Cockpit als neue ACS: Seit Mitte 2017 auf dem Markt

Da der Ausschreibungsprozess im SAP-S/4HANA-System auf etablierten Prozessen des SAP SRM basiert, geht Beschaffungsexperte Kopp davon aus, dass dieser Ansatz „eine Zeitlang ganz sicher seine Daseinsberechtigung haben wird“. Das Enhanced Sourcing Cockpit wurde zusammen mit einem Autohersteller Mitte 2017 fertiggestellt und zwei weitere Unternehmen haben die neue ACS im Rahmen ihrer SAP-S/4HANA-Strategie bereits vorgesehen. Gleichzeitig wird das Enhanced Sourcing Cockpit durch die ACS-Entwickler gewartet und ständig um neue Funktionen bereichert.

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