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Beschaffung in der Cloud: Ansetzen wo die Schmerzen sind

Feature | 16. Oktober 2017 von Andreas Schmitz 3

In der Beschaffung liegt für Unternehmen der größte Hebel, Kosten zu senken oder gering zu halten. Je größer die bestellten Mengen, umso höher ist der Verhandlungsspielraum. Cloud-Plattformen spielen darin eine immer wichtigere Rolle.

Fragt man die Verantwortlichen für die Beschaffung in den Unternehmen, ist die Lage klar: Kosten senken ist die Priorität, so das wenig überraschende Ergebnis des aktuellen Deloitte Global Chief Procurement Surveys 2017. 58 Prozent haben der Umfrage nach die Kosten im vergangenen Jahr weiter drücken können. Ginge es nach den Beschaffungschefs, könnte das gerne so weiter gehen. Doch lauern Gefahren: So machen fast die Hälfte der Befragten die Datenqualität als Herausforderung aus, gefolgt von schlechter Datenintegration und fehlenden analytischen Kompetenzen. Und auch die weiteren Bedenken betreffen technologische Fragestellungen.

Deloitte: Strategische Tools und Analytik werden wichtigen Einfluss haben

Was also steht in den Unternehmen als nächstes an, um weiter Kosten senken zu können? Nach der Deloitte-Studie gehen die Chefbeschaffer davon aus, dass in den kommenden zwei Jahren zum Beispiel analytische Werkzeuge (65 Prozent) sowie die Erneuerung strategischer (57 Prozent) und operationale Tools (49 Prozent) – die etwa Procure-to-Pay-Prozesse abwickeln – einen wichtigen Einfluss haben werden. Selbst dem Austausch der gesamten ERP-Plattform (40 Prozent) wird eine hohe Bedeutung beigemessen. Kurz und gut: Ein Stück weit umzudenken steht offenbar kurz bevor.

Strategische Tools per Cloud nutzen

Wie das gehen könnte, verdeutlicht Matthias Bruckschen an einem Beispiel. Angenommen, ein Unternehmen hat derzeit noch SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) als Beschaffungslösung im Einsatz, die Module für Ausschreibungen und Auktionen sowie die Kontraktverwaltung noch nicht genutzt, aber einen gewissen Notstand hinsichtlich dieser strategischen Optionen erkannt. „Dann könnte es – da SAP SRM on-premise nur noch bis 2025 in der Wartung weiter unterstützt wird – heute schon Sinn machen, diese Funktionen nun Cloud-basiert einzusetzen“, sagt der Procurement-Experte von SAP. Das Unternehmen könnte dann über die Ariba-Plattform beispielsweise 1.000 Laptops ausschreiben. Während heute oft Excel-Listen geführt werden, um Angebote von Lieferanten in der Übersicht zu behalten, Emails zur Abstimmung hin- und hergeschickt werden müssen und mehrere Systeme eingebunden sind, beschränkt sich Ariba auf eine Plattform. „Über diese Sourcing-Plattform werden etwa sechs Lieferanten herausgesucht und angeschrieben“, erläutert Bruckschen, „die nötigen Spezifikationen der nötigen Geräte sind in der Ausschreibung enthalten.“ Nun kann das Unternehmen das beste Angebot akzeptieren und über das Kontraktmanagement einen Vertrag erstellen. Andere Möglichkeit: Man schickt die drei Unternehmen mit den besten Angeboten in eine Auktion und gibt ihnen die Chance, ihr Angebot im Wettbewerb mit den anderen beiden Unternehmen weiter zu verbessern. „Auktionen ermöglichen in der Regel weitere Preisnachlässe von etwa bis zu 15 Prozent“, erläutert Bruckschen den Mechanismus.

Hinsichtlich weiterer strategischer Funktionen ist zudem die Betrachtung der Lieferanten über den gesamten „Lebenszyklus“ interessant – also für die Zeit, in der er Partner des Unternehmens ist. Hierzu eignet sich das Tool SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance Management. Wurde immer pünktlich geliefert? War die Qualität in Ordnung? Entspricht der Lieferant den Anforderungen des Unternehmens, kann er zum „preferred partner“ aufsteigen. Disqualifiziert er sich durch schlechte Qualität und unzuverlässige Lieferungen, ist es möglich, ihn nicht mehr auf der Plattform frei zu schalten oder gar auf eine Blacklist zu setzen – „Ausphasen“ nennt Bruckschen diesen Prozess.

Analytik identifiziert neue Verhandlungspotenziale

Einen weiteren Vorteil des Plattformansatzes sieht Bruckschen in analytischen Funktionen. Beispiel: Spend Analysis. Dieses Tool zeigt nicht nur, welche Lieferanten wie viel Umsatz mit dem Unternehmen gemacht haben. Es zieht zudem automatisch Lieferanten zusammen, die zu einem Konzern gehören. „Sind Bestellungen aus verschiedenen Bereichen eines Konzerns eingegangen, werden sie bis jetzt oft in verschiedenen SAP-Business-Warehouse-Systemen einzeln analysiert“, erläutert Beschaffungsexperte Bruckschen. Das Ariba-Tool zieht die Bereiche in seiner Betrachtung automatisch zusammen. Zudem ist die Lösung in der Lage, Informationen von Dun & Bradstreet einzubeziehen und so Tochterunternehmen von Konzernen zu identifizieren. „Man ist besser gewappnet für künftige Preisverhandlungen“, meint Bruckschen.

Tipp: Erst den ROI berechnen lassen, dann entscheiden

Die geschilderten Funktionen hinsichtlich der strategischen Tools wie auch der analytischen Anwendungen sind nur ein Ausschnitt der Möglichkeiten der Cloud-Plattform Ariba. Doch sie zeigen, welche Einsparpotenziale und Optimierungsmöglichkeiten heute bereits in der Cloud möglich sind. „Die Roadmap für Unternehmen, Beschaffungsfunktionen in der Cloud zu nutzen, ist individuell“, erläutert Bruckschen. Sein Tipp ist, sich mal den Return on Invest der Cloud schwarz auf weiß von einem Value-Engineer von SAP vorrechnen zu lassen – und dann zu entscheiden, wie Module der Ariba-Plattform mit der bestehenden on-premise-Lösungen wie der SAP-SRM-Lösung oder dessen Nachfolger SAP S/4HANA Sourcing and Procurement sowie Lösungen von Wettbewerbern erweitert werden können.

Weitere Informationen:

In Webinaren informiert Ariba über neue Funktionalitäten.

Zu den Ergebnissen des Deloitte Global Chief Procurement Surveys 2017.

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