SEPA: Bundesbank erwartet Antragsflut

Feature | 8. Mai 2013 von Andreas Schmitz 0

SEPA ok

Ein wenig ist es wie bei der Bahn auf dem Weg zur Frankfurter Buchmesse: Viele Besucher zwängen sich in die Züge, auch wenn sie nur noch einen Stehplatz bekommen. Lange schon ist klar, wann die Buchmesse ist. Lange schon ist klar, dass man doch besser einen Sitzplatz mitbuchen sollte. Doch zuletzt stehen doch hunderte in den Gängen – bestenfalls. Bei SEPA ist das ähnlich, abgesehen davon, dass SEPA ab dem 1. Februar 2014 verbindlich ist, ein einmaliger Termin und lange bekannt. Trotzdem setzen viele Unternehmen das nötige SEPA-Projekt nicht auf.

Von den etwa 4,2 Millionen nötigen Kreditoren-IDs allein in Deutschland sind aktuell gerade erst 285.000 Stück vergeben. Die Kreditoren-ID besteht aus fünf Buchstaben und 13 Zahlen, ein Schlüssel, hinter dem sich der Ländercode, eine Prüfziffer, die Geschäftsbereichskennung und das nationale Identifikationsmerkmal verbirgt. Ohne diese Kennzeichnung eines Lastschriftgläubigers kann international innerhalb Europas ab dem 01. Februar 2014  kein einziger Euro via Lastschrift eingezogen werden.

Viele Unternehmen befinden sich noch in der “Evaluierungsphase”

Das macht nicht zuletzt Georg Fischer Sorgen, der bei SAP für SEPA zuständig ist und regelmäßig  SEPA-Informationsveranstaltungen anbietet, um aufzuklären, Tipps zu geben, Experten reden zu lassen. Grund für das aktuelle Dilemma ist die EU, nicht weil sie SEPA auf den Weg gebracht und den 1.2.2014 als verbindliches Datum festgelegt hat. Viel mehr, weil sich Softwarehersteller und (als Zaungäste) auch Unternehmen auf regelmäßige Updates in den so genannten Rule Books einstellen durften, den Spezifikationen für die Prozesse, die Unternehmen beherzigen müssen und die die Software in den Unternehmen letztlich abbilden soll. „Seit 2006 die ersten Spezifikationen herauskamen, kamen regelmäßig neue Versionen der Rule Books heraus“, erinnert sich Arndt Köster , Product Expert Rechnungswesen bei SAP und damit ein SEPA-Mann der ersten Stunde. Die Konsequenz: Nicht nur Softwarehersteller, sondern auch Unternehmen erhielten alle halbe Jahre wieder den Eindruck, sie müssten erst einmal abwarten, bevor dann die endgültige Version veröffentlicht ist. Das ist auch der Eindruck des letzten SEPA-Tags in Sankt Leon Rot in der Nähe der SAP-Zentrale: Nach Angaben der mehr als 300 Teilnehmer geht SAP-Mann Fischer davon aus, dass sich die meisten Kunden in der „Evaluierungsphase“ befinden, also noch warten und, dass sie sich darüber gefreut haben, dass „die anderen auch noch nicht weiter sind als sie selbst“, so Fischer.

Lesen Sie weiter auf der nächsten Seite: Die fünf wichtigsten Tipps für SEPA

Jetzt allerdings ist klar: Bis November 2014 wird es wohl keine neuen Rule Books geben. Somit haben auch die diversen „Enablements“, die SAP neben Support Packages meist auch als „Hinweise“ Kunden zur Verfügung stellt, nicht nur bestand, sondern können weiter optimiert werden, ohne mit der Angst im Nacken, morgen schon wieder der Entwicklung hinterher zu laufen. „Die Business Suite, Banking, SD, FI“, zählt Köster auf, „überall, wo SEPA-Prozesse eine Rolle spielen, haben wir die Software entsprechend vorbereitet“. 15 unterschiedliche Lösungen für SAP-Software gibt es aktuell. „Damit decken wir alle wesentliche Funktionalitäten ab“, so SAP-Mann Köster.

SAP-SEPA-Tipps: Die 5 Dinge, die  Unternehmen beachten sollten

Neun Monate Zeit haben Unternehmen jetzt noch, ihre Projekte aufzusetzen und durchzuziehen. Fünf Dinge sollten sie dabei unbedingt beachten, so die Erfahrungen von Georg Fischer und Arndt Köster:

  1. Richtige Prioritäten in der Teamzusammensetzung setzen: Von der Fachabteilung, über den Verkauf, über die IT bis hin zum Management sollten alle Stakeholder vertreten sein, die später mit SEPA-Prozessen zu tun haben werden.
  2. Systeme analysieren: Welche Systeme sind betroffen? Gibt es über Vertrieb, Finanzen und CRM hinaus weitere Bereiche, die berücksichtigt werden sollten?
  3. Qualität der Daten optimieren: Jedes Konto der Kunden muss auf IBAN und BIC umgestellt werden. Sind die korrekten Angaben in den Stammdaten nicht vorhanden, ist es auch nicht möglich, Lastschriften zu beauftragen. Tipp: Im SEPA-Projekt auch die Stammdatenqualität verbessern. Besonders relevant ist das beispielsweise für Unternehmen, die mit sehr vielen Abonnenten Geschäft machen, wie Verlage. Für jeden Zeitschrift- und Zeitungsabonnent muss seine IBAN/BIC-Ziffern vorliegen, ehe die Lastschrift wie gewohnt fortgesetzt werden kann.
  4. Prozesstechnisch aufräumen: Der gesamte Prozess vom Verkauf bis zur Zahlung muss durchgespielt werden. Es muss klar geregelt sein, wann das Mandat ins Spiel kommt und wann die Vorankündigung.
  5. Anwendungen schrittweise einführen: Es macht Sinn, die neue Lösung schrittweise einzuführen, mit Ramp-Ups zu beginnen, in denen man erst einmal anhand von kleinen Kundengruppen die Funktionsfähigkeit der neuen Software testet. „Einfach mal einen Euro von einer Gesellschaft auf die andere übertragen und schauen, ob alles so verbucht wird, wie es sein soll“, rät Fischer. Auch IT-Kapazitäten müssen überprüft werden, das XML-Format erzeugt 3 bis 5 mal größere Datenvolumina.

Die Kreditoren-ID muss natürlich schon gleich zu Beginn beantragt werden. „Das ist sogar anzuraten“, so Fischer, denn schon heute richtet sich die Bundesbank offenbar auf eine Menge Last-Minute-Anträge Ende diesen und Anfang nächsten Jahres ein. Garantien jedoch gibt es nicht. Letztlich ist es wie bei der Buchmesse: Wer nach reinpasst, kommt mit.

Weitere Tipps zu SEPA finden Sie auch im SAP Communication Network (SCN).

 

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