Chargen lückenlos zurückverfolgen

Feature | 6. Februar 2006 von admin 0

microcuff ist ein im Jahr 2001 gegründetes mittelständisches Unternehmen, welches sich auf innovative medizinische Produkte und Komponenten spezialisiert hat. Die Firma mit zehn Mitarbeitern stellt mikrodünne Ballonfolien aus Polyurethan (PUR) her, die eine innovative Alternative zu herkömmlichen Katheterballons aus PVC, Silikon oder Latex darstellen. Auf der Basis dieser Ballonfolien lassen sich Produkte wie Trachealtuben, Ballonnasentamponaden oder Fisteldrainagen aus funktionaler wie auch aus hygienischer Sicht deutlich verbessern. Darüber hinaus eröffnen diese Folien neue Optionen für medizinische Anwendungen, beispielsweise bei der Minimaldruckfüllung, der homogenen Druckausübung in komplexen Körperhöhlen oder für die hochwirksame Versiegelung. microcuff produziert in einem Reinraum mit eigens konstruierten industriellen Maschinen.

Betriebswirtschaftliche Komplettlösung gesucht

Als Hersteller medizinischer Produkte muss das Unternehmen – aufgrund der hohen gesetzlichen Anforderungen – die für die Produktion verwendeten Rohmaterialien lückenlos zurückverfolgen können und hohe Anforderungen an Hygiene und Qualität erfüllen. “Wir müssen also wissen, von welchem Lieferanten die jeweiligen Chargen stammen und an welchen Kunden wir welches Endprodukt geliefert haben”, erklärt Christian Kirschner, der kaufmännische Geschäftsführer von microcuff. “Dazu benötigen wir größtmögliche Transparenz über sämtliche Unternehmensprozesse hinweg.” Das war mit der bislang eingesetzten Software nur schwer möglich, denn microcuff arbeitete einerseits auf der Basis von Microsoft Excel, in der Auftragsbearbeitung jedoch mit einer Insellösung.
“Unsere Software-Situation war stark verbesserungswürdig”, schildert Kirschner die Defizite. Diese Einschätzung veranlasste die Geschäftsführung von microcuff, nach einer integrierten und kostengünstigen betriebswirtschaftlichen Komplettlösung zu suchen, die folgende drei Anforderungen erfüllte: Die Lösung musste alle notwendigen Funktionalitäten abdecken, vor allem im Hinblick auf die Qualitätssicherung (Chargenrückverfolgung), sie musste schnell einzuführen und technologisch wie wirtschaftlich zukunftssicher sein, um mit dem Unternehmen mitwachsen zu können. Der microcuff-Geschäftsführer verglich die Lösungen verschiedener Anbieter, darunter auch SAP Business One, die SAP-Standardlösung für kleinere Firmen, und holte verschiedene Angebote ein. Die Wahl fiel schließlich auf die SAP-Mittelstandslösung, denn sie erfüllte als einzige sämtliche Vorgaben des Mittelständlers. “Zudem bestach die SAP-Lösung durch ihre einfache Bedienbarkeit und ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis”, ergänzt Kirschner.

Schnell eingeführt, gut zusammengearbeitet

Als Einführungspartner für die neue Software wählte microcuff den SAP Business Partner SOTEC, der die SAP-Mittelstandslösung kompetent präsentiert hatte. Projektbeginn war im Juni 2004, das endgültige Going Live erfolgte im November 2004. Insgesamt dauerte die Einführung der neuen Business-Software nicht mehr als zehn Tage. Derzeit arbeiten drei User auf SAP Business One.
Mit Hilfe der SAP-Software hat microcuff sämtliche Unternehmensprozesse integriert. Besonders die Frage der Chargenrückverfolgung lag dem Hersteller medizinischer Produkte am Herzen. “Die jedoch konnte SAP Business One aufgrund der speziellen Prozesse beim Kunden im Standard nicht durchgängig abbilden”, erinnert sich Frank Bielefeld, Leiter Geschäftsbereich Lösungen bei dem Laudenbacher SAP Business Partner SOTEC. Das betraf auch einen Teil der Produktion, der nach Asien ausgelagert ist. Die dort hergestellte Ware muss in SAP Business One erfasst und den gelieferten Komponenten zugeordnet werden.
Dieses Problem konnte SOTEC jedoch schnell lösen. “Wir haben spezielle Abfrage-Programme geschrieben, die an die Unternehmensprozesse von microcuff angepasst sind und eine hundertprozentige Transparenz bei der Chargenrückverfolgung sicherstellen”, so Ralf Bopp, Berater bei SOTEC. Christian Kirschner lobt deshalb besonders die gute Zusammenarbeit mit dem SAP Business Partner. “Die Berater von SOTEC haben auf Anfragen jederzeit schnell und flexibel reagiert, zeitnah Lösungsansätze entwickelt und sie zügig umgesetzt, gerade was die für uns so wichtige Abbildung der komplexen Chargenproblematik in SAP Business One anging.” Dass Fremdwährungsrechnungen jetzt standardmäßig in SAP Business One bezahlt und fakturiert werden können, kommt microcuff im Zusammenhang mit der Produktion in Asien natürlich besonders zugute.

Prozesse integrieren, Kosten sparen

microcuff will mit der SAP-Software künftig das Kunden- und Lieferantenmanagement weiter ausbauen und optimieren. Deshalb beschloss die Geschäftsführung, die Vorteile der CRM-Funktionalität (Customer Relationship Management) von SAP Business One mit einer zusätzlichen Kontaktmanagementsoftware zu verbinden, um ein umfassendes Telefonie- und Kontakttool zu erhalten. Dafür band SOTEC die Software Cobra Adress Plus über eine eigens entwickelte Schnittstelle in SAP Business One ein.
Geschäftsführer Kirschner ist rundum zufrieden. “Durch die Integration aller Unternehmensbereiche konnten wir das Berichtswesen optimieren und die Chargenrückverfolgung sicherstellen.” Auch die Implementierungskosten für die SAP-Mittelstandssoftware waren geringer als ursprünglich veranschlagt, da “SOTEC die Einführung auf der vorhandenen IT-Infrastruktur durchführen konnte”, freut sich Christian Kirschner. Um die bestehenden Hardware-Ressourcen optimal auszunutzen, waren lediglich einige kleinere Anpassungen nötig. “Das sparte Geld, das wir sonst für teure Neuanschaffungen hätten ausgeben müssen. Mit SAP Business One haben wir aber noch aus einem anderen Grund die richtige Wahl getroffen”, so Kirschner. “Die SAP-Mittelstandssoftware deckt sich mit dem Leitspruch, unter dem wir unsere eigenen Produkte entwickeln: Lösungen sollen praktikabel sein – und nicht der Show dienen.”

Weitere Informationen:

www.microcuff.com und www.sotecweb.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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