Soccer team in a huddle

Cloud-basierte Lösungen machen die Reiseplanung intelligenter

Feature | 23. Oktober 2017 von Holger Eriksdotter 22

Ein professionelles Reisekostenmanagement spart nicht nur Kosten und Aufwand, sondern ermöglicht auch die schnellere Buchung und Abrechnung, vereinfacht die Einhaltung von gesetzlichen Regeln und Compliance-Richtlinien, führt zu größerer Transparenz, besserer Kontrolle und im besten Fall zu einer intelligenteren Reiseplanung. Besonders moderne, Cloud-basierte Lösungen spielen hier ihre Vorteile voll aus.

Die Reisekosten schlagen in vielen Unternehmen erheblich zu Buche und summieren sich nicht selten zum zweithöchsten Kostenblock nach den Gehältern. Es liegt auf der Hand, dass sich mit einem professionellen Reisekostenmanagement erhebliche Einsparungen erzielen lassen. Christopher Chute, Analyst bei IDG, hat in der Studie „ Driving Business Value Through Travel and Expense Management Maturity“ nicht nur die möglichen Kosteneinsparungen errechnet, sondern darüber hinaus ermittelt, welche weiteren Vorteile Unternehmen durch den Einsatz eines effizienten Cloud-basierten Reisekostenmanagements erzielen können.

Dafür hat er das Reisekostenmanagement der Unternehmen in die folgenden fünf Reifegrade eingeteilt:

Stufe 1: Excel-/papierbasierte Reisekostenabrechnung

Es gibt eine Word- oder Excel-Vorlage, in die Mitarbeiter ihre Ausgaben manuell eingeben. Außerdem sammeln sie ihre Papierbelege und geben diese weiter in den Genehmigungsprozess.

Stufe 2: Automatisierter Reisekostenabrechnungsprozess

Es wird eine lokal installierte Software eingesetzt, die den Eingabe- und Genehmigungsprozess automatisiert, aber nach wie vor einen hohen manuellen Aufwand von den Mitarbeitern erfordert.

Stufe 3: Individualisierte mobile beziehungsweise Cloud-Anwendungen

Mit einem Set an dezidierten Apps können Mitarbeiter ihre Ausgaben überall und in Echtzeit erfassen; die Effizienz und Transparenz der Reiskostenabrechnung wird erheblich verbessert.

Stufe 4: Partnernetzwerk

Apps von Drittanbietern wie Hotelketten, Fluglinien, Mietwagenanbietern oder Dienstleistern für die Visa-Beschaffung sowie Roaming-Angebote werden in einem Plattform-Ansatz in das mobile, Cloud-basierte Abrechnungssystem integriert. Das steigert die Effizienz und zusätzliche Potenziale für Kosteneinsparungen werden erschlossen.

Stufe 5: Intelligente Prozesse

Intelligente Software bietet vorausschauende Informationen, ermöglicht so eine clevere Reiseplanung und verhindert unerwünschte/unnötige Ausgaben. Sie hilft, Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren und trägt zu einer effizienteren Reiseplanung und besseren Finanzentscheidungen bei.

„Viele Unternehmen stehen mit Excel- und papierbasierten Verfahren noch auf der ersten Stufe. Dabei zeigt unsere Untersuchung, dass der Schritt zu Stufe drei oder vier durch den Einsatz einer Cloud-basierten Software und mit vergleichsweise geringem Aufwand zu bewältigen ist“, sagt Studienautor Chute. In den Mittelpunkt seiner Erhebung hat der IDC-Analyst acht Unternehmen gestellt, die die Software der SAP-Tochter Concur für das Reisekostenmanagement einsetzen. Die Umfrage fand in Nordamerika, Asien und Europa statt. Die befragten Unternehmen haben zwischen 118 und 20.000 Mitarbeiter (im Durchschnitt 6.800).

„Die befragten Unternehmen haben Concur mit durchschnittlich 1.938 Nutzern für die Buchungs- und 2.238 Nutzern für die Abrechnungssoftware sehr intensiv genutzt“, sagt Chute, „und damit im Schnitt einen jährlichen Kostenvorteil von rund einer Million Euro erzielt – das entspricht einer Einsparung von etwa 21.000 Euro pro 100 Nutzern.“ Zu den gewaltigen Einsparungen hätten unterschiedliche Faktoren beigetragen: Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, Zeitersparnis bei Buchung und Abrechnung, die tatsächliche Reduzierung der Reisekosten, die Eliminierung von Betrugsmöglichkeiten sowie die Minimierung des Risikos durch fehlerhafte manuelle Eingaben, einfachere Überprüfung und gesicherte Einhaltung der Compliance-Richtlinien.

Reisekostenmanagement aus der Cloud: Abrechnung 79 Prozent schneller gemacht

Die befragten Unternehmen verzeichneten eine durchschnittliche Zeitersparnis bei der Reisebuchung von 49 Prozent, bei der Abrechnung der Reisekosten sogar von 79 Prozent. Zugleich gingen 54 Prozent weniger Belege verloren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbesserte sich merklich. „Die Reisenden übernehmen selbst mehr Eigenverantwortung – nicht nur beim Buchen, sondern auch bei finanziellen Entscheidungen“, sagt Chute. Hinzu kommt, dass die Anwendung sich im Look-and-Feel kaum von privat genutzten mobilen Apps unterscheidet und deshalb lieber und regelmäßiger benutzt wird als traditionelle Business Software „Das führt zu einer höheren Nutzerzufriedenheit; gleichzeitig kommt es durch die zeitnahe Erfassung von Belegen zu weniger Fehlern.“ Damit schaffe die Software die optimalen Voraussetzungen für eine schnelle und korrekte Abrechnung der Reisekosten.

Die kurze Amortisationszeit von durchschnittlich 7,3 Monaten führt der Analyst vor allem auf das SaaS-Liefermodell (Software as a Service) der Software zurück. Anders als lokal betriebene Applikationen können Cloud-basierte Lösungen sehr viel schneller implementiert werden, verlangen weder Kapitalinvestitionen noch Aufwand für Installation, Wartung und Betrieb, sondern werden aus der Cloud bezogen und nach einem Pay-per-Use-Modell abgerechnet. Besonders für kleinere Unternehmen, die weder über das fachliche Know-how, noch die Finanzmittel und personellen Ressourcen verfügen, eröffnen Cloud-basierte Lösungen den Zugang zu leistungsstarken Anwendungen, die sie mit eigenen Mitteln kaum realisieren könnten und die bisher vor allem Großunternehmen vorbehalten waren.

„Vorausschauende Funktionen werden in immer mehr Unternehmen zum Standard werden” (IDC-Analyst Christopher Chute)

Laut IDC gehört die Cloud-Technologie heute zu den wichtigsten Prioritäten, wenn es um den Einsatz neuer Applikationen geht. In fast allen Unternehmen sind schon heute eine Vielzahl von Cloud-Lösungen für verschiedene Geschäftsbereiche im Einsatz und tragen dazu bei, die Unternehmensperformance und Mitarbeiterproduktivität zu steigern, Betriebskosten zu senken und neue Potenziale zu erschließen. „Viele zukunftsorientierte Finanzentscheider beschäftigen sich derzeit mit Cloud-Lösungen, um die Hauptausgaben im Unternehmen wie Reise- und Mitarbeiterkosten schneller und effizienter zu verwalten“, sagt IDC-Analyst Chute.

Dabei bietet eine SaaS-Software einen entscheidenden weiteren Vorteil: Das Cloud-basierte Konzept eröffnet die Möglichkeit, jederzeit Drittanbieter aufzunehmen, sie zu einem Partner-Netzwerk zu verknüpfen und mit neuen Apps die Funktionalität zu erweitern. Damit wird die Grundlage für intelligente Prozesse, eine effizientere Reiseplanung und bessere Finanzentscheidungen geschaffen. Mit dem Plattform-Konzept wird das Reisekostenmanagement auf eine neue Ebene gehoben: „Während die Automatisierung von Geschäftsreiseprozessen wie in Stufe 3 beschrieben schnell Fortschritte macht, werden Daten, die aus vorausschauenden Systemen stammen, neue Geschäftsmöglichkeiten bieten und klügere Entscheidungen unterstützen“, sagt IDC-Analyst Chute. Voraussetzung dafür sei aber die Entstehung oder Beteiligung an größeren Netzwerken, die erst im Zusammenspiel der einzelnen Partner die Informationen liefern, die nötig sind, um intelligente Entscheidungen zu treffen. „Ohne Zweifel bietet der Plattform-Ansatz für das Geschäftsreisemanagements einen Mehrwert, den einfachere Systeme allein auf Basis von Automatisierung und Reporting nicht liefern können. Wir gehen davon aus, das vorausschauende Funktionen in immer mehr Unternehmen zum Standard werden“, resümiert der IDC-Experte.

Informationen

IDC Report: „Mehrwert für das Unternehmen durch professionelles Reisekostenmanagement“ zum Download

Hier erhalten Sie die englischsprachige Version des Reports „Driving Business Value through Travel and Expense Management Maturity“.

Tags:

Leave a Reply