Daten zum Leben erwecken

Feature | 1. Oktober 2003 von admin 0

Sie können vielleicht nicht den Weg von 300.000 Schlachtrindern zum Supermarkt nachvollziehen, aber Sie können den Ärger von Firmeneigentümern nachfühlen, die ein teures Computersystem gekauft haben und damit nicht effizient arbeiten können. Vielleicht haben auch Sie schon wie viele andere Besitzer kleiner Unternehmen vor Ihrem PC gesessen und verzweifelt gerufen „Gib’ mir den Bericht!“. Und wie viele andere haben Sie Post-it-Notizen, Schmierzettel und Arbeitsblätter zur Hilfe genommen und vergeblich auf eine Reaktion Ihres Computersystems gewartet. Sie können Ihre Daten eingeben, aber Sie sehen sie mit Sicherheit so bald nicht wieder.

Wo liegt das Problem?

Vielleicht denken Sie jetzt: „Das kann mir nicht passieren. Ich kann Berichte von meinem System abrufen.“ Aber was bekommen Sie? Nur die zehn Berichte, die Sie nach Ansicht Ihres Business-Management-Systems brauchen? Oder mussten Sie eine starre Reporting-Software kaufen, mit der Sie angeblich „das Potenzial Ihrer Daten ausschöpfen“ können? Was passiert, wenn Sie spät abends arbeiten und Ihren Bestand nach Artikeln, Jahreszeit und Gewicht analysieren wollen? Müssen Sie erst den befreundeten Computerfreak Ihrer Kinder anrufen, damit er einen Bericht für Sie schreibt?
Vielleicht liefert Ihnen Ihre Business-Management-Software die Berichte, die Sie brauchen. Und vielleicht können Sie auch ganz einfach Ihre eigenen Berichte erstellen. Aber was können Sie mit diesen Berichten machen? Können Sie von einem Monatsbericht mit überfälligen Zahlungen per Drilldown Name, Anschrift und Telefonnummer des Kunden abrufen und automatisch eine Mahnung erstellen? Können Sie eine Absatzanalyse nach Gebiet, Land, Monat, Vertreter, Produktkategorie oder Artikel sortieren? Können Sie zwischen Dollar, Euro und Peseten hin- und herschalten? Können Sie den Kundennamen auf das Icon eines Berichts ziehen und sich eine Zahlungshistorie anzeigen lassen?
Falls Sie mit einer typischen Business-Management-Software für den Mittelstand arbeiten, lauten die Antworten auf die oben gestellten Fragen „Eigentlich nicht.“ Jeden Tag sehen Sie Ihre Geschäftsdaten – Kunden-, Kreditoren-, Debitoren- und Bestandsdaten – öffnen Ihr Buchhaltungsprogramm oder datenbankgesteuertes System, aber Sie können keine aktuellen Daten abfragen.
Oder Sie kommen nur mit Mühe und Not an Ihre Daten heran und Ihre Mitarbeiter würden alles tun, um bloß keinen neuen Bericht erstellen zu müssen. Vielleicht haben Sie ihre eigenen Datenbanken aufgebaut und sind wahre Experten, wenn es um Erstellen von Arbeitsblättern und Pivot-Tabellen oder das Extrahieren und Formatieren von Pivot-Daten geht. Probleme gibt es erst dann, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammensitzen, um Ihre Umsatzzahlen oder Ihr Budget für das kommende Jahr zu prüfen, und jeder hat andere Daten vorliegen.

Gibt es eine Lösung?

Natürlich – und sie wurde von Grund auf mit dem Ziel konzipiert, aktuelle und live generierte Daten zu liefern. Bei SAP Business One heißt das „Live Report“.
SAP hat sein Know-how und seine mehr als 30-jährige Erfahrung im ERP-Bereich mit Anregungen von Kunden zusammengefasst, um Berichte zu entwickeln, die kleine und mittelständische Unternehmen im Tagesgeschäft benötigen. SAP Business One verfügt über hunderte von vordefinierten Berichten: Managementberichte, Buchhaltungsberichte, Lagerberichte, Finanzberichte und Berichte zur Entscheidungsfindung.
Dabei wurde auch erkannt, dass Sie hin und wieder Ihre eigenen Datenabfragen durchführen möchten. SAP Business One bietet Unterstützung für alle Arten von Adhoc-Abfragen, gleichgültig, ob Ihr Ansatz lautet “Ich frage mich, ob…” “Was ist, wenn…” oder “Mal schauen, was passiert.” Mit dem Abfrageassistenten lassen sich die gewünschten Informationen ganz nach Bedarf in einem Format Ihrer Wahl kompilieren. Sie haben in Ihrem System eigene Datenfelder angelegt? SAP Business One Live Reports berücksichtigt Ihre Änderungen und stellt alle Daten zur Verfügung.
Sie haben nicht viel Zeit, um den Umgang mit einem komplizierten Berichtssystem zu lernen? Oder haben Sie Mitarbeiter, für die Daten ein rotes Tuch sind? SAP Business One ist benutzerfreundlich und bietet eine den Anwender unterstützende Benutzeroberfläche.

Was kann SAP Business One sonst noch?

Sie denken jetzt „OK. SAP Business One hat hunderte von vordefinierten Berichten und ich kann meine eigenen Abfragen durchführen. Es ist benutzerfreundlich. Damit wären schon viele meiner Reporting-Probleme gelöst. Aber ist das alles?“ Natürlich nicht. Und jetzt wird es interessant.
Von jedem Bericht aus – gleichgültig, ob es sich um einen vordefinierten Bericht oder eine Adhoc-Abfrage handelt – können Sie per Drilldown auf die zugrunde liegenden Daten und zugehörigen Geschäftstransaktionen zugreifen, um weitere Details zu erfahren, während Ihnen die Drag&Relate-Funktionalität die Möglichkeit bietet, eine Verknüpfung zu relevanten Dokumenten und Informationen herzustellen. Gibt es etwas Einfacheres als eine Rechnungsnummer mit der Maus auf ein Kunden-Icon zu ziehen, um einen Bericht zu starten? Nehmen wir einmal an, Sie haben einen offenen Posten und möchten herausfinden, was los ist. Sie nehmen einfach den offenen Posten aus dem Bericht und ziehen ihn in Ihre Kundendatei, um sich die Telefonnummer des Kunden anzeigen zu lassen. Oder Sie ziehen ihn in den Bestandsbericht, um festzustellen, ob der Artikel vorrätig ist. Oder Sie ziehen ihn zum Datensatz des Lieferanten.
Sie möchten Ihre Berichte nach eigenen Vorstellungen erstellen und verteilen? Da Sie in einer Windows-Umgebung mit vertrauten und standardisierten Benutzeroberflächen und Funktionen arbeiten, erfordert die Bedienung keine Umgewöhnung. Jeder Bericht, den Sie generieren, kann in einen personalisierten Brief oder eine Excel-Tabelle konvertiert und mit einem Mausklick als E-Mail verschickt werden.

Sehen Sie sich das näher an

Hier ist ein detaillierteres Beispiel, wie es funktioniert. Jeden Morgen erhalten Ihre Buchhaltungsmitarbeiter automatisch einen Bericht auf ihren Bildschirm, der die überfälligen Zahlungen anzeigt, für die sie verantwortlich sind. In diesem Bericht sind der Kunde, die Rechnungsnummer, der Betrag und die Fälligkeitsdauer aufgelistet. Um mehr zu erfahren, können Ihre Mitarbeiter die Rechnung öffnen und in die Details gehen – sogar bis zu den Ursprungsdokumenten. Sie können auch detaillierte Informationen zum Kunden abfragen, wie zum Beispiel den Standort, die Telefon- oder Faxnummer. Bei Bedarf können sie einen Bericht über die Zahlungshistorie ausführen, um herauszufinden, ob der Kunde des Öfteren mit seinen Zahlungen im Rückstand ist. Oder sie können nach bestimmten Zahlungsbedingungen suchen. Oder sie können feststellen, ob der Kunde ein geliefertes Produkt reklamiert hat.
Welche Funktionen unterstützen dieses Szenario? Zunächst gibt es einen Workflow, der den Bericht mit den überfälligen Zahlungen generiert und an den zuständigen Mitarbeiter weiterleitet. Dann gibt es die Drilldown-Funktion, die Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, auf eine andere Transaktion zuzugreifen und die Details zu den Zahlen abzurufen. Mit der Drag&Relate-Funktion kann der Benutzer die ID-Nummer des Zahlungsempfängers auf den Bericht über die Zahlungshistorie ziehen. Da der Bericht “Live-Daten” enthält, können Ihre Mitarbeiter mehr über einen Kunden, einen Artikel oder eine Transaktion herausfinden. Es gibt viele Beispiele, wie Sie mit der integrierten Reporting-Funktion von SAP Business One aktuelle und live generierte Daten erhalten:
Eine Einzelhändlerin möchte wissen, welche Artikel verkauft werden und welche noch in den Regalen liegen. Sie kann diese Informationen abrufen, wann immer sie möchte – sei es als erstes jeden Morgen, am Ende des Tages oder 7 Mal pro Tag. Und sie kann die Daten von verschiedenen Blickwinkeln aus bearbeiten, um wichtige Einkaufsentscheidungen zu treffen.
Ein Business Manager erhält täglich aktuelle Informationen zu allen geschäftlichen Unregelmäßigkeiten, wie zum Beispiel unbezahlte Rechnungen, offene Kostenvoranschläge, unerledigte Aufträge oder fehlende Artikel. Mit einem einzigen Mausklick kann er Word öffnen, um einen Brief an den Kunden oder Lieferanten zu schreiben.
Eine Vertriebsleiterin analysiert den Umsatz in drei Dimensionen: Umsatz pro Kunde, Umsatz pro Artikel und Umsatz pro Außendienstmitarbeiter. Sie rechnet die Währung in Euro um und sortiert die Daten nach Absatzgebiet. Um sich einen besseren Überblick zu verschaffen, erstellt sie einen Querschnitt aus den drei Dimensionen. Anschließend erstellt sie Diagramme zur grafischen Veranschaulichung der Daten und ruft per Drilldown die Details ab.

Klingt zu gut, um wahr zu sein!

Jetzt denken Sie vermutlich “Wo ist der Haken?”
Es gibt keinen. SAP Business One bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

  • Sofortiger Zugriff auf alle Daten
  • Vordefinierte Berichte
  • Adhoc-Abfragen
  • Zugriff auf alle Datenfelder
  • Drilldown- und Drag&Relate-Funktionalität

Und Sie brauchen keine zusätzlichen Reporting-Tools zu kaufen.
Sie haben alle Behauptungen in bezug auf eine höhere Produktivität und bessere Rentabilität gehört und kennen die anspruchsvolle Aufgabe, Informationen in Wissen und Wissen in Weisheit zu verwandeln. Aber denken Sie über die oben beschriebenen Szenarien nach. Stellen Sie sich vor, wie Sie mit einem Bericht mit überfälligen Zahlungen dank Drilldown- und Drag&Relate-Funktionalität die Produktivität Ihrer Mitarbeiter erhöhen und Ihre Quote der überfälligen Zahlungen, die dann tatsächlich bezahlt werden, verbessern können. Vielleicht müssen Sie nicht mehr so viele Forderungen abschreiben. Und dadurch wird Ihre Rentabilität auf jeden Fall erhöht.
Sind Sie Einzelhändler mit vielen unverkauften Beständen, die in Ihrem Lager oder Ihren Regalen liegen? Wäre es nicht hilfreich zu wissen, wie hoch Ihre Gewinn- oder Verlustspanne bei jedem verkauften Artikel ist?
Die Berichte können Ihnen dabei helfen, auf die Sekunde genau Trends zu ermitteln, auftretende Probleme zu erkennen und Entscheidungen schneller zu treffen. Dank der Drilldown- und Drag&Relate-Funktionalität können Sie rasch von der Übersicht in die Detailebene wechseln. Sie können wichtige Informationen grafisch darstellen oder als Tabelle oder E-Mail an Kollegen schicken.
SAP Business One Reporting ist flexibel und nützlich, und – was noch wichtiger ist – es ist zuverlässig, damit Sie niemals von einem Wirtschaftsprüfer gesagt bekommen: „Nun ja, wir sind bei diesen Zahlen nicht ganz sicher.”
Und wenn die Zeitschrift „Inc.” über Ihr Unternehmen berichtet, möchten Sie doch sicher als „Unternehmer des Jahres“ erwähnt werden und nicht als „erfolgloses Genie.“

Brenda Mackay

Brenda Mackay

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