Datenfluss ohne Engpass

Feature | 11. Juli 2005 von admin 0

Die Blanco GmbH + Co KG zählt weltweit zu den führenden Anbietern von Küchen- und Catering-Technik, sowie medizinischen Systemen. Ihre Produktpalette umfasst Spülen, Küchenarmaturen, Abfalltrennsysteme, Speisenverteil- und -ausgabesysteme sowie Schranksysteme und Funktionsmobiliar. Das Unternehmen ist mit Tochtergesellschaften und Beteiligungen international präsent, etwa in Kanada, Belgien, Frankreich und der Tschechischen Republik. Mit weltweit 1700 Mitarbeitern verkörpert Blanco geradezu das Sinnbild eines mittelständischen Unternehmens. Obwohl Blanco mit einer Datenbank von aktuell 600 Gigabyte arbeitet, ist das System insgesamt betrachtet viel größer. Einschließlich zweier gespiegelter Kopien für Backup- und Sicherheitszwecke beläuft sich das Datenvolumen der Firma auf insgesamt 1,8 Terabyte.
Vor drei Jahren hat Blanco IT Services auf SAP R/3 Enterprise umgestellt, worauf zurzeit rund 600 Anwender weltweit arbeiten. Diese Mitarbeiter bedienen sich im Vertrieb, der Materialbeschaffung, der Produktionsplanung, dem Rechnungswesen, dem Controlling oder auch im Bereich Business Intelligence der SAP-Lösung. Zurzeit führt Blanco gerade mySAP Customer Relationship Management und SAP Advanced Planning & Optimization ein.

Bedeutung der Datenarchivierung wächst

Bei einer so umfangreichen Software-Lösung und einem relativ kleinen IT-Team ist ein effizientes Datenmanagement doppelt wichtig, so Ulrich Strack, Assistant Director der Blanco IT Services. Schon 1998 wurde ein Projekt zur Datenarchivierung ins Leben gerufen. Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Unternehmens wuchs auch die Bedeutung der Datenarchivierung – Gelegenheit für die IT-Experten Erfahrungen zu sammeln und Akzeptanz für die Datenarchivierung bei den Endanwendern zu schaffen.
Bei der Datenarchivierung handelt es sich um eine SAP-Standardfunktion. Sie hilft den Kunden, die Datenmenge zu optimieren und effektiv zu managen. Die SAP Datenarchivierung verringert beispielsweise den Umfang der Datenbank, indem Daten von bereits abgeschlossenen Geschäftsprozessen komprimiert in Archivdateien abgelegt und dann aus der Datenbank gelöscht werden. Auf diese Weise beanspruchen die Daten weniger Speicherplatz, bleiben jedoch integraler Bestandteil des Systems und lassen sich deshalb auch jederzeit wieder abrufen.
Für den Archivzugriff bietet SAP verschiedene Werkzeuge und Methoden, wie das Archive Information System. Zusätzlich wurden mit SAP R/3 Enterprise die Möglichkeiten, direkt aus den SAP-Lösungen ins Datenarchiv zuzugreifen, drastisch verbessert. Damit, betont Frau Bosch, Leiterin der Datenarchivierung, sei eine Hauptangst der Endanwender ausgeräumt. Darüber hinaus ist es auch aus Gründen der Gesetzeskonformität (Legal Compliance) wichtig, die Daten nach der Archivierung jederzeit verfügbar zu haben.

Pilotkunde für Datenarchivierung

Im Rahmen des Wechsels auf SAP R/3 Enterprise wurde Blanco Ende 2002 europäischer Pilotkunde für die Datenarchivierung. Mit SAP R/3 Enterprise lieferte SAP zahlreiche Verbesserungen in der Archivierungfunktionalität aus. Beispielsweise wurden die 30 wichtigsten Archivierungsobjekte im Hinblick auf Auswahlmenüs, Statistiken, Protokollinformationen und Customizing standardisiert und verbessert. Einige neue Funktionen, etwa das Unterbrechen eines Archivierungslaufs, verschaffen dem Datenarchivierungsadministrator mehr Flexibilität. Als Pilotkunde hatte Blanco die Möglichkeit, diese Verbesserungen ausgiebig zu testen. Beim Projektstart umfasste die Datenbank 500 Gigabyte und die Datenwachstumsrate betrug 8 Gigabyte pro Monat.
Blanco hatte in punkto Datenarchivierung fest definierte Ziele. Es galt, die Datenwachstumsrate zu verringern, die Zugriffszeiten zu verkürzen und die steuerrechtlichen Anforderungen nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu erfüllen. Nach nur vier Monaten wurde das Projekt abgeschlossen. Seitdem ist die Datenarchivierung unter SAP R/3 Enterprise aus der IT-Strategie des Unternehmens nicht mehr wegzudenken. Regelmäßig werden Objekte aus den Bereichen Vertrieb, Materialbeschaffung, Produktionsplanung, Rechnungswesen, Controlling und Lagerhaltung im Archiv abgelegt. Als Mittelständler muss Blanco nur einmal im Jahr eine Archivierung vornehmen. Bei einer Standard-Aufbewahrungszeit von zwei Jahren lagern nun 95 Prozent der bei Blanco geführten Daten im Archiv.

Größeres Vertrauen der Anwender

Der Nutzen der Datenarchivierung lasse sich vor allem bei den Kundenaufträgen ablesen, argumentiert Frau Bosch. Heute befindet sich ein sehr viel größerer Teil der Kundenaufträge im Archiv als auf der Datenbank. Ohne die Archivierung wäre das gesamte Datenvolumen der Firma doppelt so schnell gewachsen. Wer einkalkuliert, dass die Bereitstellung eines Terabyte Speicherplatzes mit Personalkosten, Stromversorgung und Training das Fünf- bis Siebenfache des Speichermediums selbst kostet, und dann noch die beiden Sicherheitskopien mit berücksichtigt, dem wird rasch klar, wie massiv die TCO bei Blanco durch die Datenarchivierung gesenkt wurde.
Auch in Bezug auf die Zugriffszeit und Performance kommt die Datenarchivierung dem Unternehmen zugute. In den meisten Unternehmen, die damit beginnen, ihre Daten systematisch zu archivieren, lässt sich bei den Mitarbeitern eine gewisse Zurückhaltung beobachten, wenn es darum geht, Daten “aus der Hand zu geben”. “Kann ich mir denn sicher sein, dass ich meine Daten wiederfinde, falls ich sie doch noch einmal brauche?”, scheint die psychologische Kernfrage hier zu lauten. Blanco machte hierbei zunächst keine Ausnahme.

Performance-Verbesserungen

Es brauchte einige Zeit, bis Frau Bosch hierbei die Fachabteilungen vom Nutzen der Archivierungslösung überzeugen konnte. Entscheidend war die Einsicht der Anwender, dass sie Dank der Archivierung von einer verbesserten Performance profitieren. Daten aus laufenden Projekten stehen viel schneller zur Verfügung, weil die alten Daten sicher verwahrt sind und die Datenbank nicht mehr unnötig belasten. Nur bei einigen speziellen Datenanforderungen schien sich die Performance nach der Einführung der Datenarchivierung zunächst verschlechtert zu haben. Hier zahlte sich die enge Zusammenarbeit zwischen Blanco und den Archivierungsexperten bei SAP aus. Letztere nahmen die Lösung gründlich unter die Lupe und gaben Blanco danach wertvolle Tipps zur Optimierung der Performance.
Beispielsweise führt die Datenarchivierung in vielen Fällen zu einer Fragmentierung der Datenbanktabellen. Das bewirkt bei den betroffenen Tabellen eine Erhöhung der Input/Output-Rate und zieht Einbußen bei der Performance nach sich. Ein möglicher Ansatz, diese Fragmentierung zu vermeiden, besteht in einem geänderten Archivierungsverhalten. Bei Blanco empfahl SAP identische Aufbewahrungszeiten für Daten verschiedener Buchungskreise. Dadurch ist gewährleistet, dass die Datenblöcke in den Tabellen vollständig geleert und so für das Einpflegen neuer Daten wieder verfügbar sind, ohne dass es zu Performance-Einbußen kommt. Sollte es nicht möglich sein, alle Daten eines bestimmten Zeitintervalls gemeinsam zu archivieren, ist eine Reorganisation einzelner Datenbanktabellen eine Option. Die Reorganisation der gesamten Datenbank wird nicht empfohlen, sie ist zu zeitaufwändig.

Teil einer umfassenden Datenmanagement-Strategie

Blanco hat die Erfahrung gemacht, dass es sich bei der Datenarchivierung keineswegs um eine einmalige Aufgabe handelt. Nur wenn sie konsequent und systematisch als Bestandteil einer ganzheitlichen Strategie umgesetzt wird, bietet die Archivierung einen nachhaltigen Nutzen. Der Initialaufwand hierfür ist vergleichsweise hoch. Es gilt, eine detaillierte Planung aufzustellen, die Kommunikation zwischen den Abteilungen im Auge zu behalten und sich tiefgehend mit den eigenen Geschäftsabläufen und Daten zu befassen. Einmal in Gang gesetzt, erfordern die Archivierungsprozesse jedoch relativ wenig Mühe und Aufwand und bringen dem Unternehmen nachweislichen Nutzen.
So auch in Hinblick auf das Stichwort Legal Compliance. Sowohl bei internationalen Großunternehmen als auch bei mittleren und kleineren Unternehmen zählt Legal Compliance heute zu den fünf wichtigsten Anliegen. Aus diesem Grund rückt das Thema Datenmanagement immer mehr ins Rampenlicht. Datenmanagement bringt Firmen jedoch auch zusätzlichen Mehrwert. Es verbessert die Wettbewerbsfähigkeit, indem es Geschäftprozesse entschlackt, die Performance der Systeme erhöht, Redundanzen vermeidet und den administrativen Aufwand so gering wie möglich hält. Die Firma Blanco hat diesen Mehrwert frühzeitig erkannt und erntet derzeit die Früchte des Datenmanagements: Ein erfahrenes Datenarchivierungsteam, gestiegenes Vertrauen der Endanwender, eine niedrigere TCO und ein geringeres Systemwachstum.

Georg Fischer

Georg Fischer

Tanja Kaufmann

Tanja Kaufmann

Leave a Reply