Der richtige Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Feature | 3. März 2003 von admin 0

Der HR-Beitrag zu Prozessen der Personaleinsatzplanung

Der HR-Beitrag zu Prozessen der Personaleinsatzplanung

Die Prozesse für den Personaleinsatz basieren zunehmend nicht mehr auf papiergestützen Verfahren oder Tabellenkalkulationen, sondern auf automatisierten Lösungen. Damit ist für Unternehmen die Zeit reif, um Informationen aus den vorhandenen ERP-Systemen wirksam einzusetzen und neue Technologien – etwa Unternehmensportale – zu nutzen. Solche Anwendungen ermöglichen einen flexibleren Personaleinsatz, sowie einen rascheren Planungsprozess mit verkürzten Reaktionszeiten. Zudem lassen sich die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigen. Als Ergebnis erhalten Unternehmen effiziente und motivierte Arbeitskräfte, erhebliche Kosteneinsparungen durch bessere Nutzung der Ressourcen und höhere Kundenzufriedenheit.
Workforce Deployment (WFD) umspannt dabei ein weites Feld – von der Einsatzplanung bei Servicemitarbeitern in Minutenintervallen bis zur Zuordnung von Beratern zu Projekten für mehrere Monate. Zwar hat jedes Geschäftsszenario einzigartige branchen- oder funktionsspezifische Merkmale. Es existieren jedoch stets auch gemeinsame Elemente – beispielsweise Informationen über die Qualifikation und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern. Deshalb spielt der Human-Resources-Bereich bei der Implementierung und Unterstützung der unterschiedlichen WFD-Strategien eine Schlüsselrolle.

Einführung in SAP-WFD-Lösungen

Einführung in SAP-WFD-Lösungen

Für Unternehmen, die ihre Prozesse der Personaleinsatzplanung optimieren möchten, bietet SAP zur Zeit fünf Lösungen an. Die Einsatzplantafel für mySAP Customer Relationship Mangement (mySAP CRM), die mySAP-CRM-Interaction-Center-Planung, Collaboration Projects für mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM), Professional Services mit mySAP CRM Berater Einsatzplanung sowie die SAP xApp “SAP Resource and Program Management”.

mySAP CRM-Einsatzplantafel – Außendienst und Einsatzplanung

Die mySAP CRM-Einsatzplantafel (Resource Planning Tool) unterstützt den kompletten Zyklus der Aktivitäten für Serviceprozesse – von der Zuordnung der Serviceanforderung eines Kunden bis hin zu Ausführung, Rückmeldung und Fakturierung. In diesem Prozess weisen Einsatzplaner den Serviceteams Aufgaben zu, wobei sie Zeitplanung und Auslastung der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigen.

Servicemitarbeiter lassen sich über die Einsatzplantafel neue Einsätze anzeigen, bestätigen diese oder lehnen sie ab, und aktualisieren ihre Verfügbarkeit über Laptop- oder Handheld-Geräte. Durch die Integration mit Pagern steht dem Einsatzplaner ein zusätzlicher Kommunikationskanal zur Verfügung, um neue Einsätze zuzuteilen. Ist ein Einsatz akzeptiert und ausgeführt, melden die Mitarbeiter Einsatzdauer, Materialverbrauch und relevante Codes an ihre mobilen Geräte zurück und übermitteln diese Daten bei der Synchronisation an den Server der Serviceorganisation. Durch diesen geschlossenen Informationskreis stehen allen Beteiligten stets aktuelle und relevante Informationen zur Verfügung. Das Unternehmen ist damit in der Lage, seinen Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Zum weiteren Datenabgleich können die servicebezogenen Daten des Teams auch automatisch an integrierte Back-Office-Komponenten der mySAP-Plattform übermittelt werden, beispielsweise an SAP R/3 oder zu Berichts- und Analysezwecken an das SAP Business Information Warehouse (SAP BW).

mySAP CRM Interaction Center-Planung

Eine ständige Herausforderung in Contact-Center-Umgebungen besteht für das Management darin, die personellen Ressourcen und neue Kommunikationskanäle wie beispielsweise E-Mail und Web-Chat optimal zu nutzen. Deshalb hat SAP die mySAP CRM-Funktionalität für das Workforce Management im Interaction Center speziell für die Unterstützung mehrerer Kanäle entwickelt. Außerdem bietet die Applikation den Managern einen einfachen Zugang über ihr eigenes rollenbasiertes Portal.

Künftig sind für das Call-Center-Management in mySAP CRM wesentliche Erweiterungen verfügbar, darunter Prognosen der Arbeitsbelastung und -verteilung im Contact Center. Damit ist das Unternehmen in der Lage, die Erwartungen der Kunden unabhängig von den jeweiligen Kommunikationskanälen zu erfüllen. Erweiterte Planungstechniken unterstützen mehrere Standorte, um zu gewährleisten, dass bei Bedarf das am besten qualifizierte Personal für die jeweilige Aufgabe zur Verfügung steht. Dank ausgereifter Planungsfunktionen können Manager die Personalbesetzung abhängig von Volumen, Qualifikationen, Leistung, Unternehmenszielen und Kundenerwartungen vornehmen.

Collaboration Projects für mySAP Product Lifecycle Management

Collaboration Projects (cProjects) für mySAP PLM sind in jeder Branche anwendbar, die intern einen definierten Prozess verwendet, um ein Projekt vorzubereiten und durchzuführen, mit dem ein Produkt entwickelt oder verbessert wird. Kurz gesagt: cProjects ermöglichen ein kooperierendes Projektmanagement, um Entwicklungszyklen effizient zu planen, zu realisieren und zu überwachen.
Die cProjects-Funktionen von mySAP PLM unterstützen bewährte Methoden wie “Stage-Gate” und Advanced Product Quality Planning (APQP). Diese Methoden sind nahtlos in die bestehenden Collaborative-Engineering-Funktionen von mySAP PLM integriert. Das gilt auch für Funktionen die das Programm- und Projektmanagement webbasierter Zusammenarbeit in virtuellen Teams unterstützen.
cProjects lassen sich auf einfache Weise mit der xApp “SAP Resource and Program Management” verknüpfen, woraus zusätzliche Vorteile beim Portfolio- und Ressourcenmanagement in heterogenen Systemumgebungen erwachsen.
Anhand einer Vorlage fügt der Anwender ein neues Projekt zum System hinzu. Dann erfasst er die Informationen zum Projektteam und ordnet den einzelnen Beteiligten ihre Rollen zu, beispielsweise Projektleiter oder Entscheidungsträger. Anschließend werden die Berechtigungen für die einzelnen Rollen und Objekte zugewiesen, um zu verhindern, dass kritische Projektinformationen in die falschen Hände gelangen.
Eine umfassende Projektstruktur ermöglicht es Phasen, Aufgaben, Checklisten und Listen der für jedes Element verantwortlichen Personen zu erstellen. Termine für Phasen und Aufgaben können vom Anwender manuell erfasst oder vom System automatisch eingeplant werden. Projektelemente lassen sich mit Dokumenten und anderen Business-Objekten in anderen Systemen verknüpfen – beispielsweise mit Bestellungen. Zusätzliche entwicklungsbezogene Objekte lassen sich dem Projekt zuordnen – auch dann, wenn es bereits im Gange ist.
Sobald ein Entwicklungsprojekt in Angriff genommen worden ist, verwenden die Projektmitarbeiter cProjects-Funktionen, um zurückzumelden, wenn Aufgaben erledigt sind, abgearbeitete Punkte in Checklisten abzuhaken und einzelne Phasen freizugeben. So ist jederzeit nachvollziehbar, in welcher Phase sich ein Projekt befindet.
Um die Qualität der Projektplanung und -ausführung zu sichern, müssen Checklistenpunkte vor der Genehmigung einer Phase abgehakt werden. Diese Stage-Gate-Funktion gewährleistet einen kontrollierten Übergang zwischen einzelnen Projektphasen. Das System bietet außerdem automatisierte Workflows, die auf bestimmte projektspezifische Anforderungen zugeschnitten sind, sowie Funktionen, um den unterbrechungsfreien Ablauf von Prozessen sicherzustellen, wenn ein Teammitglied nicht zur Verfügung steht.

Professional Services mit mySAP CRM Berater-Einsatzplanung

Für Beratungsunternehmen und andere Anbieter gehobener Dienstleistungen ist ein gutes Kundenbeziehungs-Management wichtiger als jemals zuvor. Nur so können Unternehmen eine wertvolle Kundenbasis gewinnen und an sich binden sowie Zusatzdienstleistungen anbieten, um höhere Erträge und eine gesicherte Profitabilität zu erzielen. Das SAP-Angebot in diesem Bereich besteht aus den Hauptszenarien Opportunity Management mit Vertriebsunterstützung, Umsatzprognose und Angeboten sowie Projektmanagement mit Projektplanung, -überwachung und Kostenverfolgung. Außerdem bietet SAP Projektressourcenplanung mit Qualifikationsmanagement, Ressourcensuche, -zuordnung und Kalenderintegration sowie dem Engagement Management mit Vertragsadministration, Arbeitszeit- und Spesenerfassung, Fakturierung sowie Preisfindung.
Mit den Werkzeugen für die Berater-Einsatzplanung identifiziert der Anwender Rollen, um die benötigten Kriterien für jedes Teammitglied festzulegen. Beispielsweise könnte für ein Beratungsprojekt ein Projektleiter mit Erfahrungen im Projektmanagement, bestimmten Produktkenntnissen und Erfahrungen in der Führung eines Teams benötigt werden. Weiterhin könnten fünf Projektmitarbeiter erforderlich sein, die über Fachkenntnisse in jeweils verschiedenen Teilbereichen des Produkts verfügen. Jeder dieser sechs Projektrollen lassen sich dann Aufgaben zuweisen, selbst wenn noch nicht geklärt ist, wer die jeweilige Rolle übernimmt.
Die Suche nach den richtigen Mitarbeitern – oder externen Ressourcen – erfolgt dann auf der Basis von Qualifikationen wie Sprachkenntnissen oder Produktkenntnissen, von Organisationsdaten oder der Verfügbarkeit von Ressourcen. Aufgrund von Informationen über zuvor zugeordnete Projekte und über Krankmeldungen oder sonstige Abwesenheiten aus dem Zeitwirtschaftssystem von mySAP Human Resources (mySAP HR) wird die “Verfügbarkeit” eines Mitarbeiters ermittelt. Der Einsatzplaner ordnet dann die geeigneten Kandidaten den einzelnen Projektrollen zu. Arbeitsgruppensoftware, die mit den Kalendern der Mitarbeiter integriert ist, ergänzt diese Lösung und ermöglicht auf diese Weise eine einfache Kommunikation von Projektzuordnungen.
Die Lösung für Professional Services mit mySAP CRM steht ab Release 4.0 zur Verfügung und bietet erhöhte Sichtbarkeit der Sales- und Projekt-Pipeline, optimale Auslastung von Ressourcen, schnellere und genauere Fakturierung sowie hervorragenden Einblick in Projektrentabilität und Ressourcenzuordnung.

SAP xApp Resource and Program Management (SAP xRPM)

Workforce-Management-Core (WFM-Core) als Integrationsschicht

Workforce-Management-Core (WFM-Core) als Integrationsschicht

SAP xRPM ist eine neue Anwendung um komplexe Projekte in Forschungs- und Entwicklungs- sowie IT-Unternehmen zu optimieren. Diese spezielle xApp integriert Daten aus den bestehenden Projektmanagement-, HR-, Finanz- und Zeiterfassungssystemen eines Unternehmens und bringt sie in eine komplette Übersicht des Projektportfolios eines Unternehmens ein. SAP xRPM verbessert den Ablauf im Projektmanagement-Lebenszyklus und unterstützt Unternehmen auf diese Weise bei einer besseren Auswahl, Definition, Personalplanung und Überwachung größerer Projekte.

Möglichkeiten von xApps

Möglichkeiten von xApps

Durch die Konsolidierung von Projektdaten über mehrere Systeme und vorhandene Komponenten hinweg, unterstützt SAP xRPM eine vollständige Sicht auf den unternehmensweiten Projektbedarf. Die Projektdaten werden zeitgenau und rollenbasiert präsentiert. Projektsponsoren, Projektleiter und Projektmitarbeiter können Daten auf einfache Weise anzeigen und Detailinformationen dazu anfordern. Als xApp bietet SAP xRPM alle Vorteile einer rollenbasierten projektinternen und projektübergreifenden Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.

PharmaCo

PharmaCo

Da sich die Erfahrungen und Qualifikationen von Mitarbeitern mit der Zeit und von Projekt zu Projekt verändern, versuchen Projektleiter ständig, die Anforderungen ihres Projekts und die verfügbaren Qualifikationen in Einklang zu bringen. SAP xRPM erfasst und verwaltet Profile der Projekterfahrungen von Mitarbeitern. Dadurch bietet die Applikation eine effiziente Möglichkeit für Projektmanager, nach dem richtigen Personal für bevorstehende Projekte zu suchen. Umgekehrt haben Mitarbeiter mit SAP xRPM die Möglichkeit, sich an Projekten zu beteiligen, die ihrer beruflichen Weiterentwicklung dienen.
Bereits vor dem Projektstart haben Planungsmanager mit SAP xRPM die Möglichkeit alle aktiven Projekte anzuzeigen. Dadurch werden Entwicklungsbereiche bei der Optimierung von Ressourcen und Qualifikationen unterstützt, und die Anzahl überflüssiger und ineffizienter Projekte reduziert. Wettbewerbsfähige Unternehmen identifizieren schnell Defizite und verbessern das Know-how in den betreffenden Segmenten. Durch die Überprüfung aller Ressourcen, die den einzelnen aktiven Projekten zugeordnet sind – Zeitpläne, Risikoelemente und aktuelle Mitarbeiterqualifikationen – priorisieren Planungsmanager Projekte in Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie besser.

Joachim Förderer

Joachim Förderer

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