Alle Rechnungen auf einen Blick

Feature | 26. November 2007 von admin 0

Monatsabschluss! Die Mitarbeiter der Abteilung Central Billing der Deutsche Börse AG in Frankfurt haben alle Hände voll zu tun. Sie müssen insgesamt rund 12.000 Rechnungen für mehr als 3.000 Kunden der Gruppe Deutsche Börse – hauptsächlich Banken, Kapitalanlagegesellschaften und Handelshäuser – erstellen, drucken und versenden. Gleichzeitig klingelt permanent das Telefon: Kunden melden sich mit Anfragen zu älteren Abrechnungen oder bitten darum, die Kostenaufstellung vorab per E-Mail zu erhalten, damit sie die Daten noch in den aktuellen Monatsabschluss einbeziehen können.
Um hier Abhilfe zu schaffen, beschloss die Deutsche Börse AG, ein Billing-Portal aufzubauen, über das online auf sämtliche Rechnungen der Konzerngruppe zugegriffen werden kann. Das entlastet die Mitarbeiter und verbessert gleichzeitig den Service.

Problemlose Integration

Im Bereich der Kundenabrechnung arbeitet die Deutsche Börse AG seit vielen Jahren mit SAP-Anwendungen wie SAP R/3, SAP Customer Relationship Management und SAP Business Information Warehouse (SAP BW). Angesichts einer einfachen Integration in die bestehende IT-Landschaft, lag es daher nahe, das neue Portal auf Basis von SAP Biller Direct zu gestalten. Mit dieser Software für die elektronische Rechnungsstellung und Bezahlung können Forderungen in verschiedenen digitalen Formaten im Internet präsentiert werden.
Das Projekt begann Anfang 2006 und wurde rasch und reibungslos umgesetzt. Die unternehmensspezifischen Anpassungen waren im Rahmen des Customizings möglich, so dass der Standard der Software nicht modifiziert werden musste. Um den Kunden weitere spezifische Informationen zur Verfügung zu stellen, fügte das Projektteam beispielsweise lediglich eine zusätzliche Spalte in die Rechnungsübersicht ein. Außerdem wurde die Zahlfunktion deaktiviert, denn die Deutsche Börse AG will die Möglichkeit der Online-Bezahlung, die SAP Biller Direct bietet, zunächst noch nicht nutzen.

Mehr Service für die Kunden

Im Mai 2006 fiel der Startschuss für die Pilotphase, während der das Unternehmen ausgewählten Kunden Zugang zu dem neuen Portal gewährte. Rückmeldungen daraus flossen in das Projekt ein, unter anderem auch der Wunsch, bestimmte Spalten in der Rechnungsübersicht zusätzlich sortieren zu können. Seit November 2006 ist das Portal für die Tochtergesellschaft Cleastream freigeschaltet, und im Augenblick läuft der Roll-out für die anderen fünf Unternehmen der Gruppe Deutsche Börse.
Das Billing-Portal basiert auf SAP NetWeaver Portal, ist über eine SSL-verschlüsselte Webseite zu erreichen und wird von allen gängigen Internet-Browsern unterstützt. Da das Portal die Sprachauswahl des Explorers erkennt, präsentiert es sich automatisch in der gewünschten Landessprache – ein großes Plus für den Service gerade bei den internationalen Kunden der Deutsche Börse AG.
Die Kunden melden sich mit ihrer Benutzerkennung und ihrem Passwort auf der Seite an und können dann alle aktuellen wie auch historische Rechnungsdaten einsehen oder sie in verschiedenen Formaten lokal abspeichern. Neben dem gebräuchlichen PDF steht dafür auch das XML-Format zur Verfügung, das unter anderem den Vorteil bietet, dass sich die Daten direkt in die ERP-Lösung des Unternehmens importieren lassen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Daten manuell einzugeben oder Papierrechnungen zu digitalisieren – ein deutlicher Zeitgewinn. Als zusätzliches Serviceplus erhalten die Kunden künftig automatisch eine E-Mail, wenn eine neue Rechnung für sie online eingegangen ist.
Da auf diese Weise die Postlaufzeiten entfallen, stehen die Rechnungen jetzt deutlich früher zur Verfügung. Das Rechnungswesen muss sie nicht mehr als Abgrenzung im Monatsabschluss erfassen – auch das ist ein Zeitvorteil. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mit den Informationen aus dem Billing-Portal einzelne Positionen oder Rechnungsbeträge an eigene Kunden weiterzuberechnen.

Verlorene Rechnungen gehören der Vergangenheit an

Zugriffe auf das Billing-Portal

Zugriffe auf das Billing-Portal

Auch für die Deutsche Börse AG bringt das Billing-Portal Vorteile. Unter anderem hat sich die Zahl der Rückfragen von Kunden im ersten Halbjahr 2007 im Vergleich zu 2006 um ein Drittel verringert, und angesichts der steigenden Zugriffszahlen rechnet das Unternehmen mit einem weiteren Rückgang der Anfragen. Das entlastet die Mitarbeiter der Fachabteilung, die sich nun auf die Rechnungsstellung konzentrieren können. Gleichzeitig verkürzt die Portallösung nicht nur die Dauer der Außenstände für die Deutsche Börse AG, sondern beseitigt außerdem das Risiko, dass Rechnungen auf dem Postweg verloren gehen und nicht beim Empfänger ankommen.
In einem nächsten Projektschritt plant die Deutsche Börse AG, die im Portal verfügbaren Rechnungen mit einer qualifizierten digitalen Signatur zu versehen, so dass sie umsatzsteuerrechtlich wirksam verwendet werden können. Langfristig soll das Portal das Erstellen und den Versand von Papierrechnungen auf ein Minimum reduzieren und auf diese Weise zusätzlich Betriebskosten sparen.
Darüber hinaus will die Deutsche Börse ihren Kunden künftig detaillierte Reports zu Abrechnungsdaten aus SAP BW, etwa Monatsübersichten über Rechnungsvolumina, die das Controlling erleichtern, über das Portal bereitstellen.
Die Rückmeldungen der Kunden sind durchweg positiv, der zusätzliche Service durch das Billing-Portal kommt gut an. Gleichzeitig setzt das Unternehmen damit ein Zeichen im Hinblick auf seine Innovationsfähigkeit und seine Offenheit für zukunftsweisende Technologien.

Thomas Hoertig

Dr. Steffen Mallwitz

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