Diakonie Michaelshoven: Papierlos effizienter

Vor zwei Jahren hatte die Diakonie Michaelshoven Standards (auf Basis von SAP S/4HANA) für das Finanzwesen, den Immobilien- wie den Personalbereich eingeführt. Nun haben sich die ersten beiden der sieben GmbHs von gedruckten Rechnungen verabschiedet und sämtliche Prozesse digital abgebildet.

In den letzten drei Jahren hat die Diakonie Michaelshoven zwar 800 neue Mitarbeiter eingestellt. Doch keiner von ihnen arbeitet heute in der Verwaltung. Für den kaufmännischen Vorstand Uwe Ufer ist das „ein Riesenerfolg“. Denn er zeigt, dass seine Vision aufgeht, die gesamte Verwaltung über sieben GmbHs hinweg in einem System abzubilden und damit Ressourcen zu schonen. Über Standards in den Prozessen wurden die Verwaltungskosten so gering gehalten, dass nun – zwei Jahre nach Einführung von SAP S/4HANA in den Bereichen Finanzen, Immobilien und Personalwesen – mehr Freiraum für das Kerngeschäft da ist, für die Betreuung von alten Menschen, Pflegebedürftigen und Rehabilitanten. Zudem hat dieses Gemeinschaftsprojekt der sieben GmbHs unter dem Dach der Diakonie Michaelshoven laut Ufer eine neue Kultur hervorgebracht. Noch vor drei Jahren hatte jede GmbH ihr eigenes Kosten- und Rechnungswesen und kaum jemand hielt es für möglich, bei dem breiten Spektrum an sozialen Leistungen von der Altenpflege bis zum Berufsförderungswerk mit der gleichen Basis an Prozessen auszukommen.

Vision 2.0: Sämtliche Rechnungen elektronisch verarbeiten

Heute spricht der Verwaltungsexperte von einem Wandel weg vom altbekannten „Wir-sind-ganz-anders-“ hin zu einem neuen „Wir-Gefühl“, das durch das Projekt entstanden sei. Ideale Voraussetzungen also für ein Folgeprojekt. Vision 2.0 gewissermaßen. Die Idee: Papierne Rechnungen sollten möglichst bald aus dem Unternehmensalltag verschwinden. Was Anfang vergangenen Jahres mit vagen Vorstellungen begann, ist heute bereits in zwei GmbHs der Diakonie Realität. Sowohl die Auxilio, eine gewerbliche GmbH, zu deren Aufgaben der Betrieb von Großküchen, die Reinigung und die bauliche Unterhaltung gehören als auch die rein gemeinnützige GmbH Soziale Hilfen, die Obdachlosen und Flüchtlingen Unterkünfte zur Verfügung stellt und Frauenhäuser betreibt, nehmen nun keine Rechnungen mehr selbst entgegen. Sämtliche Rechnungen, von der Klopapierrolle bis hin zu einem umfangreichen Bauvorhaben, erreichen nun direkt die Zentrale der Diakonie in Köln. Dort werden sie elektronisch erfasst und an die für die jeweiligenRechnungen Verantwortlichen weitergeleitet.

Diakonie Michaelshoven: 200 Standorte, eine Rechnungsadresse

Das Vorhaben machte zunächst einen organisatorischen Eingriff nötig: In der Diakonie Michaelshoven arbeiten über 2.500 Menschen an 200 Standorten. Deshalb gab es bis vor kurzem auch 200 Rechnungsadressen. Rechnungen wurden also zunächst – meist auf dem Postweg – in der Niederlassung gesendet, dort abgezeichnet, ehe sie – meist wieder per Post – zur verantwortlichen GmbH geschickt wurden und schließlich – abermals per Brief – den Hauptsitz der Diakonie in Köln erreichten. „Künftig gibt es nur noch eine Rechnungsadresse“, sagt Vorstand Ufer. In der Zentrale der Diakonie wurden Scanner angeschafft, die die eingehenden Rechnungen der Auxilio GmbH und der Sozialen Hilfen GmbH in eine elektronische Form verwandelten. Per Optical Character Recognition (OCR), also einer Schrifterkennung, wird automatisch ermittelt, wer diese Rechnung freizugeben hat, ehe sie abgezeichnet und elektronisch in die Finanzbuchhaltung weiter geleitet wird.

Eine wichtige Voraussetzung dafür, dass das gelingt, ist, dass die Auftrags- und Rechnungsnummer sowie der Adressat an richtiger Stelle zu finden sind, die Dokumente also Diakonie-Formalia entsprechen. Briefe, die beim OCR-Scan „durchfallen“ und nicht ausgelesen werden können, müssen dann manuell bearbeitet werden. Stehen die Informationen am richtigen Platz, ist es jedoch möglich, selbst über hundert Seiten starke Rechnungen etwa von Bauunternehmen einzulesen und an diverse Mitarbeiter elektronisch zur Unterzeichnung weiterzuleiten. Bei über 1.000 Rechnungsverantwortlichen und derzeit etwa einer Millionen Buchungen pro Jahr lassen sich über die Automatisierung viele Handgriffe vermeiden. „Etwa die Hälfte des ursprünglichen Aufwands“ spare man schon heute, schätzt Ufer. Dabei liegt derzeit lediglich jede fünfte eintreffende Rechnung bereits elektronisch vor, etwa als PDF. „Es wird allerdings jeden Tag mehr“, sagt Ufer, der alle Dienstleister der Diakonie zwar bittet, die Rechnung gerne elektronisch zu übersenden, es allerdings nicht zur Bedingung macht.

Neue Denkstrukturen nach dem SAP-S/4HANA-Projekt

Die Basis für den Erfolg von papierlosen Prozessen in der Diakonie sind nach Ansicht von Uwe Ufer nicht zuletzt auf neue Denkstrukturen zurückzuführen. Dazu gehört die Gewissheit, dass es der Organisation hilft, in Standards zu denken. Künftig tragen auch papierlose Rechnungsprozesse mit ein Stück dazu bei, dass Reportings schneller auf dem aktuellen Stand sind und die Verwaltung kann sich noch einmal ein wenig schlanker aufstellen. „Wir wollen die Kräfte auf unsere Kunden konzentrieren und nicht auf unsere Verwaltung“, sagt Ufer. Läuft alles nach Plan, werden Ende des Jahres alle sieben GmbHs der Diakonie ihre Rechnungsprozesse elektronisch über die Kölner Zentrale laufen lassen.

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„Innovation, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Nachvollziehbarkeit als Antwort auf Vertrauensverlust bei Geldgebern und Mitgliedern in Zeiten des demografischen Wandels sind gerade bei den kirchlichen Wohlfahrtsverbänden und den Kirchen von existentieller Bedeutung“, so der Kirchen- und Sozialwirtschaftsexperte bei SAP Digital Business Services, Robert Voglgsang – „Digitalisieren Sie mit uns Ihre Verwaltungsprozesse, profitieren von aktuellen Auswertungen in Echtzeit, sorgen so für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Überblickswissen und stärken Sie Ihre Dienste und Leistungen rund um die Menschen.“

Kontakt: Robert Voglgsang, Service Account Manager, Kirchen & Non Profit Organisationen, Öffentliche Verwaltung, SAP Deutschland SE & Co. KG, robert.voglgsang@sap.com