Das kann SAP Business One 9.0

Feature | 8. August 2013 von Andreas Schmitz 0

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Seit mehr als 20 Jahren ist Uwe Lembgen beim Systemhaus bob Systemlösungen beschäftigt und genau halb so lang hat der gelernte Buchhalter und Informatiker mit der SAP-Lösung SAP Business One zu tun – 2003 nämlich kam das erste Release der Softwarelösung für den Mittelstand auf den Markt. „Da hatten die Buchhalter noch enorme Schwierigkeiten mit“, erinnert sich der heutige Beratungschef und Prokurist der Firma. Seitdem jedoch hat sich eine Menge getan. Seit das neue Release im Mai auf den Markt kam, hat Lembgen bereits zwei Unternehmen von Version 8.8.1. auf 9.0 gehievt. Für die Einbindung von SAP HANA, was technisch möglich und gewollt ist, hat sich bisher noch kein Kunde des Dienstleisters entschieden.

Hier die relevantesten Neuerungen aus Sicht von bob-Mann Lembgen:

1. In einer Bestandsübersicht können sich die Firmen nun nicht nur anzeigen lassen, wie viele Holzschrauben mit 3 Millimeter Länge vorrätig sind, sondern auch, wo sie zu finden sind. „Vorher mussten feste Lagerplätze definiert werden“, erläutert Lembgen, „heute sind die Lagerplätze flexibel“. Diese so genannte „chaotische Lagerhaltung“ schafft für die Unternehmen die Möglichkeit, auch mal Produkte umzuräumen, ihre Lagerfläche besser auszunutzen und so „Leervolumen“ zu vermeiden. Dieses automatische Lager führt dazu, dass Plätze zufällig verteilt werden, um etwa Fahrwege zu optimieren. „Sie können eine optimale Laufreihenfolge festlegen“, so Lembgen, „von Regal 1 über Regal 5 zu einem anderen Regal“. Neben der festen Belegung von Plätzen gab es für Unternehmen nur eine Möglichkeit, ihr Lager flexibel zu halten: mit einem eigens für diese Zwecke angeschlossenen Lagerverwaltungssystem.

SAP Business One 9.0 macht manuelle Anfragen überflüssig

2. Bestellanforderungen lassen sich nun erstmals komplett im System abwickeln. Musste der Mitarbeiter früher erst per E-Mail und Excelliste dem Einkauf seine Bestellungen mitteilen, lässt sich das nun direkt im System machen. „Manuelle Anfragen sind nun nicht mehr nötig“, erläutert Informatiker Lembgen. Bestellanforderungen gehen über SAP Business One 9.0 in einem Rutsch an den Einkauf, der dann die Bestellungen aufgibt. Der Einkaufsprozess ist nun durchgängig.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Inventargüter optimal verwalten

3. Wer seine Inventargüter optimal verwalten will, kann dies nun mit Hilfe der neuen „integrierten Anlagenbuchhaltung“ tun. Landesspezifische Anforderungen sind in dem Tool bereits erfasst, das bislang als Add-On zugebucht werden konnte. Lieferantenrechnungen lassen sich nun, je nach dem nötigen jeweiligen Zahlungsverkehrsstandard, begleichen – heute beispielsweise über DTAUS (das Datenträgeraustauschverfahren) und ab 1. Februar kommenden Jahres europaweit über SEPA.

Speichermenge um 80 % reduziert

4. Bis dato hat SAP Business One den Datenbank-Standard SQL eingesetzt. Das ist nun kein Muss mehr. Die In-Memory-Datenbank SAP HANA, die ihre Daten im Hauptspeicher vorhält und dadurch nach SAP-Angaben bis zu 300 Mal schneller ist, lässt sich ebenso verwenden. „SAP HANA reduziert die Speichermenge um etwa 80 Prozent“, erläutert Lembgen einen der Vorteile der Einführung von SAP HANA. „Habe ich 20 Gigabyte Daten im Speicher, schafft es SAP HANA durch einen Abgleich der Daten, diese Menge auf etwa 4 Gigabyte zu reduzieren.“ Das macht das System schneller. Möglicherweise ein Nachteil liegt darin, dass die Rechner mit mehr Hauptspeicher zu bestücken sind. Ein Wechsel auf SAP HANA kann also mit einer Hardwareinvestition einhergehen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Keine Gedanken über Datentransfer dank Crossgate-Technologie

5. Mit der Übernahme des Unternehmens Crossgate durch SAP vor knapp zwei Jahren verschafften sich die Walldorfer auch die Möglichkeit, SAP Business One aufzurüsten. Der Austausch von Daten über EDI bzw. EDIFACT wie auch über andere Schnittstellen – darunter auch INVOICE für Rechnungen oder DESADV für Lieferscheine – ist seitdem möglich. „Wenn heute ein Unternehmen seine Auftragsdaten an die Metro schickt, verstehen sich die Systeme blind, denn über Crossgate-Technologie ist die Brücke nun geschlagen, ohne dass sich der Kunde Gedanken über den Datentransfer machen muss“, erläutert Lembgen. Die Vorgängerversionen von SAP Business One stellten diese Funktion nicht zur Verfügung. Die Unternehmen mussten die Schnittstellen selbst herstellen.

Neue Prozesse notwendig

Zwei von Lembgens Kunden haben inzwischen auf die Version 9.0 umgestellt. Trotz der genannten Vorteile will ein Wechsel gut überlegt sein. Denn auch wenn das Aufspielen des neuen Releases in einem Tag geschehen ist, sind die Neuerungen nicht gleichzeitig aktiv. „Es müssen neue Prozesse aufgesetzt werden“, sagt Lembgen, „ein neues Konzept für die Umstellung auf chaotische Lagerplätzen bedingt zudem, dass sich die Ein- und Auslagerungsmaßnahmen anpassen. Zudem ist es nötig, dass dabei die Mitarbeiter mitgenommen werden. „Mehrere Wochen müssen Sie dafür einplanen“, rät der SAP-Business-One-Kenner seinen Kunden, die zumeist mit 4 bis zu maximal 100 Usern unterwegs sind. Aber: das ist in jedem Fall erheblich weniger im Vergleich zum „großen“ ERP, für das meist durch individuellere Einstellungen zusätzliche Aufwände nötig sind.

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