Die 7 größten Risiken

Feature | 15. August 2013 von Wolfgang Braun, SPV Solutions, Products, Visions AG/SAP.info Redaktion 0

Foto: jorisvo; Fotolia.com

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Spätestens zum Stichtag sollten SEPA-Überweisungen fehlerfrei funktionieren, sonst drohen Skontoverlust, Mahngebühren und ein Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern. Das sind nur die ersten Probleme, sollten die SEPA-Überweisungen zum 1. Februar 2014 nicht tadellos funktionieren. Auch die Mitarbeiter, die pünktlich ihre monatlichen Gehaltszahlungen und vermögenswirksame Leistungen erhalten möchten, dürften wenig Verständnis für fehlgeschlagene Überweisungen haben. Banken werden Unternehmen, die nach dem Stichtag mit SEPA noch Probleme haben, sicher Hilfe anbieten, aber diese wird wohl nicht kostenlos und unter Umständen nicht ausreichend sein.

So weit muss es nicht kommen. Wichtig ist allerdings, sich der Risiken bewusst zu sein, die in der Einführung von SEPA stecken.

  1. Unterschätzte Kosten- und Zeitaufwände
  2. Experian-Check: Fehlerhafte Zahlungsvorgänge können bei SEPA Blockaden auslösen
  3. Keine saubere Bestandsaufnahme gemacht
  4. Fehlende Klarheit über Enhancement Packages (EHP) von SAP
  5. Statt aller Prozesse, nur SEPA im Auge haben
  6. Testläufe mit den Hausbanken nicht gemacht
  7. Debitoren: Nicht alle unterschriebenen Mandate rechtzeitig bekommen

Die wichtigsten 3 To-Dos aus Sicht von SAP-Partner SPV

 1. Unterschätzte Kosten- und Zeitaufwände

Der Aufwand für die SEPA-Umstellung wird in den Unternehmen allzu oft als ein Thema der richtigen Softwareeinstellungen gesehen. Das führt zu einer Unterschätzung der Zeit- und Kostenaufwände und erklärt wohl auch die falsch verstandene Gelassenheit bei diesem Thema. Dabei ist es bei der SEPA-Umsetzung nicht damit getan, Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code)zu ersetzen. Vielmehr müssen viele Stammdaten angepasst und neue Zahlungswege eingerichtet werden.

2. Experian-Check: Fehlerhafte Zahlungsvorgänge können bei SEPA Blockaden auslösen

Die Problematik wird in einer Studie deutlich: Der Informationsdienstleister Experian hat mehr als 650 000 Konto- und 220 000 IBAN-Datensätze von Unternehmen aus ganz Europa untersucht und mit Zahlenmaterial der Europäischen Zentralbank abgeglichen. Mehr als 12 Prozent aller elektronischen Zahlungsvorgänge in Euro enthielten fehlerhafte Daten. Diese können nach Einführung des SEPA-Systems zu empfindlichen Blockaden des neuen standardisierten und zeitsparenden Überweisungsverkehrs führen. Nur 65 Prozent aller Euro-Transaktionen werden derzeit mit vollständig korrekten Empfängerdaten abgewickelt. Die Untersuchung zeigt weiter, dass 45 Prozent der SEPA-konformen IBAN-Nummern, die Großunternehmen der Eurozone speichern, nicht über die entsprechenden gültigen BIC-Codes (Bank Identifier Codes) verfügen, um eine Transaktion erfolgreich abschließen zu können.

3. Keine saubere Bestandsaufnahme gemacht

Was also muss ein SAP-Anwender tun, um im Februar 2014 nicht ohne funktionierenden Zahlungsverkehr dazustehen? Der erste Schritt bei der SEPA-Umstellung ist die Bestandsaufnahme. Die Version des SAP-Systems, die Zahl der aktiven Buchungskreise, die Art der FI-Schnittstellen und die Qualität der Stammdaten bestimmen maßgeblich darüber, welcher Aufwand bei der Umstellung zu erwarten ist. Die Unternehmen müssen ebenfalls sicherstellen, dass die passive SEPA-Fähigkeit vorliegt, das heißt, dass die SEPA-Transaktionen empfangen, interpretiert, erkannt und im SAP-System verarbeitet werden können – ansonsten führt das u.U. zu erheblichem Mehraufwand in der Buchhaltung. Mitentscheidend ist auch die Zahl der Nebenbücher (FI-AP, FI-AR und/oder FI-CA), Fragen des technischen Formats (MultiCash, Swift MT940, DTAUS-Format) und eventueller kundenspezifischer Anpassungen des elektronischen Kontoauszugs. Mit welchen Hausbanken wird gearbeitet und werden Überweisungen und Lastschriften über alle diese Banken durchgeführt?

Ein kritischer Blick auf die Stammdaten (Bankenverzeichnis, Debitoren und Kreditoren) muss klären, ob diese bereits um BIC/SWIFT und IBAN erweitert sind. Auch die Frage, welche E-Banking-Anwendungen aktuell eingesetzt werden und ob hier vielleicht auch eine Änderung durchgeführt werden muss, kann für viele Unternehmen von Interesse sein.

4. Fehlende Klarheit über Enhancement Packages (EHP) von SAP

Allein die Zahl dieser Fragen zeigt, dass sich hier eine ganze Reihe von Baustellen auftun. Zum Beispiel müssen Geschäftsprozesse und -systeme an die aktuellen Zahlungsinstrumente und ‑methoden angepasst werden, die neuen XML-basierten Zahlungsformate eingerichtet und neue Methoden für den Datentransfer bei Massenzahlungen berücksichtigt werden.

Aufseiten des SAP-Systems wird Folgendesbenötigt: R/3 Enterprise für DMEE und Überweisungen Support Package 29 (SAP_APPL), SAP ERP 2004 Support Package 17 und 18 (SAP_APPL),SAP ERP 6.0 Support Package 11 (SAP_APPL). Mit dem Enhancement Package 2, das Mitte 2007 ausgeliefert wurde, ist die SEPA-Überweisung bereits im Support Package 01 enthalten. Die SEPA-Mandatsverwaltung und der zugehörige DMEE-Formatbaum für die SEPA-Lastschrift wurden für die Nebenbuchhaltung FI-CA mit dem Enhancement Package 2 von SAP ERP 6.0 und für die Nebenbuchhaltung FI-AR Ende 2007 im Enhancement Package 3 ausgeliefert.

5. Statt aller Prozesse, nur SEPA im Auge haben

Zwar ist die obligatorische SEPA-Umstellung begrenzt, aber diese Projekte sollten als Chance gesehen werden, um bestehende Prozesse zu hinterfragen, zu optimieren und auf neue Geschäftsanforderungen anzupassen. Schließlich nimmt man nicht alle Tage so tiefgreifende Änderungen der kreditorischen und debitorischen Prozesse vor. Ein Beispiel für eine solche Optimierung ist die mögliche Bündelung von Zahlungen.

Nicht zu unterschätzen ist der Aufwand bei der Überprüfung der Stammdatenqualität. Wie so oft steckt der Teufel im Detail. Nicht nur müssen IBAN und BIC hinzugefügt und redundante Daten bereinigt werden, sondern es gilt auch, die Namensgebung auf Kompatibilität mit den neuen Prozessen zu prüfen. Direct Debit als SEPA-Lastschriftverfahren akzeptiert beispielsweise keine Sonderzeichen.

6. Testläufe mit den Hausbanken nicht gemacht

Bei der SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) wird das bisherige Format des elektronischen Zahlungsverkehrs (DTA/DTAUS-Verfahren) abgelöst. Die Daten werden für SEPA als XML-Zahlungsträger (ISO 20022) erstellt. In SAP muss dazu die Payment Medium Workbench eingerichtet werden, mit der man Zahlungsträgerformate erstellt und Dateienerzeugt, sowie eine DMEE (Data Medium Exchange Engine), um die eigentlichen XML-Zahlungsträger zu generieren. Dazu gehören Definition und Anpassung der Zahlungsträgerformate sowie das Erzeugen von Zahlungsdateien. Die Verwendungszwecke müssen in Länge und Form angepasst werden. Sofern der Verwendungszweck wegen der strengeren Limitierung nicht mehr ausreicht, ist die Erstellung von Zahlungsavisen vorzusehen. Nicht vergessen werden darf, dass zukünftig die IBAN auch ohne Bankkontonummer gepflegt werden kann (ab SAP ERP 6).

Ist die SEPA-Überweisung im eigenen System eingerichtet, sollten unbedingt Testläufe in Zusammenarbeit mit den Hausbanken folgen. Gerade die Header der XML-Dateien, die für die Weiterverarbeitung vom System der Bank erkannt werden müssen, verursachen erfahrungsgemäß häufig Probleme.

7. Debitoren: Nicht alle unterschriebenen Mandate rechtzeitig bekommen

Noch tiefgreifender sind die Änderungen im Bereich Debitoren. Die SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit) setzt zwingend ein unterschriebenes Mandat voraus. Es muss also eine Mandatsverwaltung mit entsprechenden Formularen eingerichtet werden. Lastschrift-Einzugsermächtigungen können in SEPA-Mandate umgewandelt werden, Abbuchungsaufträge allerdings nicht. In jedem Fall müssen die Kunden über die Mandatsumstellung informiert werden, bei Abbuchungsaufträgen sind neue Mandate einzuholen. SEPA Direct Debit sieht im SEPA-Lastschriftmandat zudem ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen, eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers vor: die Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier/CI).

Sind die Zahlungswege eingerichtet und getestet, müssen auch noch die automatische Kontoauszugsverarbeitung angepasst und neue Geschäftsvorfall-Codes im MT940 (SWIFT) eingeführt werden.

To-Dos nach Erfahrung von SAP-Partner SPV:

  1. Stammdaten säubern:

Wer seinen Zahlungsverkehr aus SAP auf SEPA umstellt, sollte sich frühzeitig ans Werk machen. Eine gründliche Vorarbeit in den Stammdaten minimiert Fehlerquellen und so, etwas Vorlauf vorausgesetzt, kann die SEPA-Umstellung als sinnvolle Gelegenheit zur Revision aller relevanten Prozesse genutzt werden.

  1. SEPA und SAP-Updates entzerren:

Mit Blick auf die Belastungen in den IT- und Fachabteilungen sollten SEPA-Umstellung und größere Migrationen oder SAP-Upgrades entzerrt werden. Die Entscheidung, ein SAP-Upgrade zurückzustellen und zunächst nur die SEPA-Fähigkeit herzustellen, kann den Arbeitsaufwand überschaubar halten. SAP Support Packages beziehungsweise SAP-Hinweise für die Sicherstellung der SEPA-Konformität in SAP-Umgebungen sind für alle SAP-ERP-Versionen ab 4.6c verfügbar. Mindestvoraussetzung für die SEPA-Überweisung ist Release-Stand 4.6C, für die SEPA-Lastschrift gilt seit Anfang des Jahres der Release-Stand 4.6c.

  1. SEPA-Beauftragten benennen:

Im Bereich Organisation empfiehlt es sich, einen SEPA-Beauftragten zu benennen. Dieser hält mit den Hausbanken Kontakt und überwacht die Erneuerung der Mandate. Prüfverfahren und Testläufe sind unerlässlich und dabei wird auch das Feedback der Banken benötigt – man sollte also möglichst nicht bis 2014 warten. Zuviel Gelassenheit wird in diesem Bereich wohl mit erhöhten Transaktionskosten, großer Hektik durch fehlerhafte Zahlungen und den Verlust von Vertrauen bei Partnern und Banken bestraft werden.

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