Die Analytik-Fehler der KMUs

9. August 2013 von Ralf Haaßengier 0

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“Viele haben noch gar nicht realisiert, wie schnell man heute Business Intelligence im Mittelstand betreiben kann”, sagt Holger Behrens, Vorstand der cormeta AG. (Foto: cormeta)

“Hier überwacht der Chef noch selbst” – dieses Prädikat trifft sicherlich auf viele mittelständische Unternehmen (KMU) zu. Was sich auf den ersten Blick positiv liest, erweist sich in der Realität oft als Hemmschuh. Zu viele Rohdaten müssen gesichtet werden, deren Auswertung zu viel Zeit kostet. Da die Unternehmensführung im Mittelstand in der Regel stark in den Betrieb eingebunden ist, werden Entscheidungen oft aus dem Bauch heraus getroffen. Das mag in vielen Fällen funktionieren. Ist aber Schnelligkeit gefragt, entpuppen sich schlecht ausgewertete Daten als Chancenkiller.

Gerade im Mittelstand gibt es einen hohen Innovationsdruck. Eine detaillierte Geschäftsanalyse wäre hier hilfreich. Die Frage lautet daher: Wie können KMU Fortschritte bei Geschwindigkeit, Wettbewerbsfähigkeit, Effizienz und Entscheidungsgenauigkeit machen? Das sind gleich vier Wünsche. Für präzisere Entscheidungen etwa braucht es viele Daten. Nur ist dann wieder die mangelnde Geschwindigkeit ein Problem. Die Unternehmensführung hat keine Zeit, sich durch Rohdatenberge zu arbeiten. Dazu kommt, dass sie von der Mithilfe der IT-Abteilung abhängig ist. Viele Mittelständler binden mit dem „Datensammeln“ unnötig Kräfte, die dann nicht zu ihren Kernaufgaben kommen.

Unaufbereitete Rohdaten sind nutzlos

Doch das Problem geht tiefer. Durch den enormen Zeitaufwand beschränken sich Zahl und Vielfalt der Berichte – meist fordert das Management nur einige wenige davon und zu festen Zeiten. Ein weiteres Manko: Es werden nicht alle Prozesse abgebildet und mit der Aktualität hapert es oft auch. Genauso schlecht ist es, wenn Daten aus Zeitmangel erst gar nicht aufbereitet werden. „Meist erfolgt überhaupt keine echte Aufbereitung der Daten, lediglich eine Auflistung“, erklärt Holger Behrens, Vorstand der cormeta AG. „Generell kann man sagen, dass mittelständische Betriebe zwar Daten vorhalten, aber noch lange keine ‚mundgerechten’ Informationen, aus denen sie Erkenntnisse für strategische Entscheidungen gewinnen können.“ Und der Manager weiß, wovon er redet, denn der SAP-Channel-Partner ist seit über 20 Jahren auf Software-Lösungen für mittelständische Unternehmen spezialisiert – mit den Schwerpunkten technischer (Groß-) Handel sowie Prozessindustrie (Nahrungsmittel und Pharma) und Textilwirtschaft.

Die KMU werden von Rohdaten erschlagen, die sie lesen und deuten müssen. Das schlägt sich auf Flexibilität und Unternehmensstrategie nieder. Ein Teufelskreis. Entweder, Firmen richten interne oder extern beauftragte Controlling-Abteilungen ein oder sie erleichtern sich die Geschäftsanalyse auf andere Weise.

„Viele haben noch gar nicht realisiert, wie schnell man heute Business Intelligence im Mittelstand betreiben kann, um aussagekräftige Charts und Kennzahlen zu erhalten“, so Behrens. Im Sinn hat er hier eine Softwarelösung, die sich nicht nur auf Standardreports beschränkt: „Der Chef und jede Abteilung könnten zu jeder Zeit ihre Reports und Analysen selbst generieren. An einem ordnenden Werkzeug in Form einer Business-Intelligence-Lösung führt kein Weg vorbei.“

Überblick über Nutzen der Investition in Business Intelligence fehlt

Wer in einem Unternehmen mit der Wahl konfrontiert wird, mehr Personal einzustellen oder eine Software einzuführen, fragt unweigerlich nach den Ausgaben. In seinen Augen ist dies ein Grund für die zögerliche Haltung bei mittelständischen Unternehmen, umfassende Business Intelligence zu betreiben. „Meist können mittelständische Betriebe die Messbarkeit der Investition nicht überblicken. Wichtig ist, dass man die Vorteile einer modernen Geschäftsanalyse konsequent nutzt. Überspitzt ausgedrückt: Was kostet mehr, drei Werkstudenten oder ein System, das den Verantwortlichen die benötigten Infos zu jeder Zeit und beliebig oft nach ein paar Minuten ausspuckt?“ erklärt Behrens.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: SAP BusinessObjects mit Daten füttern

Auch die Angst vor zu viel Komplexität will der cormeta-Vorstand seinen Kunden nehmen: „Mit den aktuell verfügbaren Lösungen wie SAP BusinessObjects kann jeder unkompliziert Geschäftsanalyse betreiben. Das Portfolio an individuellen Analysen und Reports erstellt der Dienstleister zusammen mit den Kunden. Eine moderne Business-Analyse-Software sollte sich flexibel anbinden lassen, damit sie verschiedene Datenquellen aus sämtlichen Unternehmensbereichen anzapfen kann. Nicht jedes Unternehmen bietet jedoch die gleiche Ausgangssituation. Der gemeinsame Nenner ist handelsübliche PC-Hardware. „Darüber hinaus kommt es uns nur auf die Datenquellen an. Wir können SAP BusinessObjects aus verschiedenen Datenquellen füttern. Ob Zahlen nun aus Excel-Sheets oder einem ERP-System stammen, spielt keine Rolle“, erläutert Behrens.

cormeta selbst bietet SAP-Business-All-in-One-Lösungen wie Tradesprint an, das für den Großhandel gedacht ist. Mit Tradesprint und anderen ERP-Systemen lassen sich schon vereinfachte Reports erstellen. In Kombination mit SAP BusinessObjects ist zudem eine tiefgreifende Geschäftsanalyse möglich. Analysen lassen sich damit in Echtzeit durchführen. So ist das Management stets aktuell informiert. Die frühzeitige Analyse erlaubt ein rechtzeitiges Eingreifen und Gegensteuern. Beim Gewinnen von Informationen aus Rohdaten kommt es besonders auf eine übersichtliche Darstellung an. Auch das Arbeiten in gewohnter Umgebung etwa mit Microsoft Office sollte weiter möglich sein. So lassen sich etwa Dashboards leicht in Powerpoint-Präsentationen einbinden.

Kommentare auf Facebook analysieren

Bevor sich ein KMU für eine Geschäftsanalyse via SAP BusinessObjects entscheidet, möchte es natürlich wissen, was damit alles möglich ist. „Die Präzision der Entscheidungen erhöht sich, denn die Vielfalt der abfragbaren Informationen ist enorm. Standardabfragen sind ebenso möglich wie Analysen von Kundenstrukturen, die durchschnittliche Dauer von Warenlieferungen und dergleichen mehr“, sagt Behrens. Sogar Textanalysen sind damit verknüpfbar, also das Suchen nach Feedback in Social-Media-Netzwerken wie Facebook oder in Online-Handelsplattformen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Die Vorteile von Predictive Analytics

Gut ist auch, dass sich die Geschäftsanalyse mobil erledigen lässt. Gerade auf Managementebene lassen sich Entscheidungen so viel schneller treffen. Ein Beispiel: Der Chef befindet sich in Preisverhandlungen bei einem Zulieferer und braucht schnell gewichtige Argumente? Auf dem Smartphone oder Tablet-PC findet er dazu übersichtlich aufbereitete Informationen aus der Produktion, dem Vertrieb oder dem Einkauf noch während des Meetings vor. Ob Android- oder Apple-Geräte spielt keine Rolle.

Mit schnellen Analysen eigene Schwächen erkennen

Wenngleich ein direkter Zugriff auf die Daten zeitliche Vorteile birgt, geht es immer noch etwas besser. Ob von der Niederlassung aus oder von unterwegs: Man möchte Ergebnisse sofort sehen. Komplexe Verarbeitungen – Stichwort Big Data – dauern ihre Zeit. Die Schnelligkeit der Prozessoren und ihre Fähigkeit, eine riesige Datenmenge zu verarbeiten, haben dazu geführt, dass Festplattensysteme nicht mehr hinterherkommen. Es ist also besser, wenn die Daten bereits im RAM vorliegen. Alle Daten dorthin zu laden, um sie sofort verarbeiten zu lassen, ist heute mit In-Memory-Lösungen möglich. So sind Simulationen und Prognosen möglich, also alles, was unter Predictive Analytics fällt. Ein großer Vorteil, wenn es darum geht, verschiedene Strategien und Entscheidungen im Vorfeld daraufhin zu prüfen, ob damit die anvisierten Unternehmensziele erreichbar sind. „Anhand der schnellen Analysen kann ein Betrieb seine Schwächen erkennen, ausmerzen und der Konkurrenz gestärkt gegenübertreten“, resümiert Behrens.

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