Die Grenzen der Planung

Feature | 30. April 2008 von admin 0

Was sind Besonderheiten von Geschäftsprozessen in Krankenhäusern?

Krahmer: Auf den ersten Blick unterscheidet sich ein Krankenhaus eigentlich nicht grundlegend von einem Produktionsunternehmen. Wenn man die Abläufe als Prozessketten betrachtet, dann gibt es hier wie dort verschiedene Stationen, an denen bestimmte Aktionen durchgeführt werden. Und je nachdem, wie gut oder schlecht der Prozess organisiert ist, verändern sich die Durchlaufzeiten.

Die Besonderheit in Krankenhäusern ist, dass die „Werkstücke“ Menschen sind und eine Eigendynamik haben. Bei allem, was wir tun, steht der Patient im Mittelpunkt. Unsere Herausforderung liegt deshalb darin, sowohl mit planbaren als auch mit nicht planbaren Ereignissen richtig umzugehen.

Welche Ereignisse können Abläufe durcheinander bringen?

Krahmer: Es lässt sich zum Beispiel nicht vorhersagen, wie viele Notfallpatienten an einem Tag mit welchen Beschwerden in ein Krankenhaus kommen. Deshalb müssen Kliniken Kapazitäten vorhalten – auch wenn dies zusätzliche Kosten verursacht. Im Normalbetrieb kommt es vor, dass ein stationärer Patient einen geplanten Untersuchungstermin innerhalb des Hauses nicht wahrnehmen kann, weil es ihm plötzlich schlechter geht.

Natürlich treten ähnliche Probleme auch in der Industrie auf, etwa wenn eine Maschine unerwartet ausfällt und die Produktion umorganisiert werden muss. Aber die Betrachtungsweise für Warenströme greift zu kurz, wenn es um Menschen geht.

Welchen Beitrag leistet IT für das Management von Krankenhäusern?

Krahmer: Die IT unterstützt vor allem das effiziente Ablaufmanagement in Krankenhäusern, etwa in der Logistik. Aber man darf die Rolle der IT auch nicht überbewerten, die wichtigsten Herausforderungen sind nicht technologischer Natur. So sollten einweisende Ärzte und Krankenhäuser ihre Arbeit noch besser aufeinander abstimmen. Aufwändige Diagnosen würden dann nicht doppelt durchgeführt, Patienten würden nicht wegen mangelnder Voruntersuchungen die Notaufnahme blockieren. Außerdem müssen im Gesundheitswesen im Hinblick auf Patientenschutz und Haftungsfragen vielfältige inhaltliche Standards sichergestellt werden, etwa bei Operationen oder Diagnoseverfahren.

Und schließlich geht es immer um Budgets und um die Frage, wer welche Leistung wie abrechnen kann und muss. Die IT im Gesundheitswesen ist von diesen Faktoren abhängig.

Ermöglicht IT in Krankenhäusern echte Prozessinnovationen?

Krahmer: Innovative Prozesse in unserer Branche sind meistens getrieben durch Fortschritte in der Medizin. Abseits der rein medizinischen Neuerungen gilt: Kosten und rechtliche Vorgaben, die Grundherausforderungen für jede Klinik, erzeugen den Druck, Prozesse zu verändern.

Wir befinden uns in einem Spannungsfeld. Auf der einen Seite sollen Krankenhäuser als wirtschaftlich handelnde Einheiten auftreten und wie Unternehmen geführt werden. Auf der anderen Seite sollen sie sich aber auch individuell um jeden einzelnen Patienten kümmern.

Hier ist die Frage, welche IT-Lösung welchen Nutzen bringt. Man kann in einem Krankenhaus an vielen Stellen Standardsoftware einsetzen – etwa in der Logistik und im Controlling. Aber es gibt Grenzen, zum Beispiel bei der Materialverbrauchsrechnung. Hier lassen sich nicht sinnvoll alle möglichen Einflussgrößen erfassen wie bei einer Fertigungsstraße. Das muss die Software berücksichtigen.

Wie können Anwendungen den Anforderungen von Kliniken gerecht werden?

Krahmer: Ich glaube, dass wir mit der aktuellen Software bereits über grundsätzlich geeignete Plattformen verfügen. Allerdings müssen die Lösungen für die Praxis an die Gegebenheiten der Branche und einzelner Häuser angepasst werden. Die Bandbreite reicht dabei von kleinen Spezialkliniken, die möglichst viele Abläufe komplett elektronisch integrieren wollen, bis zur papiergeführten Einzelpraxis.

Häufig fehlen nur kleine Details, um die Software optimal einsetzen zu können. Um diese Kluft zwischen Software-Entwicklern und Praktikern zu schließen, engagiert sich das Universitätsklinikum Mannheim in der Enterprise Service Community von SAP für das Gesundheitswesen.

Wir haben mit Kollegen aus der Branche und Experten von SAP erarbeitet, welche ergänzenden oder modifizierten Services Krankenhäuser für ihre Geschäftsprozesse benötigen. Die Ergebnisse unserer Arbeitsgruppe hat SAP im Enhancement Package 3 für SAP ERP berücksichtigt, das entsprechende Funktionalitäten bereitstellt.

Welche Funktionen sind das beispielsweise?

Krahmer: Mit der Funktionalität aus dem Enhancement Package 3 von SAP werden Krankenhäuser besser in der Lage sein, nachgelagerte Prozesse auch ohne vollständig erfasste Stammdaten anzustoßen. Das ist ein wichtiges Problem, das wir angepackt haben. Wenn Patienten im Krankenhaus aufgenommen werden, können viele nur unvollständige Angaben machen, etwa zur Diagnose oder ihrer Krankengeschichte. Manche sind aufgrund ihres Gesundheitszustands zu gar keiner Auskunft fähig. Die Verwaltung des Krankenhauses wird in diesen Fällen mit unvollständigen Datensätzen konfrontiert. Sie kann aber nur mit komplett erfassten Stammdaten die Aufnahmetransaktion abschließen, dem Patienten eine Nummer im ERP-Kernsystem der Klinik zuweisen und nachgelagerte Prozesse starten.

Ist ein Notfallpatient nicht erfasst, können zum Beispiel die Aufkleber für Blutanalyse-Röhrchen nicht ausgedruckt werden – das Sub-System im Labor benötigt hierfür die Patientennummer aus dem Kernsystem. Die vollständige Kennzeichnung der Röhrchen ist jedoch Voraussetzung dafür, die Blutprobe automatisch auszuwerten und die Ergebnisse danach wieder dem Patienten zuzuordnen.

Auch bei stationären Patienten ist die Weiterleitung von Stammdaten wichtig, zum Beispiel beim Essen. Dahinter steht ein weiteres Sub-System, das für die Patientenverpflegung mit Einkauf, Logistik und Zubereitung zuständig ist. Dieses System braucht Angaben, dass ein bestimmter Patient existiert und auf welcher Station er liegt. Außerdem muss festgelegt werden, welche Verpflegung der Patient bekommen soll, etwa Diätkost. Am Aufnahmetag fängt die Küche allerdings schon morgens an, das Essen für den Mittag zu produzieren. Die Patientennummer, mit der das Sub-System die entsprechende Bestellung anstoßen kann, ist aber zu diesem Zeitpunkt noch nicht verfügbar.

Die Stammdaten eines Patienten könnten zwar so weit wie möglich vor der eigentlichen Aufnahme hinterlegt werden. Das versuchen viele Krankenhäuser auch. Dadurch entstehen jedoch zahlreiche überflüssige Datensätze, etwa wenn Patienten vereinbarte Operationstermine kurzfristig absagen.

Wie weit lassen sich Behandlungsabläufe elektronisch organisieren und abbilden?

Krahmer: Krankenhäuser können analysieren, welche Behandlungswege sich in der Vergangenheit bewährt haben. In den heutigen IT-Systemen gibt es dafür Erfassungspunkte, die man mengenmäßig auswerten kann. Beispielsweise lässt sich so feststellen, wie viel Zeit bei einer bestimmten Standard-Operation von der Aufnahme bis zum Eingriff selbst vergeht und welche Laboruntersuchung vorgenommen wurde. Daraus werden dann effiziente Abläufe abgeleitet – allerdings nur im Rahmen der begrenzten Planbarkeit und gesetzlicher Nachweispflichten.

Für ein kurzes Zeitfenster nach der Aufnahme können Krankenhäuser noch sehr detailliert planen und versuchen, die Vorgaben auch wirklich einzuhalten. Danach nimmt die Zahl der Unsicherheiten zu, denn der Zustand des Patienten kann sich in alle Richtungen entwickeln. In dieser Phase sind Sollvorgaben immer noch sinnvoll, etwa für die Mobilisierung von Patienten. Allerdings werden hierfür nur noch Meilensteine festgelegt. An diesen Zeitpunkten überprüft das Personal den Gesundheitszustand des Patienten, um daraus weitere Maßnahmen abzuleiten. Diese Struktur lässt sich gut in einem IT-System abbilden.

In großen Krankenhäusern gibt es neben Management-Software spezialisierte Einzellösungen für verschiedene Fachbereiche. Wie lässt sich diese heterogene IT-Landschaft in den Griff bekommen?

Krahmer: Serviceorientierte Architekturen sind hierfür ein interessanter Ansatz. Zwar hat sich der Datenaustausch dank standardisierter Protokolle bereits verbessert. Aber mit einer integrativen Architektur würden sich Krankenhäuser noch viel leichter tun, die Spezial-Software einzelner Disziplinen als Services zu definieren und um ein stabiles Kernsystem herum zu gruppieren.

Ein Beispiel ist die Pränatal-Diagnostik. Für den Befund werden hier Ergebnisse von Ultraschallmessungen mit Benchmarks aus einer zentralen Datenbank im klinischen Kernsystem verglichen. Das Besondere ist, dass sich sowohl die Messparameter als auch die Benchmark-Daten von denen anderer Ultraschalluntersuchungen unterscheiden. Die spezielle Abfrage für die Pränatal-Diagnostik lässt sich als Service definieren, der dann mit dem Kernsystem kommuniziert. Diese Architektur ist natürlich flexibler und kostengünstiger, als für jeden neuen Diagnosebereich eine weitere Schnittstelle zu entwickeln.

Allerdings muss man genau definieren, wie ein Service gekapselt ist und wer bis zu welchem Punkt des Prozesses verantwortlich ist. Wenn Diagnosedaten falsch übertragen werden, stellt sich die Schuldfrage. Wer hat den Fehler gemacht? War es der Hersteller des Diagnosegeräts, des Services, des klinischen Kernsystems? Oder war es die Klinik, die für den Betrieb des Gesamtsystems verantwortlich ist?

Bei allen Diskussionen sollte man immer daran denken: Der menschliche Organismus nimmt keine Rücksicht auf wohl definierte IT-Systeme.

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