Dokumentenverwaltung ist SAP-Sache

Feature | 13. Dezember 2004 von admin 0

Nordwest Getränke löscht den Durst von etwa 9,5 Millionen Konsumenten. Ob Coca-Cola, Fanta, Sprite oder Lift – das Unternehmen füllt jährlich rund 4,1 Millionen Hektoliter Erfrischungsgetränke in 32 Millionen Mehrweg-Verpackungen ab und bringt sie über zehn Vertriebsgesellschaften in den Handel. Das 1994 gegründete Unternehmen mit Sitz in Soest ist einer von neun Coca-Cola-Konzessionären in Deutschland. Es beschäftigt insgesamt 430 Mitarbeiter an vier Standorten.
Qualitätsmanagement (QM) spielt für NWG eine entscheidende Rolle. Die Maxime lautet: “Immer im Dienst der Qualität und damit im Dienst des Kunden”. Mit Hilfe des Qualitätsmanagements gewährleistet das Unternehmen, dass die lebensmittelrechtlichen Forderungen sowie die vorgegebenen Qualitätsstandards des Franchisegebers eingehalten werden. NWG wurde 1995 erstmals nach DIN EN ISO 9002 ff. zertifiziert. In den Jahren 2001 und 2004 schloss sich die Rezertifizierung gemäß der neuen ISO-Norm DIN EN ISO 9001:2000 an.

Abschied von der manuellen Dokumentenverwaltung

Um ein effektives Qualitätsmanagement zu gewährleisten, muss das Unternehmen zahlreiche Vorschriften einhalten und Prozesse sicherstellen. Hinterlegt sind die Maßgaben in rund 2.000 Dokumenten, die NWG am Hauptsitz in Soest zentral verwaltet. Dazu gehören das QM-Handbuch, Inhaltsverzeichnisse, Geschäftsprozesse, Anweisungen und Berichte. Im gesamten Unternehmen sind 26 Mitarbeiter an der Erstellung, Prüfung, Freigabe und Verteilung der Dokumente beteiligt.
Die Dokumentenverwaltung erfolgte bislang ausschließlich manuell. Die Mitarbeiter sandten alle relevanten Unterlagen jeweils in Papierform an die zentrale Freigabestelle, die sie anschließend an die einzelnen Standorte verteilte. Diese Praxis kostete viel Zeit und war auch organisatorisch sehr aufwändig.
Um hier Abhilfe zu schaffen, entschloss sich das Unternehmen, eine Lösung zur elektronischen Dokumentenverwaltung einzuführen. Das Ziel war es, die Mitarbeiter zu entlasten und gleichzeitig Kosten zu sparen.
Die gesuchte Lösung musste verschiedene Anforderungen erfüllen: Sie sollte die vorhandenen QM-Dokumente und die Dokumentenstruktur übernehmen, anwenderfreundlich sein und die Prozesse weitgehend absichern, etwa mit Hilfe der elektronischen Unterschrift. Aufgrund der Konformität der zu verwaltenden Unterlagen erwartete NWG zudem ein geringeres Fehlerrisiko von der Software.

Vollständige Integration in die SAP-Landschaft

NWG sichtete die Anwendungen unterschiedlichster Anbieter und entschied sich schließlich für das SAP Dokumentenverwaltungssystem (SAP DVS). Für die Lösung sprach, dass sie den Anforderungskatalog des Unternehmens erfüllte und sich problemlos in das bestehende SAP-R/3-System einbinden lassen würde. Als Implementierungspartner beauftragte der Coca-Cola-Konzessionär die actum consulting Unternehmensberatung, mit der er seit drei Jahren zusammenarbeitet. Ausschlaggebend hierfür waren die langjährige SAP-Erfahrung des Dienstleisters sowie sein Know-how im Bereich der Getränkeindustrie. Im Rahmen des SAP-DVS-Projekts lieferte actum sämtliche Leistungen aus einer Hand, von der Beratung über die Konzeption, Implementierung und Inbetriebnahme der Lösung bis hin zur Schulung und Dokumentation.

Alle Anforderungen erfüllt

SAP DVS

SAP DVS

Anfang 2003 erfolgte der Projektstart. actum implementierte SAP DVS auf Basis von SAP R/3 4.6C und passte die Lösung an die Abläufe von NWG an. Die Hauptanforderungen waren die Übernahme von Altdokumenten in die neue Dokumentenstruktur, die automatische Weiterleitung der Unterlagen per Workflow, die zeitnahe Verteilung der erstellten, geprüften und freigegebenen Dokumente sowie die hohe Benutzerfreundlichkeit des Systems. Zudem sollten wichtige Daten, wie der Name des zuständigen Mitarbeiters oder das Datum eines Vorgangs, bei der Bearbeitung der Originaldatei automatisch aus SAP heraus übertragen werden. Diese Anforderung ließ sich mit Hilfe der im SAP-Standard vorhandenen Desktop-Office-Integration lösen, die SAP-Daten in MS-Office-Dateien transferiert. Sie steht bei NWG derzeit für Word- und Excel-Dateien zur Verfügung, die den größten Teil der zu verwaltenden Dokumente ausmachen. In Kürze richtet das Unternehmen die Desktop-Office-Integration auch für VISIO-Dateien ein.
Eine weitere Anforderung an die Lösung war, dass bei der Verteilung eines Dokuments automatisch auch der Ablageort angegeben werden sollte. Gemeint ist damit die Stelle im Unternehmen, an der das freigegebene Dokument zur Verwendung durch die Mitarbeiter platziert wird, etwa in einen bestimmten Aktenordner oder an einer Maschine im Betrieb. Mit dieser neuen Funktionalität will NWG die bislang manuell geführten Listen der Ablageorte ersetzen.

Transparente Versionierung

Für eine eindeutige Historienverwaltung sollte die Lösung bei der Freigabe einer neuen Dokumentenversion der “Vorgänger”-Version automatisch einen anderen Status zuweisen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass von jedem Dokument nur eine einzige freigegebene Fassung existiert. Dank der User-Exits in der SAP-Lösung ließ sich dieser Wunsch mit relativ geringem Programmieraufwand erfüllen. User-Exits sind Erweiterungsmöglichkeiten im Standard-Programmcode, an denen Anwender unternehmensspezifisches Coding implementieren und damit die Lösung an ihre speziellen Anforderungen anpassen.
Das Projektteam bei NWG verwendete neben User-Exits auch die Erweiterungstechnik der Business Add-ins, um Arbeitsabläufe unternehmensspezifisch zu gestalten. Dazu zählt unter anderem, dass nur die letzte freigegebene Version eines Dokuments als Vorlage für eine neue Version dienen kann. Darüber hinaus werden ausschließlich freigegebene Dokumente in die komplexe Dokumentstruktur von NWG – eine Dokumentstückliste – aufgenommen. Der Austausch einer Dokumentversion gegen die neue freigegebene Version in der Stückliste erfolgt automatisch.
Mit einem speziellen Report lassen sich Listen generieren, die alle Dokumente zu einem vorgegebenen Ablageort sowie alle Ablageorte zu einem bestimmten Dokument aufführen. Auf diese Weise kann das Unternehmen leicht nachvollziehen, wann und wohin ein freigegebenes Dokument verteilt wurde.

Zukunftsweisendes Werkzeug

Der Produktivstart mit der letzten Ausbaustufe des SAP DVS erfolgte Anfang 2004. Da die Lösung vollständig in das existierende SAP-Umfeld integriert und die geforderte Funktionalität im SAP-Standard abgebildet wurde, sind Investitionen geschützt, und die Folgekosten für Wartung, eventuelle Erweiterungen oder Upgrades bleiben gering.
“Wir sind froh, dass wir uns für das SAP DVS und die actum consulting als Partner entschieden haben”, zieht Anita Schmidt, die Leiterin Umwelt- und Qualitätsmanagement bei NWG, eine positive Bilanz. “Die reibungslose Zusammenarbeit unserer Mitarbeiter mit den Beratern von actum hat maßgeblich zum Erfolg des Projekts beigetragen.”
Nicht nur intern, sondern auch extern kommt SAP DVS gut an. Auditoren beispielsweise bewerten die Lösung als zukunftsweisendes Instrument im Bereich der Dokumentenlenkung.

Ralf Löbbecke

Ralf Löbbecke

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