E-Billing auf dem Vormarsch

Feature | 22. August 2005 von admin 0

Der inzwischen mit dem Internet vertraute Kunde steht Online-Rechnungen aufgeschlossen gegenüber. “Wir haben bei einer Befragung ermittelt, dass 58 Prozent der Web-Nutzer die elektronische Zusendung der postalischen vorziehen”, berichtet Michael Frauen, Geschäftsführer des Softwarehauses StreamServe. Als Hauptgrund wird die vereinfachte Handhabung elektronischer Dokumente gegenüber der klassischen Briefform genannt. Dabei profitieren Unternehmen von einem Dominoeffekt. Denn wer die technischen Voraussetzungen für E-Billing aufbaut, wird schnell feststellen, dass sich damit zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten in der Geschäftskommunikation erledigen lassen. So ist es dann auch möglich, beispielsweise Versanddokumente, Kundenmailings zur Vertriebsunterstützung oder Gehaltsabrechnungen problemlos digital aufzubereiten und online zu versenden. Mit ein und derselben Technologie wird somit ein breites Einsatzfeld für eine effiziente Geschäftskommunikation abgedeckt.

Kostenvorteile

Vor allem sprechen wirtschaftliche Argumente für Online-Rechnungen. Nach Analysen von Professor Bernd Skiera vom Lehrstuhl für Electronic Commerce an der Universität Frankfurt am Main erzeugt jede vierte Zahlungsmitteilung Kosten zwischen zehn und 60 Euro, fast jede zweite immerhin noch bis zu zehn Euro. Gleichzeitig wurde in der Untersuchung ermittelt, dass eine elektronische Rechnung im Durchschnitt Aufwendungen von lediglich zwei Euro verursacht.
Das bestätigt auch Wolfgang Joa von der Dynevo GmbH, dem Mediendienstleister im Bayer-Konzern: “Eine Rechnung kostet bei uns in der herkömmlichen Erstellung zwischen zwei und vier Euro. Darin enthalten sind die Aufwendungen für Druckdatenaufbereitung, Druck, Kuvertierung und Porto.” Joa, der als Produktmanager im Bereich Business Document Services arbeitet, bestätigt: “Mit der elektronischen Versendung entfallen diese Erstellungskosten, so dass man pro erstellter Rechnung bis zu 50 Prozent einsparen kann.” Gleichzeitig nennt er einen weiteren Vorteil, der positiv den Cashflow beeinflusst: “Da sich die Versand- und Empfangszeiten wesentlich verkürzen, werden die Forderungen auch schneller beglichen.”
Rund 130.000 E-Billing-Dokumente will Dynevo, das Unternehmen der Bayer Business Services GmbH, im Jahr 2005 im Auftrag seiner Kunden versenden. Sie werden auf Basis einer Lösung des Softwareherstellers Authentidate mit einer elektronischen Signatur und einem Zeitstempel versehen, um die Ansprüche des Gesetzgebers zu erfüllen. “Momentan konzentriert sich das E-Billing auf Europa, da es dafür bislang weltweit noch keinen einheitlichen rechtlichen Standard gibt”, erläutert Joa. Aber er ist zuversichtlich, dass die Beschränkungen fallen. “Interessant wird es, wenn beispielsweise in China demnächst die gesetzliche Basis für E-Billing geschaffen wird.”

Dokumente aus Rohdaten

Um eine umfassende Strategie zur Geschäftskommunikation zu verwirklichen, die sowohl elektronische Rechnungen als auch den klassischen Dokumentenversand über Papier in einem ganzheitlichen Ansatz vereinigt, empfiehlt sich eine spezialisierte und mit SAP-Anwendungen nahtlos kooperierende Lösung wie die Business Communication Platform (BCP) von StreamServe. Sie erstellt zentral Dokumente, indem sie Informationen und Daten aus den verschiedenen Anwendungssystemen, die Geschäftsprozesse im Unternehmen erledigen, zusammenführt. Zudem konvertiert sie die Dokumente in die erforderlichen Druckformate oder elektronischen Formate und erledigt den Versand über entsprechende Kommunikationskanäle, wie Druckzentrum, Fax, E-Mail oder an mobile Endgeräte. Die BCP greift dafür über verschiedene zertifizierte Standardschnittstellen für Output-Daten und Formulare auf SAP NetWeaver oder auch ältere SAP-R/3-Anwendungen zu.
Um Dokumente aus SAP-Lösungen zu erstellen, werden dabei lediglich unformatierte Transaktionsdaten, so genannte Rohdaten, aus SAP-Anwendungen an die Business Communication Platform zur weiteren Verarbeitung und Verteilung geleitet. Aufgrund der automatisierten Auswertung dieser Daten ist es möglich, ohne weitere manuelle Zwischenschritte Standarddokumente in hochwertigem und einheitlichem Layout herzustellen und über beliebige Kommunikationskanäle zu verteilen.
Auch vermag die BCP grafische Optimierungen von vorformatierten SAPscript-Dokumenten zu leisten, zum Beispiel um Logos auszutauschen, Grafiken, Barcodes oder Textelemente einzufügen oder andere in SAPscript nur aufwändig realisierbare Anpassungen vorzunehmen. Dies wird möglich, weil mittels der SAPGOF-Schnittstelle das formatierte Dokument an BCP übergeben wird. Hier lassen sich dann auch die entsprechenden Anpassungen in einem bereits vorformatierten SAP-Dokument sehr komfortabel durchführen.
StreamServe BCP ist zudem in der Lage, aktiv mit SAP-Applikationen Daten auszutauschen, beispielsweise über SAP IDocs, einem SAP-Standardformat zum elektronischen Datenaustausch, oder SAP BAPIs, über die externe Anwendungen auf Daten im SAP-System zugreifen können. Die Umwandlung von fast beliebigen Formaten in SAP IDocs und umgekehrt ermöglicht die Kommunikation mit Nicht-SAP-Lösungen von Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern, die außerhalb der Reichweite der internen IT liegen und sich nicht ohne weiteres über EAI-Lösungen einbinden lassen. StreamServe BCP bietet auch die Möglichkeit, XML-basierte und mit SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (SAP NetWeaver XI) erzeugte Mitteilungen zu empfangen und diese in Formate beispielsweise für Print- oder PDF-Dokumente zu übertragen.

E-Billing im Zusammenspiel

Rechnungen werden üblicherweise als Batchjobs aus SAP zur Druckverarbeitung ausgegeben. Die Einbeziehung elektronischer Kanäle zum Rechnungsversand ist gerade bei hohen Volumina und unterschiedlichen Kundengruppen keine einfache Aufgabe. Denn nur ein Teil der Rechnungsempfänger ist im Stande oder willens, elektronische Rechnungen zu empfangen, während andere weiterhin über Papierrechnungen versorgt werden müssen. Um bei der Erstellung von Rechnungsdokumenten, die typischerweise in Massendruckprozessen unter sehr engen zeitlichen Restriktionen erfolgt, flexibel zu bleiben, sind spezialisierte Lösungen notwendig.
StreamServe BCP bietet die erforderlichen Leistungen, um ein E-Billing-Konzept in der Praxis umzusetzen, indem es die von der SAP-Anwendung angestoßene Rechnungserstellung klar von der eigentlichen Produktion des Rechnungsdokuments im gewünschten digitalen oder papierbasierten Zielformat trennt. Somit müssen innerhalb der SAP-Lösung in beiden Rechnungsläufen keine Änderungen vorgenommen werden. Stattdessen werden die Rechnungen im identischen Batchlauf wie bei der reinen Print-Ausgabe statt an einen echten Drucker an BCP übergeben. StreamServe BCP erledigt dann eigenständig die Transformation der SAP-Rohdaten in ein vollwertiges Rechnungsdokument. Das Zielformat und der Distributionskanal für den Empfänger jeder einzelnen Rechnung werden anhand von Kommunikationsprofilen identifiziert. Somit ist es möglich, selbst in einem Batchlauf für den Massendruck von Anschreiben jeden Empfänger individuell zu bedienen, und mit ihm sowohl im Hinblick auf Dokumenteninhalt als auch auf Kommunikationskanal personalisiert zu kommunizieren.
Die Integration der externen Kommunikationslösung mit den SAP-Anwendungen wird durch umfassende Kontroll- und Protokollierungsmechanismen der StreamServe BCP abgerundet. Mit ihnen wird sicher gestellt, dass im SAP-System stets aktuelle Informationen über den Status von Ausgabeaufträgen verfügbar sind. Über entsprechende zertifizierte Schnittstellen übermittelt StreamServe BCP Informationen etwa über fehlgeschlagene Druckaufträge in das SAP-System. So werden Sachbearbeiter, die eine Dokumentenausgabe initiiert haben, unmittelbar über Ausgabeprobleme benachrichtigt. Dies erzeugt eine umfassende Transparenz, erhöht die Zuverlässigkeit und minimiert das Risiko fehlgeschlagener Vorgänge beziehungsweise verschollener Dokumente. – Auf diese Weise lässt sich E-Billing realisieren, ohne die Prozesse in der SAP-Lösung antasten zu müssen.

Stephan Vanberg

Stephan Vanberg

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