E-Government beschleunigt Verwaltungsprozesse

Feature | 22. Dezember 2004 von admin 0

Die staatlichen Aufgaben werden sich in den nächsten Jahren stark verändern. Im Rahmen dieser Umstellung müssen sich Behörden zu Serviceorganisationen wandeln, deren Leistungen rund um die Uhr online abrufbar sind. Martin Barnreiter, Analyst bei Pierre Audoin Consultants (PAC), rechnet für den öffentlichen Sektor in Deutschland bis 2008 mit einer durchschnittlichen jährlichen Steigerung der gesamten IT-Ausgaben von zwei bis drei Prozent. „Der Markt wächst also beständig, wenn auch nicht enorm“, so Barnreiter. Angesichts leerer Haushaltssäckel investiere die öffentliche Hand in neue Informationstechnologien, vorwiegend um Kosten zu sparen. „Das geht aber nur über effiziente und damit automatisierte Prozesse bei gleichzeitig verbesserter Servicequalität“, weiß Barnreiter. Deshalb müssen E-Government-Angebote künftig „nach den Prinzipien des E-Business“ ausgebaut werden, wie ein Strategiepapier des Weißen Hauses die Richtung für die US-Verwaltungen vorgibt.

Differenzierung ist angesagt

Der scheinbar homogene Begriff „E-Government“ ist dabei vielschichtig und entzieht sich einer einheitlichen Definition. Er umfasst die verschiedenen Prozesse zwischen dem öffentlichen Sektor (Regierung/Verwaltung) und dem Bürger (Government to Citizen, G2C), zwischen Verwaltungen (Government to Government, G2G) und zwischen dem öffentlichen Sektor und der Wirtschaft (Government to Business, G2B). Die einzelnen Anwendungsfelder reichen dabei vom Online-Informationsservice über verschiedene Möglichkeiten der Kommunikation (E-Mail oder Forum) bis zu Transaktionen mittels Formularlösungen (Anträge via Internet etc.).

Für Horst Müller, Autor der Studie „E-Government 2004“, ist deshalb eine standardisierte Definition „auch gar nicht erforderlich“. Vielmehr kommt es darauf an zu erfassen, „welche Änderungen die fortschreitende Durchdringung des öffentlichen Sektors mit Informationstechnik (IT) bewirken soll.“ Hier warnt der US-Experte Jim Carroll davor, E-Government mit ausschließlich Internet-basierter Kommunikation gleichzusetzen. Ähnlich wie in der Privatwirtschaft müssten Verwaltungen eine Mehrkanal-Strategie verfolgen und neben Internet und E-Mail selbstverständlich auch Möglichkeiten für den telefonischen oder persönlichen Kontakt anbieten. Kein Unternehmen sollte genötigt werden, nur „online mit der Verwaltung in Kontakt zu treten. Besonders für Hilfe und Beratung ist häufig der persönliche oder telefonische Kontakt wünschenswert“, sagt auch eine G2B-Untersuchung von ibi Research. Stehen mehrere Kanäle zur Verfügung oder sind mehrere Verwaltungsinstitutionen an einem Angebot beteiligt, so ist es wichtig, die Informationen aus den verschiedenen Kontakten beziehungsweise Kontaktkanälen zusammenzuführen.

Effiziente Verwaltung im Portal

Als erste Anlaufstelle führen Online-Portale zu den gewünschten Informationen und Dienstleistungen der Behörden und Verwaltungen. Dazu gehören Statistiken, Planungsdaten für Infrastruktur, Stadtentwicklung und Finanzen ebenso wie Informationen über Steuern, Verfahren, Regelungen und aktuelle Änderungen zu Gesetzen und Verordnungen. Sie geben Unternehmen Vergleichsdaten an die Hand, die für strategische Entscheidungen, wie etwa die Standortwahl, wichtig sind. Eine vergleichende Untersuchung, welche die Bertelsmann-Stiftung in Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen Booz, Allen, Hamilton (BAH) durchführte, ergab, dass Qualität und Quantität der über Online-Portale angebotenen Dienstleistungen im öffentlichen Sektor generell gut sind. Doch „ein großes Problem“, so heißt es in dem Bericht, „stellt die Integration der verschiedenen EDV-Systeme dar. Alle untersuchten Institutionen setzen nach wie vor eine Vielzahl unterschiedlicher und nicht kompatibler Plattformen und Technologien ein.“ Insgesamt sei allerdings ein Trend zur Standardisierung und zunehmenden Interoperabilität von Anwendungen und Systemen zu erkennen. PAC-Analyst Barnreiter sieht daher den entscheidenden Ansatz für erfolgreiches E-Government darin, „verschiedene Portale in einer Behörde zu konsolidieren und auf eine einheitliche Plattform zu stellen, so dass die Prozesse von den Portalen in die einzelnen Anwendungen im Backend durchgängig elektronisch basiert sind.“ Eine erfolgreiche Einführung von E-Government setzt überdies voraus, dass Prozesse und Strukturen reorganisiert, Kundenbindungskonzepte eingeführt sowie Content-Management-Systeme und wirksame Personalführungssysteme aufgebaut werden.
Weltweit werden indes auf allen Ebenen des öffentlichen Sektors sehr unterschiedliche Ansätze zur Umsetzung von E-Government verfolgt – so ein weiteres Ergebnis der Bertelsmann-Studie. Systemlandschaften müssen also flexibel und vielseitig ausgerichtet sein, um den reibungslosen Kontakt sowie den Datenaustausch mit anderen Systemen sicherzustellen. Die SAP liefert mit SAP for Public Sector eine auf der zukunftssicheren Integrations- und Applikationsplattform SAP NetWeaver basierende E-Government-Lösung, die den kompletten Prozess vom Aufbau eines Portals für den Internetauftritt bis zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und Backoffice-Systeme umfasst.

Sparpotenziale ausschöpfen

Einsparpotenziale für die öffentliche Hand sehen Experten vor allem im Government-to-Business-(G2B)-Bereich, denn Unternehmen müssen regelmäßig Daten melden oder Genehmigungen einholen. Umgekehrt führen Behörden nicht nur Verwaltungsakte aus, sondern sind bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen selbst unternehmerisch tätig. Ziele von G2B-Initiativen sind, Auflagen für Unternehmen abzubauen, einen einheitlichen Zugang zu Informationen zu schaffen und mittels E-Business den Austausch von Daten und Informationen zu ermöglichen. Die elektronische Abwicklung von Verwaltungsprozessen bringt für Wirtschaft und Verwaltung einen schnellen Nutzen und hat folglich auch die höchste Verbreitung.
„Gerade im Bereich der elektronischen Beschaffung können Verwaltungen Sparpotenziale ausschöpfen, da A-, B- oder C-Güter, die gesammelt bestellt werden, schlicht billiger sind als Einzelbestellungen“, verdeutlicht Barnreiter. Allein in Deutschland stehen jährlich Waren und Dienstleistungen in Höhe von rund 250 Milliarden Euro auf den Einkaufszetteln von öffentlicher Verwaltung, Bund, Ländern und Gemeinden, und die Palette der Bedürfnisse ist vielfältig. Sie reichen von einfachen Büroartikeln über Beratung, Forschung, Entwicklung und Schulung bis zu Fahrzeugen, wie zum Beispiel Patrouillenbooten und Hubschraubern. Bis Ende 2005 will der Bund die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen vollständig auf elektronische Vergabeverfahren umstellen. Laut einem Bericht der Computerzeitschrift c’t gehen Experten davon aus, dass der Staat damit zwischen fünf und zehn Prozent seiner Ausgaben einsparen kann. Generell zeichnet sich diese Form öffentlicher Auftragsvergabe auch durch breiteren Wettbewerb sowie größere Transparenz und Verfahrenssicherheit aus. Wohl auch deshalb bescheinigt eine europaweit durchgeführte Umfrage von Capgemini den Verwaltungen, die Service-Angebote für Unternehmen „signifikant besser umgesetzt“ zu haben als die für die Bürger.
Umgekehrt können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, wenn sie elektronische Transaktionsdienste der Verwaltungen nutzen. Dazu gehören beispielsweise Genehmigungs- und Zulassungsverfahren für den Güterverkehr oder Registerauskünfte für Handels-, Gewerbe- oder Melderegister. Schon jetzt nehmen rund 58 Prozent der Unternehmen in Deutschland entsprechende Dienste wahr, wie die Berater von Bearingpoint in einer Umfrage registrierten. 18 Prozent nutzen diese Services sogar regelmäßig bis intensiv. Die Autoren der Umfrage gehen zudem davon aus, dass in den nächsten Jahren die „Nutzungsintensität von Transaktionsdiensten durch die Wirtschaft noch steigen wird.“

Strategische Investition

Jim Carroll nennt daher die Entscheidung von Behörden, in E-Government zu investieren, eine strategische. Laut Barnreiter profitieren von einer IT-gestützten Standardisierung der Geschäftsprozesse bei E-Vergabe und E-Beschaffung gleichermaßen Unternehmen sowie öffentliche Beschaffungsstellen von Ländern und Kommunen. Zeitersparnisse werden durch ständige Verfügbarkeit und direkten Zugriff auf entscheidungsrelevante Dokumente und Informationen, höhere Flexibilität bei der Erfassung, Bearbeitung und Abgabe von Angeboten sowie verbesserte Prozessgeschwindigkeit erreicht. Überdies erleichtert die Verwendung elektronischer Dokumente (Stichwort: E-Akte) die Integration in bestehende Backend-Systeme (ERP, Materialwirtschaft, Vergabemanagement). „Das verkürzt Bürokratiewege stark und hilft, Entscheidungen schneller zu treffen. Mit der Einführung der elektronischen Signatur wurde zudem ein wichtiger Schritt gemacht, um Prozesse zu vereinfachen und deren rechtssichere Abwicklung zu garantieren“, fasst der PAC-Experte zusammen. Und dennoch: „E-Government steht erst am Anfang, da muss noch einiges an Überzeugungsarbeit geleistet werden“, offenbart Barnreiter.

Weitere Informationen:

Allgemein: http://foev.dhv-speyer.de(Universität Speyer), www.iwv.ch/index.php?nav=41(Kompetenzzentrum E-Government der Berner Fachhochschule), http://europa.eu.int/information_society/programmes/egov_rd/news_entry/index_en.htm (E-Government-Initiativen der EU), www.egov-zentrum.fraunhofer.de (E-Governmentzentrum der Fraunhofer Gesellschaft), www.jimcarroll.com, www.whitehouse.gov/omb/egov/2003egov_strat.pdf (US-E-Government-Strategie)
Studien: www.admac-consult.de (E-Government 2004), www.bearingpoint.de, www.begix.de (E-Government-Studie von Bertelsmann-Stiftung und BAH), www.de.capgemini.com, www.forrester.com, www.ibi.de, www.pac-online.de,
SAP: www.sap.com/industries/publicsector/index.aspx

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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