E-Readiness optimiert Einkauf

Feature | 15. Juli 2003 von admin 0

Die Erkenntnis, dass E-Procurement – also die Beschaffung von Gütern mittels Software sowie die elektronische Verknüpfung zwischen Käufer und Lieferant (B2B-Integration) – auch für den Mittelstand enorme Einsparpotenziale im Einkauf mit sich bringt, setzt sich inzwischen nachhaltig durch. Die Unternehmensberater von Pricewaterhouse Coopers (PwC) sehen in E-Procurement sogar die wichtigste Maßnahme zur Kostenreduzierung in Unternehmen. Das Interesse am Thema wächst in mittelständischen Unternehmen daher beständig. Indikator hierfür ist unter anderem, dass die e-procure 2003 als „Fachmesse mit Kongress für elektronische Beschaffung“ unter anderem den Themenschwerpunkt „Mittelstand“ hatte.
Das Internet eröffnet dem Bereich Beschaffung zahlreiche neue Möglichkeiten. Besonders die Versorgung mit Standardmaterial, dem so genannten Maintenance Repair & Operation (MRO), ist starken Veränderungen unterworfen. E-Procurment-Anwendungen haben vor allem ein Ziel: Sie sollen den Zeitaufwand für die Bestellung dieses nicht direkt für die Produktion eingesetzten und in der Regel geringwertigen Materials verringern. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass mittelständische Firmen fit für den elektronisch basierten Geschäftsverkehr sind.
Forscher des Lehrstuhls für Investitionsgütermarketing und Beschaffungsmanagement der Universität Stuttgart konstatierten bei einer Befragung von rund 130 Unternehmen aus der mittelständischen Zuliefererindustrie zur „E-Readiness“, dass immer noch rund 75 Prozent aller Bestellungen auf klassischen Wegen wie Brief, Fax oder Telefon entgegengenommen werden, die restlichen 25 Prozent auf elektronischem Weg. Eine ernüchternde Bilanz. Zu ähnlichen Ergebnissen kommt eine aktuelle Berlecon-Studie, die vom Bundeswirtschaftsministerium (BMWI) in Auftrag gegeben wurde. Eine Befragung von über 800 Betrieben ergab, dass erst 39 Prozent der kleinen und mittleren Betriebe (hier: zwischen 100 bis 499 Beschäftigte) Daten elektronisch austauschen.
Laut der Studie „E-Procurement im Mittelstand“ nutzen zurzeit 17 Prozent ein E-Procurement-System, 13 Prozent befinden sich in der Einführung, wobei Desktop Purchasing-Systeme vorherrschen. Damit hätten zwar nur 30 Prozent der SMBs entsprechende Systeme eingeführt, doch kommt die Studie zu einer Reihe von aufschlussreichen Ergebnissen. Hauptgründe, die für den Einsatz von E-Procurement sprechen, sind für die Befragten die Nutzenerwartung (50 Prozent) sowie der Kostendruck (37 Prozent). Als größte Hemmnisse zur Nutzung eines E-Procurement-Systems gaben die befragten Mittelständler ihre spezifische Bedarfssituation und die fehlenden (technischen) Voraussetzungen an.

E-Procurement hilft sparen

Die von der PricewaterhouseCoopers durchgeführte Untersuchung „Wegweiser Katalogmanagement“ kommt zu dem Ergebnis, Online-Kataloge seien das Herzstück der elektronisch basierten Beschaffung sowie entscheidender Erfolgsfaktor für alle am Beschaffungsprozess Beteiligten.
Für mittelständische Betriebe, die sich für die Einführung eines E-Procurement-Systems entschieden haben, ist entscheidend, dass auf der Basis ausgereifter Technologien eine kostengünstige Standardsoftware verwendet werden kann. Mit dieser können auf der Grundlage von gängigen Standardformaten wie beispielsweise BMECat oder dem von SAP entwickelten Open Catalog Interface (OCI) Daten zwischen Unternehmen einfach ausgetauscht und abgeglichen werden.
Bei der Einführung von E-Procurement sind jedoch nicht allein technische Aspekte und technologische Voraussetzungen entscheidend. Oft unterscheiden mittelständische Firmen in ihren Beschaffungsprozessen kaum zwischen C-Artikeln und den strategisch ungleich wichtigeren A- und B-Artikeln. Der Einkauf eines strategisch wichtigen Produkts ist um ein Vielfaches komplexer als die Bestellung eines Bleistiftes. C-Artikel wie Büromaterialien, IT-Hardware oder Dienstleistungen sind Güter, die für den Produktionsprozess in einem Unternehmen strategisch keine Bedeutung haben und in das Endprodukt nicht eingehen. Sie haben zwar einen relativ geringen Wert, doch sind die Prozesskosten für die Beschaffung deswegen besonders hoch, weil sie zwischen 50 und 70 Prozent aller Beschaffungsvorgänge in einem Unternehmen ausmachen.
Die Beschaffung von C-Artikeln geschieht in der Regel durch standardisierte Online-Kataloge. In diesen werden nicht nur alle Informationen zu Produkten und Dienstleistungen zentral bereitgehalten, sondern standardisierte Produkte wie Büromaterial oder Computerhardware und sogar Dienstleistungen (Fenster- und Gebäudereinigung oder PC-Support) werden wesentlich effektiver und kostengünstiger beschafft als über gedruckte Kataloge.
In der Neu- beziehungsweise Umorganisation der Einkaufs- und Freigabeprozesse schlummern daher auch für den Mittelstand noch gewaltige Einsparpotenziale. Hinzu kommt, dass im Rahmen einer Reorganisation des Einkaufs und der Umstellung auf E-Procurement die Verantwortung für Bestellungen direkt auf die einzelnen Mitarbeiter übertragen wird. Dadurch lassen sich weitere Kosten einsparen. Die meisten Unternehmen, die E-Procurement einführen wollen, beginnen deshalb zunächst mit der Abwicklung von C-Teilen über ein Desktop Purchasing-System. Unternehmen, die bereits erfolgreich Desktop Purchasing einsetzen, planen eine Ausweitung ihres Systems auf weitere Funktionalitäten.

Mittelstand: E-Ready durch ASP

Aufgrund ihrer begrenzten Ressourcen benötigen SMBs in besonderem Maße kostengünstige Software, damit sich die Einführung von Standardklassifikationen für sie lohnt. Um die E-Readiness im deutschen Mittelstand deutlich zu verbessern, bieten sich kostengünstige Softwarelösungen auf Mietbasis (Application Service Providing, ASP) an sowie ein entsprechend gestaltetes Portfolio an Dienstleistungen, das die Einführung von E-Procurement auch für kleinere Firmen interessant macht. Positive Ansätze gibt es in diesem Bereich bereits. So hat IPS, eine Geschäftseinheit der PSG Procurement Services GmbH und SAP Business Partner (bisher Channel Partner) im Bereich ASP, eine speziell auf kleine und mittlere Firmen ausgerichtete mySAP-All-in-One-Procurement-Lösung auf der Grundlage von mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) entwickelt.

Weitere Informationen:

www.beschaffungswelt.de,
www.katalogmanager.de
www.aberdeen.com,
www.berlecon.de,
www.desk-studie.de (zur E-Readiness deutscher Lieferanten),
www.eprocurement-im-mittelstand.de,
www.metagroup.de
www.putzundpartner.de,
www.pwc.de,
www.e-procure.de
BME, Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (www.bme.de) und BVL, Bundesvereinigung Logistik (www.bvl.de)

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