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Dodax AG: E-Commerce mit gebündelter Buchhaltung

17. Oktober 2016 von Andreas Schmitz 10

Das Schweizer Ecommerce-Unternehmen Dodax machte die SAP Business Suite powered by SAP HANA innerhalb von 10 Wochen „bilanzabschlussreif“. Damit erspart sich Firmenchef Christian Mayrhofer nun viele landesspezifische Buchungssysteme.

Eigentlich war das Schweizer Ecommerce-Unternehmen Dodax nicht wirklich geplant, sondern viel mehr ein „Unfall“, scherzt Geschäftsführer Christian Mayrhofer. Vor sieben Jahren überlegten die beiden Software-Engineering-Studenten Dominik Bieringer und Christian Mayrhofer, wie sie ihr knappes Monatsbudget etwas aufbessern könnten. Die vage Idee war, irgendetwas über Amazon und eBay zu verkaufen, was relativ einfach ein paar Euro einbrachte. „CDs waren leicht, kosteten im Versand kaum etwas und sie schickt auch keiner zurück“, so die Überlegung der Studenten. Musik-CDs also wurden die ersten Artikel, die die Schweizer über die Marktplätze Amazon und eBay anboten.

E-Commerce-Unternehmen Dodax: Aus einem “Unfall” wird ein Mittelständler

Inzwischen verkaufen Bieringer und Mayrhofer 1,6 Millionen Artikel von Schulheften über Nähmaschinen bis hin zu Dart-Scheiben und sind auf diversen Marktplätzen unterwegs, neben Amazon und eBay etwa auch auf bol.com in den Niederlanden und priceminister.com in Frankreich. Zusätzlich betreiben sie seit vier Jahren eigene Webshops in der Schweiz, in Deutschland, Österreich, Polen, Japan und den USA, die heute etwa 15 Prozent des Gesamtumsatzes ausmachen. 120 Mitarbeiter sorgten im abgelaufenen Geschäftsjahr für mehr als 50 Millionen Euro Umsatz. Die Dodax AG ist zu einem mittelständischen Unternehmen geworden.

Der wirtschaftliche Erfolg brachte jedoch auch Nachteile mit sich. In den 13 Gesellschaften des Unternehmens in den USA, Deutschland, Österreich, Polen und der Schweiz waren diverse unterschiedliche Buchhaltungssysteme im Einsatz und durch die schiere Menge von mehr als 12.000 täglichen Bestellungen und mehrere Millionen Bestellungen im letzten Jahr wurde die Konsolidierung der Zahlen immer komplizierter. Zudem hatten die Banken einen zunehmenden „Informationsbedarf“, wie Mayrhofer erläutert. Im Juni letzten Jahres stand dann fest, dass ein neues System alle externen Einzelsysteme ablösen sollte, die selbst programmierte Logistiklösung allerdings erhalten bleiben und an das neue System angeschlossen werden sollte.

Die Entscheidung für die SAP Business Suite

Dodax, dessen Webshop und Logistiksysteme selbst programmiert sind, tat sich schwer damit, große Standardlösungen von Microsoft, Oracle oder SAP in Erwägung zu ziehen. Und doch war klar, dass darin die größte Effizienz zu erwarten war. Letztlich fiel die Entscheidung auf SAP. Denn die primär für den Mittelstand entwickelte Cloud-Lösung SAP Business By Design versprach eine einfache Handhabung über das Einloggen per Web und eine einfache Bedienbarkeit des Frontends. Die Vorbereitungen begannen im August letzten Jahres. Im Vorkonzept wurde festgelegt, wie viele Mitarbeiter das System nutzen würden und mit welchen Rechten sie ausgestattet werden sollten. Kontenpläne für die Gruppengesellschaften wurden diskutiert, das Mehrwertsteuersetup aufgestellt, Templates angedacht. „Nachdem die ersten Belege übermittelt worden waren und die Lagerbuchungen mit dem System synchronisiert wurden, zeigte sich, dass die Performance für die Transaktionen nicht ausreichte“, konstatiert Mayrhofer. Das Cloud-System war nicht für über vier Millionen Transaktionen pro Jahr ausgelegt. Nach eingehenden Diskussionen mit SAP-Partner Agilita stand Ende Dezember 2015 schließlich fest: Dodax steigt um auf die SAP Business Suite powered by SAP HANA.

„Unser Glück war, dass wir die gesamten Vorarbeiten schon gemacht hatten“, erinnert sich Mayrhofer. Wieder wurde konfiguriert, Daten wurden migriert und Testszenarien gemacht. Und schon in der dritten Januarwoche zeigte sich, dass das neue System der Menge an Transaktionen standhalten würde. „Das schönste Erlebnis der gesamten Implementierungsphase“, bekennt Mayrhofer im Rückblick, der aufgrund des ungeplanten Wechsels etwa einen Monat länger auf den Start des neuen Systems warten musste. Bis Mitte März waren die letzten Handgriffe gemacht und das System war „bilanzabschlussreif“, wie Mayrhofer formuliert.

Eine Buchhaltung statt diverser mit Echtzeitsystem

200 Buchungen pro Sekunde bewerkstelligte das SAP-HANA-gestützte System ab sofort. Neben den Belegverbuchungen wird nun der ganze Zahlungsverkehr vollautomatisch abgebildet. Die wirtschaftlichen Vorteile sieht Mayrhofer besonders darin, dass nun in ein einziges System gebucht wird, nicht mehr für jedes landesspezifische System ein Servicepartner nötig ist und sämtliche Buchungen und Abläufe in einer eigenen Infrastruktur abgewickelt werden können. „Hinzu kommt, dass unser Partner Agilita quasi als Backup für uns remote auf das System zugreifen und Anpassungen vornehmen kann“, so Mayrhofer. Der Zoo an verschiedenen Buchhaltungssystemen, so viel ist heute klar, war zu zeitintensiv, nicht wirtschaftlich und zu komplex. Die monatlichen Lizenzkosten für die SAP Business Suite powered by SAP HANA und die Beauftragung des Servicedienstleister erwiesen sich als insgesamt entschieden günstiger als der bisherige Gesamtbetrieb der landesspezifischen Buchungssysteme, besonders weil die SAP-Software sämtliche landesspezifische Standards unterstützt.

Die neue Software unterstützt Dodax letztlich darin, dass sich die 20 Softwareentwickler im Unternehmen noch mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können – auf die Weiterentwicklung der logistischen Eigenentwicklungen, den eigentlichen USP des Unternehmens.

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