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„Ein gut organisierter Einkauf verbessert spürbar unser Konzernergebnis“

Feature | 9. September 2013 von Jakob Goik 0

Der Gewinn liegt im Einkauf. Wie das Zusammenspiel von Ariba und einer On-Premise-Einkaufsplattform die Wertschöpfung erhöht, erklärt SAP-Einkaufsleiter Marcell Vollmer.
Die zentrale Einkaufsorganisation von SAP verantwortet die weltweiten Beschaffungsaktivitäten des Konzerns. Was sind dabei die größten Herausforderungen?

Vollmer: In jeder Unternehmensbilanz spielen effiziente Einkaufsprozesse eine wichtige Rolle. Das ist auch bei SAP nicht anders. Mit einem Beschaffungsvolumen von 3,6 Milliarden Euro (2012) investiert der Konzern jährlich knapp ein Viertel des Gesamtumsatzes in indirekte Güter und Geschäftsreisen. Es ist also unbestritten, dass ein gut organisierter Einkauf unser Konzernergebnis spürbar verbessert. Mit 400 Mitarbeitern stehen wir deshalb SAP-Standorten auf der ganzen Welt als strategischer Partner in Sachen Einkauf und Lieferantenbuchhaltung zur Seite und bündeln sämtliche Beschaffungsaktivitäten. Wir verhandeln Konditionen, steuern das weltweite Lieferantennetzwerk und kontrollieren eventuelle Beschaffungsrisiken. So erhöhen wir die Prozessqualität und erzielen gleichzeitig Einsparungen.

Was trägt Ariba dazu bei?

Vollmer: Wir bearbeiten allein im Bereich indirekter Güter jährlich rund 600.000 Lieferantenrechnungen. Ein Großteil davon läuft immer noch per Post oder Fax auf und muss dementsprechend manuell erfasst werden. Das kostet Zeit und somit Geld. Unser Ziel ist es, mittelfristig 60 Prozent aller Bestellungen vollständig zu automatisieren. Im Klartext heißt das: Eine Bestellung wird im System erfasst und über das Ariba-Netzwerk automatisch an den vorgesehenen Lieferanten weitergeleitet. Nimmt dieser die Bestellung an, werden avisierter Liefertermin, Wareneingang und Rechnung ebenfalls per Knopfdruck übermittelt. Hinterlegte Prüfroutinen stellen sicher, dass bestelltes, geliefertes und berechnetes Volumen übereinstimmen und die Zahlung angewiesen werden kann.

Das setzt natürlich voraus, dass unsere Lieferanten möglichst vollständig im globalen Ariba-Netz vertreten sind. Die Chancen dafür stehen gut: Immerhin nutzen bereits jetzt eine Million Unternehmen die virtuelle Plattform, darunter auch 45 Prozent unserer Toplieferanten. Dadurch konnten wir den manuellen Aufwand bei der Rechnungserfassung auf einen Schlag deutlich reduzieren; die jährlich rund 150.000 Rechnungen dieser Unternehmen werden vollautomatisch an unser System übermittelt.

Bislang arbeiten etwa 70 SAP-Lieferanten über das Netzwerk mit uns zusammen, bis Jahresende sollen es 1.000 werden. Das hört sich ehrgeizig an, ist aber durchaus realistisch. Schließlich profitieren auch die Händler von zusätzlichen Möglichkeiten, Neugeschäft über das Netzwerk zu generieren, und von der Prozessautomatisierung. Sie sparen Druck-, Versand- und Papierkosten sowie jede Menge Zeit bei der Auftragsabwicklung. Entsprechend bereitwillig gehen die meisten den vergleichsweise unkomplizierten Schritt ins Ariba-Netzwerk mit.

Bislang haben Sie die Beschaffungsprozesse über die Anwendung SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) gesteuert. Wie lief der Umstieg auf Ariba?

Vollmer: Wir haben unsere bestehende E-Procurement-Lösung nicht abgelöst, sondern sie durch unterschiedliche Cloud-Lösungen von Ariba ergänzt. Über dieses Hybridmodell binden wir die Lieferanten direkt in unsere Informationsströme ein und schaffen so die Basis für automatisierte Einkaufsprozesse. Dabei erfolgen strategische Beschaffung und Zahlungen über das Ariba-Lieferantennetz, während die operativen Einkaufsprozesse – also Bestellanforderung, Wareneingang, Kreditorenrechnung – weiterhin via SAP SRM abgewickelt werden. Das ist uns wichtig. Denn die E-Procurement-Anwendung ist direkt mit nachgelagerten ERP-Prozessen wie etwa der Warenwirtschaft verknüpft und sorgt unternehmensintern für durchgängige Abläufe. Das Ariba-Netzwerk hingegen eröffnet uns neue Möglichkeiten bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Geschäftspartnern.

Über eine im Rahmen des Projektes entwickelte Standardschnittstelle greifen Ariba-Cloud- und On-Premise-Anwendung nahtlos ineinander. So sind von der Lieferantenauswahl bis zur Zahlungsanweisung sämtliche Prozesse vollständig integriert. Die Schnittstelle lässt sich übrigens über die Rapid Deployment Solution Ariba Network Integration for SAP Business Suite innerhalb weniger Wochen implementieren. So können auch SAP-Kunden das Beste beider Einkaufswelten mühelos kombinieren.

Die neue SAP-Beschaffungslösung wurde in der Rekordzeit von nur drei Monaten implementiert. Wie haben Sie das geschafft?

Vollmer: Indem wir erst gar nicht versucht haben, bestehende Einkaufsprozesse individuell in der Cloud nachzubilden. Wir haben bewusst auf die Erfahrungswerte und Standards von Ariba zurückgegriffen. Hierdurch mussten sich zwar unsere Mitarbeiter ein wenig umstellen, inzwischen sind sie aber von den Vorteilen der Lösung ausnahmslos überzeugt. Darüber hinaus trugen auch das agile Projektmanagement nach der SCRUM-Methodik, das hoch motivierte Team sowie die reibungslose Zusammenarbeit der „neuen“ Ariba-Kollegen mit den SAP-Mitarbeitern aus Einkauf und IT zum schnellen Gelingen des Projektes bei.

Weitere Informationen:
Warum der Einkaufsleiter von SAP auf Ariba setzt – hier das Webseminar anschauen (Aufzeichnung).
Wie der Vertrieb bei ContiTech mit der Lösung SAP Cloud for Sales seine Kundendaten strukturiert und gebündelt hat – hier das Video anschauen.
Die Zukunft ruft: Willkommen in der vernetzten Wirtschaft – Video anschauen.

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