Einfach von unterwegs prüfen

Feature | 6. April 2005 von admin 0

In der Schweiz überwacht und prüft der SVTI als privates, unabhängiges Unternehmen in der Funktion als Fachorganisation rund 50.000 technische Anlagen und Geräte, etwa 2.500 km Erdgas- und Erdölpipelines, 12.000 Transporttanks für Schiene und Straße sowie Verpackungen und Druckgasbehälter in großer Zahl. Bund und Kantone erteilen ihm auf Mandatsbasis entsprechende Aufträge. Der SVTI ist eine Nonprofit-Organisation, der mehr als 11.500 Firmen, Privatpersonen und öffentliche Betriebe angehören. Swiss TS ist eine Tochter des SVTI und des TÜV Süddeutschland und führt Zertifizierungen, Konformitätsbewertungen und Prüfungen in verschiedenen Fachgebieten durch.

Dem eigenen Leitsatz verpflichtet

Das Motto der Organisationen lautet, rasche, flexible, kostengünstige und umweltgerechte Dienstleistungen in einwandfreier Qualität zu erbringen. Seit 2002 setzen die Schweizer deshalb bereits auf die qualifizierte mySAP-All-in-One-Lösung ProServ des SAP Business Partners Process Partner, eines Konzernunternehmens der AC-Service-Gruppe. Das IT-Unternehmen hatte damals in der Weltrekordzeit von 24 Stunden drei Primärprozesse der Branchenlösung ProServ bei SVTI/Swiss TS eingeführt. „Im Mai 2004 haben wir zusätzlich zu den zentralen Prozessen Finanzbuchhaltung, Controlling, Projektabwicklung und Fakturierung auch die branchenspezifischen operativen Prozesse wie Außendienststeuerung, Jahresgebühren und die Prüfungsdurchführungen auf die mySAP-All-in-One-Lösung umgestellt“, erklärt Beat Schüpbach, Mitglied der Geschäftsleitung SVTI.
Getreu dem eigenen Leitsatz beschloss das Unternehmen, neben einer effizienten Unternehmenssoftware auch eine integrierte mobile Offline-Lösung für die im Außendienst tätigen Prüfer einzuführen. Damit sollten die Inspektoren ihre Prüfberichte bereits unterwegs erfassen, bearbeiten und ausgeben können.

Integriert und mobil prüfen

Die Inspektoren des SVTI/Swiss TS müssen technische Geräte von Kunden, beispielsweise Heizkessel, Gasflaschen, Tauchflaschen, Tankwagen, Druckbehälter sowie Container für Gefahrengut, ähnlich einer „TÜV-Prüfung“ regelmäßig kontrollieren und für den weiteren Gebrauch als „sicher“ einstufen. Dies geschieht entweder „inhouse“ oder, wie etwa bei Heizkesseln oder Tankwagen, vor Ort beim Kunden. „Diese Außendiensttätigkeiten waren früher aufwändig und zeitraubend“, sagt Walter Nydegger, Leiter Conformity Services bei Swiss TS. „Die Inspektoren waren oft mehrere Tage unterwegs und kamen mit einem Stapel handgeschriebener Rapporte zurück. Diese mussten erfasst und nachbearbeitet werden. Das kostete Zeit, zudem wurden wichtige Daten gelegentlich fehlerhaft erfasst.“
Um die Berichterstattung zu beschleunigen, setzte die Organisation zwar schon ein mobiles System ein, das jedoch nicht ins SAP-System integriert war und aufgrund der Schnittstellenproblematik einen zu hohen Wartungsaufwand benötigte. Eine zentrale Anforderung des SVTI/Swiss TS war daher, dass die mobile Lösung und die Branchenlösung ProServ direkt, also ohne zusätzliche Middleware sowie Hardware-Komponenten, miteinander kommunizieren sollten.

Lösung mit Logik

Anhand dieser Vorgaben entwickelten die Spezialisten von Process Partner eine mobile Lösung, die sowohl Daten als auch eine eigene Geschäftsprozesslogik beinhaltet und auf einer MS-Access-Datenbank mit einem Visual-Basic-Programm basiert.
Inspektoren können heute laut Patrick Frei, Consultant und Projektleiter des SVTI/Swiss-TS-Projektes bei Process Partner, die jeweils benötigten Funktionen direkt aus dem SAP-System der Zentrale auf das Notebook herunterladen. Dazu ruft die mobile Lösung über standardisierte Programmierschnittstellen, so genannte BAPIs (Business Application Programming Interface), die relevanten Daten zu den Prüfobjekten in ProServ auf, etwa zu Debitoren, Stücklisten, Artikeln und Klassifizierungen. Die mySAP-All-in-One-Lösung stellt diese Informationen auf der mobilen Anwendung bereit, die die Inspektoren lokal in der Access-Datenbank speichern und anschließend mit der Geschäftslogik der mobilen Lösung verändern und ergänzen können. Das hat den Vorteil, dass der Außendienst Prüfobjekte offline auf dem Notebook mit sich führt, Mess- und Prüfresultate offline erfasst, die Prüfung offline erstellt und auf einem portablen Drucker jederzeit ausdrucken kann. Ebenso werden bei Bedarf Rechnungen noch an Ort und Stelle vorerfasst.
Process Partner entwickelte die mobile Lösung als Erweiterung zur Branchenlösung ProServ, „doch grundsätzlich läuft sie auch auf einem SAP-System, auf dem unsere Branchenlösung nicht installiert ist“, erläutert Patrick Frei. Um die Prozesse des SVTI/Swiss TS zu optimieren, müssen allerdings beide Lösungen zusammenwirken. Während ProServ für Sekundärprozesse wie Fakturierung, Zeitwirtschaft, Mahnungswesen, Finanzen und Controlling des SVTI/Swiss TS eingesetzt wird, unterstützt die mobile Lösung die Prüfung und damit den Kernprozess der Organisation.

Datenaustausch leicht gemacht

Haben die SVTI/Swiss-TS-Mitarbeiter ihre Arbeit abgeschlossen, spielen sie die lokal erarbeiteten Daten in ProServ zurück. Dies geschieht analog zur Datenübertragung auf das Notebook. Der Visual Basic Client ruft BAPIs im zentralen System auf und übergibt ihnen die geänderten und neu angelegten lokalen Datenbank-Einträge. „Die BAPIs verbuchen dann diese Einträge, erzeugen Materialien sowie Fakturaanforderungen, ergänzen Stücklisten und verlinken Dokumente mit den Objekten“, verdeutlicht Patrick Frei. Dabei werden fehlerhafte Datensätze zusammen mit einer Meldung wieder an die mobile Lösung zurückgeschickt. Die Branchenlösung von Process Partner und der Visual Basic Client kommunizieren über die BAPIs direkt miteinander. Ausgetauscht werden die Daten zwischen der mobilen Lösung und ProServ dann am System im Büro, mittels Mobiltelefon und Bluetooth, über einen analogen Telefonanschluss oder über eine ADSL-Leitung.
Wie die Lösung in der Praxis funktioniert, zeigt folgendes Beispiel: Eine Werkstatt meldet ein Tankfahrzeug zur Prüfung beim SVTI/Swiss TS an und ist damit Auftraggeber und Debitor. SVTI/Swiss TS disponiert den Einsatz und teilt ihn einem Inspektor zu, der die für diese Prüfung relevanten Objekte aus dem zentralen System auf die mobile Lösung in seinem Notebook lädt. Anschließend führt er vor Ort die Prüfung durch und gibt die Resultate direkt in die mobile Lösung ein. Dabei werden unter anderem Merkmalswerte wie Prüfdruck, Beschaffenheiten, Befunde, Prüfmedium etc. festgehalten. Pro Objekt können bis zu 140 Merkmale bewertet werden.
Wird ein Tank zusätzlich von innen untersucht, werden auch diese Ergebnisse gespeichert. Nach Abschluss der Prüfung wird ein Word-Dokument aus der mobilen Lösung heraus erzeugt, das mit den Daten des Objektstammsatzes und dessen Merkmalswerten, der Partnerrolle und der Prüfung angereichert wird. Dieses Dokument ist das eigentliche Prüfzertifikat, welches der Inspektor ausdruckt und dem Besitzer des Tankwagens übergibt. Im letzten Schritt werden die zu fakturierenden Leistungen in der mobilen Lösung vorerfasst.

Mobil, schnell und flexibel

Ist der Prüfer dann wieder am ProServ-System angemeldet, lädt er die geänderten Daten des Objekts mit den neu dazugekommenen Prüfungen inklusive der neu generierten Worddokumente zurück ins System. Die Fakturaanforderungen erstellt ProServ dann aus den in der mobilen Lösung bereits vorerfassten Leistungen. Die Fakturierung selbst erfolgt zentral beim SVTI/Swiss TS.
„Heute kommen unsere Inspektoren nicht mehr mit dem sprichwörtlichen Stapel handgeschriebener Rapporte von einer Dienstreise zurück, sondern sie haben die administrativen Arbeiten bereits unterwegs erledigt“, freut sich Walter Nydegger. Sein Fazit: „Die Prozesse laufen jetzt bedeutend schneller, unsere Kunden können zügiger bedient werden, und alle Beteiligten sind zufriedener.“

Weitere Informationen:

www.svti.ch und www.processpartner.ch

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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