Eingangsrechnungen ohne Medienbruch

Feature | 30. Mai 2005 von admin 0

Werden digitale Geschäftsprozesse durchgängig gestaltet, erreichen sie eine hohe Produktivität. Jedoch mindern in der Wirklichkeit manuelle Routineaufgaben die Verarbeitungsgeschwindigkeit, die Qualität und die Wirtschaftlichkeit der Prozesse. Wie eine Bremse wirkt dabei das Medium Papier. Es nötigt Menschen dazu, als “Übersetzer” für den Computer zu arbeiten. Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen hilft SAP-Anwendern das Programm SER InvoiceMaster. Es ergänzt die SAP-Lösungen mit Funktionen, die in der Lage sind, Rechnungen zu lesen, zu bearbeiten und zu prüfen. Die Software beseitigt den Medienbruch zwischen der Papierverarbeitung und der elektronischen Verarbeitung.
Der SAP-Software-Partner und Spezialist für Enterprise Content Management (ECM) SER Solutions hat die Anwendung für automatisiertes Invoice-Management entwickelt. Der SER InvoiceMaster beschleunigt das nachfolgende Bearbeiten und Verbuchen der Rechnungsdaten in SAP R/3. Zusätzliche Funktionen für das digitale Einlesen und Klassifizieren von Rechnungsdokumenten erweitern den Leistungsumfang der SAP-Lösung und machen das manuelle Erfassen der Rechnungsdaten überflüssig. Die Integration in die SAP-Komponenten Materialwirtschaft (MM) und Finanzwesen (FI) sorgt für automatisierte Prüfungen gegen SAP-Stammdaten und Bestellvorgänge sowie für die automatische Generierung von Buchungsvorschlägen in FI bis hin zur Verbuchung ohne jeglichen Eingriff auf Seiten der Anwender.

Rechnungen unter Strom

Einen durchgängig digitalen Prozess vom Rechnungseingang bis zur automatischen Verbuchung haben die Stadtwerke Flensburg realisiert. Die enge Verzahnung des SER InvoiceMasters mit der SAP-Komponente FI und der Branchenlösung SAP for Utilities ermöglicht einen weitgehend automatisch verlaufenden Geschäftsprozess bei der Verarbeitung von Netzbetreiberrechnungen.
Der norddeutsche Energieversorger, der zur Zeit 18.000 externe Kunden bedient, sah sich mit einer jährlichen Flut von etwa 80.000 Belegen, darunter Vertragsbestätigungen, Jahresverbrauchsabrechnungen, Abschlagsanforderungen und Schlussrechnungen, konfrontiert. Weil ein Großteil dieser Belege innerhalb weniger Wochen zum Jahreswechsel eingeht, mussten die Stadtwerke ihren Sachbearbeitern in der Finanzbuchhaltung regelmäßig Überstunden verordnen und zusätzliche Mitarbeiter für die Bearbeitung der Stromlieferrechungen hinzuziehen. Mit der Einführung der SER-Lösung und der Automatisierung des Prozesses hat sich die Lage entspannt.
Bei der Einführung des SER InvoiceMasters konzentrierten sich die Stadtwerke Flensburg zunächst auf die zehn Netzbetreiber mit dem höchsten Belegaufkommen und erzielten bei dieser Gruppe eine Automation von bis zu 95 Prozent in der Finanzbuchhaltung. Die Belege werden ohne Benutzereingriff gescannt und mittels optischer Schrifterkennung (OCR) Automatisch erkennt der SER InvoiceMaster die buchungsrelevanten Daten und extrahiert sie aus dem Dokument. Die ausgelesenen Daten werden dann der SAP-Lösung übergeben und verbucht. “Bereits in der ersten Phase wurden unsere Erwartungen an das erzielbare Einsparpotenzial übertroffen”, erinnert sich Jochen Niedermeyer, Projektleiter der Stadtwerke Flensburg. Dauerte die manuelle Erfassung und Verbuchung eines Rechnungsbeleges früher bis zu zehn Minuten, so erledigt der SER InvoiceMaster dies nun in weniger als einer Minute.

Belege und Verträge abgleichen

Die Integration in die SAP-Lösung ermöglicht unterschiedliche Prüf- und Plausibilisierungsprozesse. Zur Klassifikation der elektronischen Rechnungen nach Netzbetreiber und Belegart werden Informationen aus der Netzbetreiber-Datenbank herangezogen. Über das SAP-Schnittstellenprotokoll Remote Function Call wird ein Funktionsbaustein aktiviert, der mit Hilfe der ausgelesenen Belegadresse die Geschäftspartnernummer ermittelt. Anhand der hinterlegten Vertragsdaten prüft das System automatisch, ob die entsprechende Rechnung auch die Anzahl und die Höhe bereits geleisteter Abschläge korrekt berücksichtigt hat.
Je nach Belegart erfolgt ein unterschiedlicher Datenexport zur FI-Komponente. Bei einer Vertragsbestätigung zum Beispiel wird mit einer SAP-Transaktion ein neuer Dauerbeleg angelegt. Schlussrechnungen werden zunächst gebucht, danach wird ebenfalls über eine SAP-Transaktion der vorhandene Dauerbeleg storniert. Zum Schluss der automatischen Bearbeitung übermittelt der SER InvoiceMaster die Daten an das DOXiS Archiv von SER und an die SAP-Lösung. Dort werden SAP-Tabelleneinträge mit den übermittelten Netzbetreiber-Kundennummern, Vertragsdaten und den Angaben über die Standorte der Stromzähler aktualisiert. In der SAP-/SER-Archiv-Verknüpfungstabelle wird der Barcode des dazugehörigen Rechnungsbelegs eingetragen und das elektronische Dokument revisionssicher archiviert.

Workflow zum Vertrieb

Bisher waren bis zu vier Vertriebsmitarbeiter damit beschäftigt, Zählerdaten zu prüfen, Vertragsdaten zu sichten und gegebenenfalls zu aktualisieren, Ablesemengen und Zeiträume in SAP einzupflegen, den Vorgang in der Vertriebs-Ablage zu archivieren und die Rechnung an Kunden auslösen. Heute werden die Vertriebsmitarbeiter über den Workflow von SAP for Utilities darüber informiert, dass neue elektronische Dokumente zur Bearbeitung vorliegen. Der Mitarbeiter erhält eine Auflistung der neuen Dokumente, gekennzeichnet nach Vorgangsart zum Beispiel Tarifkunde oder Sondervertragskunde. Die Einträge sind mit den archivierten Belegen verknüpft und lassen sich sofort wieder anzeigen. Beim Start der entsprechenden SAP-Transaktion wird die Bearbeitungsmaske der SAP-Lösung automatisch mit den bereits ermittelten Kopfdaten gefüllt. Manuell muss der Mitarbeiter in der SAP-Branchenlösung nur noch die restlichen Daten wie Anfangszählerstand und Endzählerstand oder Ablesedatum eintragen.
Die Automatisierung der drei ersten Teilschritte in der Finanzbuchhaltung – Ermittlung der Kreditoren beziehungsweise Geschäftspartnernummer, Verbuchung der Stromrechnung und Bewertung und Verarbeitung von Stromabschlägen sowie die Hinterlegung der Netzbetreiber-Kundennummern – sorgte dafür, Kosten einzusparen. Auch machte sich als Einsparung bemerkbar, dass keine Kopien mehr nötig waren. Zusammen mit dem nicht mehr erforderlichen Aufwand für die Ablage und Wiedervorlage addieren sich die Positionen im ersten Jahr bereits auf eine sechsstellige Summe. “Unsere Kosten-Nutzen-Analyse hat eine Amortisation von weniger als einem Jahr ergeben”, so Jochen Niedermeyer. Im nächsten Schritt erweitern die Stadtwerke ihr Invoice-Management um eine automatische Zählerstandsprüfung aus den vorliegenden Netzbetreiber-Belegen. Zudem führen sie die Ablesung der von den Kunden gemeldeten Zählerstände sowie die automatische Verarbeitung von Materialrechnungen ein.

Invoice-Management bei British American Tobacco

Um die Rechnungsbearbeitung in SAP R/3 optimal vorzubereiten, automatisierte British American Tobacco (BAT) die Belegerfassung mit SER InvoiceMaster. Anstatt die Eingangsrechnungen wie bisher erst nach ihrer Prüfung in SAP zu erfassen, werden sie heute direkt nach dem Eingang bei einem Dienstleister eingescannt und zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt. Das System klassifiziert die Belege nach Lieferanten; mehr als 1.000 Lieferanten lassen sich so bereits automatisch erkennen. Anschließend werden die buchungsrelevanten Kopf- und Tabellendaten automatisch aus den Belegen ausgelesen und in SAP R/3 vorerfasst oder – bei Übereinstimmung mit den Bestelldaten in MM – sofort automatisch verbucht. Nur Rechnungen ohne Bestellbezug werden über einen mit SAP integrierten Lotus-Notes-Workflow zur Prüfung und Freigabe an die zuständige Fachabteilung versandt. Das Rechnungseingangsbuch umfasst auch noch ungebuchte Belege und zeigt so die Gesamtverbindlichkeiten.
“Die Investition in den SER InvoiceMaster rechnet sich für uns bereits innerhalb eines Jahres”, bestätigt Karsten Weber, European Treasurer bei BAT. “Die erhöhte Transparenz in der Kreditoren-Buchhaltung unterstützt die konsequente Ausnutzung von Skonto und verbessert die Liquidität. Die Arbeitsabläufe in der Kreditoren-Buchhaltung und den Fachbereichen sind dadurch effizienter und effektiver”, fasst Karsten Weber die Erfahrungen zusammen.

Manfred Zerwas

Manfred Zerwas

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