Einsatzbereitschaft als oberste Priorität

Feature | 23. August 2004 von admin 0

Sowohl im Krieg als auch im Frieden ist die Bedeutung des U.S. Department of the Navy nicht zu unterschätzen – gilt es doch immerhin, mit einer ausgefeilten Supply Chain 375.548 aktive Soldaten, 147.672 Reservisten, 295 Schiffe, 38 U-Boote und 4.000 Flugzeuge zu versorgen. Der Knackpunkt: Das gesamte Material, von der Munition und Einzelausrüstung bis hin zu Flugzubehör und schwerer Artillerie, muss verfügbar sein, noch bevor es benötigt wird.
Zwischen 1999 und 2003 hat die Navy vier Pilotprogramme mit der Branchenlösung SAP for Defense & Security ins Leben gerufen, um mehr Effizienz bei der Finanzverwaltung, der Instandhaltung, dem Programm-Management und der Versorgung der Luftunterstützung zu erzielen. Heute baut die Navy auf dem Erfolg dieser vier Lösungen auf, auf die mittlerweile von vielen Orten weltweit zugegriffen wird, so Ronald Rosenthal, Leiter des ERP-Programms der Navy. Derzeit verknüpft die Navy die einzelnen Anwendungen zu einem kompletten End-to-End-Produktionssystem.
“Am Ende werden die Einzellösungen für die Finanzverwaltung, das Programm-Management, die Personalverwaltung, die Zwischenwartung, die Werksversorgung und die zentrale Logistik mit Hilfe von SAP for Defense & Security zusammengeführt. Mit dieser soliden Internetzentrierten Lösung ist die Navy für sich ständig ändernde Situationen gerüstet”, betonte John Barry, General Major a.D. der US-Luftwaffe und nun als Vizepräsident für die strategische SAP-Initiative “Global Defense and Security” verantwortlich.
Laut Rosenthal hat sich die Navy die ERP-Lösungen privater Unternehmen zum Vorbild genommen, um ihre IT effizienter und kostengünstiger zu gestalten. “Wir wollen die Art, wie wir Geschäfte machen, drastisch verändern”, erläuterte Rosenthal auf der SAPPHIRE 2004 in New Orleans. Bis die geplante Integration vollständig abgeschlossen ist werden wohl noch Jahre vergehen. Doch: “Die Vorteile haben unsere Erwartungen übertroffen”, lobte Rosenthal schon jetzt. Die Geschäftsprozesse wurden effizienter gestaltet, überholte Altsysteme abgelöst, kostspielige Ausrüstung und Arbeitskräfte abgebaut.

Vier Pilotprojekte, vier Erfolge

Übertroffene Erwartungen

Übertroffene Erwartungen

Mit den vier Pilotprojekten verfolgte die Navy klare Ziele. Auf dem Programm standen präzise und zeitgenaue Finanzdaten, die Suche nach Kostentreibern, die Standardisierung der Geschäftsprozesse und die Integration einer End-to-End-Lösung. Interessanterweise hatte sich jedes der für die Pilotprojekte verantwortlichen IT-Teams der Navy im jeweiligen Auswahlprozess für die SAP-Lösung entschieden – und diese dann in den vergangenen vier Jahren mit Hilfe verschiedener Integrationspartner eingeführt.
Zum einen verfügt nun das Finanzverwaltungssystem des Space and Naval Warfare Systems Command (SPAWAR) – eine der drei bedeutendsten militärischen Beschaffungsorganisationen der US-Navy – über ein Finanzsystem, mit dem das Rekord-Jahresbudget von $1,4 Milliarden US-Dollar verwaltet wird. Seit drei Jahren ist diese von 3.700 Anwendern an weltweit sieben Standorten verwendete Lösung in Betrieb.
Zum Zweiten ist das Naval Sea Systems Command mit einer Wartungslösung an drei US-Standorten mit über 6.8000 Anwendern seit zwei Jahren produktiv. Dem Kommando untersteht die Wartung von 215 konventionell angetriebenen Schiffen. Die Lösung wird ab Frühjahr 2005 auch auf den entsprechenden US-Stützpunkten in Japan Verwendung finden.
Als Drittes führte Rosenthal das neue Managementsystem des Naval Air Systems Command an. Das riesige Projekt umfasst beispielsweise auch das Finanzsystem, mit einem Jahresbudget von $23 Milliarden. Seit eineinhalb Jahren greifen rund 20.000 Anwender in 10 Hauptstandorten und auf 126 weiteren Stützpunkten auf die Lösung zu.
Und schließlich verwaltet das Naval Supply Systems Command (NAVSUP) und das Naval Air Systems Command (NAVAIR) in ihrem zentralen Logistiksystem für die Versorgung der Luftfahrt und für die Zwischenwartung nun rund 2.400 Güter und Waren. Wöchentlich über 7.800 Bestellungen werden mit Hilfe dieser Anwendung abgearbeitet.
Rosenthal sieht in den neuen Lösungen ein enormes Potenzial dafür, die Einsatzbereitschaft der Navy zu verbessern und die Operationen der Navy damit schlagfertiger zu gestalten. Durch die erzielten Zeiteinsparungen beispielsweise ließen sich die einzelnen Wasserfahrzeuge der Navy um insgesamt 55.000 Tage im Jahr länger unter Dampf stellen oder es stünden zusätzlich 70.000 Flugstunden zur Verfügung. Die erzielten Einsparungen würden zum Kauf eines weiteren Schiffes, weiterer 18 Kampfjets oder zusätzlichen 1.500 Tomahawk-Raketen ausreichen. Den Entscheidungsträgern stehen sämtliche Finanzdaten nun transparent zur Verfügung, ihnen bleibt mehr Zeit für Analysen oder die strategische Planung.

IT-Initiativen fördern die Umstrukturierung der Navy

Rosenthal betont, dass die Einsatzfähigkeit trotz der Pilotprojekte niemals beeinträchtigt war – oberste Priorität für die Optimierung der IT-Systeme, an der die Navy seit 1990 auf Kostengründen kontinuierlich arbeitet. Per US-Bundesbeschluss wurde damals mit dem Chief Financial Officers Act mehr Transparenz und Genauigkeit bei den Finanzsystemen des Militärs und anderen Behörden eingefordert – Anlass für die Navy, ein ERP-System aufzubauen. Die Auswirkungen des damaligen Chief Financial Officers Act sind durchaus mit den massiven Änderungen vergleichbar, denen sich Unternehmen aktuell in Folge des Sarbanes-Oxley Act von 2002 gegenüber sehen.
Die Entscheidung für eine ERP-Lösung wurde im Jahr 1997 durch drei Bundes-Initiativen gestützt. So wurde in der “Quadrennial Defense Review”, einer sechsmonatigen Analyse zu Bedrohungen, Risiken und Chancen für die nationale Sicherheit der USA, eine Überprüfung der IT-Systeme und eine Anpassung an die Praktiken der privaten Wirtschaft gefordert. In die gleiche Richtung geht auch die “Defense Reform Initiative” des US-Verteidigungsministeriums (Department of Defense, DoD). Das DoD spricht sich für moderne IT-Systeme, standardisierte Prozesse und Technologien und damit für eine Verringerung der heterogenen Systemlandschaft bei den Regierungsbehörden aus. Und schließlich verlangte der Beschluss “Revolution in Business Affairs” vom DoD, mit optimierten Geschäftsprozessen und Einsparungen zur Modernisierung des Militärapparats beizutragen.
Im Jahr 1998 gründete die Navy daraufhin eine Arbeitsgemeinschaft für kommerzielle Geschäftspraktiken, die “Navy Commercial Business Practices Working Group”. Aktuell hat die Navy einen ERP-Process-Council bestehend aus fünf Hauptbereichen eingerichtet. Alle, die von den neuen Prozessen betroffen sind, sollen an dem Change-Management-Programm beteiligt sein – um, wie Rosenthal erläutert, die Akzeptanz der neuen IT-Prozesse zu gewährleisten.

Die Navy navigiert mit mySAP ERP

SAP for Defense & Security dient der Navy zur zentralen Koordination der internen Kontrollen und des Rechnungswesens. Mit der Lösung behebt die Navy darüber hinaus “die Datenlatenz, sammelt Informationen in Echtzeit, spart Kosten ein und trägt damit zur Modernisierung der Flotte bei”, wie Rosenthal bekräftigt. Doch auch in Zukunft wird die Navy ihre IT-Lösung weiter optimieren.
Bis 2014 sollen zahllose Insellösungen in eine gemeinsame ERP-Lösung integriert sein. Rosenthal äußert jedoch begründete Hoffnung, diesen Prozess bereits 2011 abgeschlossen zu haben. Die vier Teilstreitkräfte des US-Militärs, Army, Navy, Air Force und Marines, arbeiten alle mit der Defense Logistics Agency (DLA) zusammen, der zentralen Behörde für die Versorgung des Militärs. Die DLA sorgt für die Kommunikation der Teilstreitkräfte untereinander. Von der Größenordnung her leistet die Behörde eine Mammut-Aufgabe: Sie sorgt bildlich gesprochen dafür, dass vier Fortune 500-Unternehmen ihre Daten untereinander reibungslos austauschen und eine gemeinsame IT-Architektur verwenden. Alleine bei der Navy bedienen sich derzeit 35.000 Anwender der ERP-Lösung. Am Ende werden es rund 90.000 Anwender sein – Endpunkt einer umfassenden Umstrukturierung, so das Fazit Ronald Rosenthals.

Sarah Z. Sleeper

Sarah Z. Sleeper

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