Elektronische Formulare, papierlose Prozesse

Feature | 23. Februar 2004 von admin 0

PDF-Dateien von Adobe lassen sich auf allen größeren Computerplattformen lesen. Über 500 Millionen Kopien der Adobe Reader Software leisten weltweit ihre Dienste. Kein Wunder also, dass für ein Projekt zur Integration interaktiver Formulare bei SAP die Wahl des Partners auf Adobe fiel. Denn schließlich verfügt das Unternehmen anerkannter Maßen über eine enorme Expertise auf den Gebieten PDF-Technologie und elektronische Formulare. Als Resultat dieser Partnerschaft ist die PDF-Technologie in SAP NetWeaver und die mySAP Business Suite integriert. Als ein weiterer Schritt auf dem Weg Papierformulare abzulösen, lassen sich offline als auch online kollaborative Geschäftsszenarien unterstützen.

Optimierung papierloser Geschäftsprozesse

Der Hauptbeweggrund für die Entwicklung einer interaktiven Formularlösung liegt darin, die Betriebskosten (TCO) einer SAP-Lösung bei den Kunden zu reduzieren. Christoph Wachter, bei SAP Head of Project Office in der Geschäftseinheit SAP NetWeaver Lifecycle Management: “Formularbasierte Geschäftsprozesse können derzeit für die Kunden noch sehr kostspielig sein. Meist sind sie zudem ineffizient, insbesondere wenn es sich um papierbasierte Prozesse handelt. Die Mehrheit unserer Kunden sind mit Geschäftsprozessen konfrontiert, bei denen eine Vielzahl von Formularen verwendet wird: Formblätter öffentlicher Verwaltungen oder Dienststellen, Formulare anderer Organisationen und Unternehmen oder von den Kunden und deren Kunden entwickelte Formulare. Die Arbeit mit Papierformularen ist fehleranfällig, die Formulare selbst veralten rasch.”
Die Idee hinter interaktiven Formularen, bei SAP schlicht elektronische Formulare genannt, ist, dynamische oder statische interaktive Formulare zu verwenden, die der Kunde online oder offline ausfüllt. Wie Wachter erläutert lassen sich die Daten, die der Endanwender in diese interaktiven Formulare eingibt, mittels moderner Technologien wie XML automatisch extrahieren. Wird im Gegensatz dazu ein Papierformular ausgefüllt, so muss jemand die Informationen per Hand in das Computersystem eingeben – ein Prozessschritt, der zum einen Zeit raubt und zum anderen fehleranfällig ist. Aus Kundensicht wiederum tragen interaktive Formulare vermutlich sogar zur Verbesserung der Beziehungen bei, denn sie bieten Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit.

HTML-Einschränkungen überwunden

Die Interactive Forms Solution von Adobe ermöglicht es einem Endanwender, Daten einzugeben, indem er Textfelder, Ankreuzfelder oder Listenfelder verwendet. Vor allem ist er damit auch in der Lage, anderen Anwendern Informationen zukommen zu lassen und das Formular im Rechner zu hinterlegen. Dieser andere Anwender greift dann auf das Formular zu, sichtet die Daten, gibt das Formular an die SAP-Lösung weiter, die dann die Daten via XML extrahiert. “Wir haben hiermit formularbasierte Geschäftsprozesse vollständig automatisiert. Und da es letztendlich darum geht, die TCO auf der Seite der Kunden zu reduzieren, ist das ein wichtiger Schritt”, ergänzt Wachter.
Bisher mussten sich Kunden bei Bedarf selbst eine Lösung für elektronische Formulare mit HTML oder in Microsoft Word erstellen. Nachteilig war hierbei, dass sich diese Lösungen selten einfach in vorhandene Software integrieren ließen. Die Daten würden nicht automatisch nach einer gewissen Struktur extrahiert. HTML generierte Formulare beispielsweise zeigen ihre Schwächen beim Ausdrucken, insbesondere beim Drucken aus dem Internet, da die Druckversion oft nicht der Darstellung auf dem Bildschirm entspricht. Mit der Interactive Forms Solution von Adobe hingegen sind diese Schwierigkeiten überwunden. Die Lösung verfügt über eine Druckversion, die den Bildschirminhalt exakt wiedergibt und unter anderem auch über die Fähigkeit verfügt, Logos und Barcodes zu verarbeiten.

Multiple Security Layers

SAP bietet interaktive Formulare auch offline an, betont Wachter. “Das bedeutet, dass ein Anwender diese Formulare im Voraus mit Daten aus einer SAP-Lösung füllen und an einen anderen Anwender schicken kann, der gerade keine Verbindung zur SAP-Software hat. Dennoch verfügt er somit über die Daten, ist dazu in der Lage das Formular mit zusätzlichen Informationen anzureichern und es dann an die SAP-Lösung weiterzuschicken.” Auf diese Weise erreicht SAP über die neuen kollaborativen Geschäftsprozesse viele verschiedene Endanwender. Die Sicherheit im Umgang mit solchen interaktiven Formularen ist durch Multiple Security Layers gewährleistet, die sich auch digitaler Signaturen und Verschlüsselungstechniken bedienen.
Interaktive Formulare sind auf die Anfrage von Kunden hin entstanden, die ihre Geschäftsprozesse optimieren wollen. “SAP ist bei ihren Kunden als Partner für Innovationen bekannt. Und vor allem verstehen wir etwas davon, wie Geschäftsprozesse aussehen, funktionieren und wie sie sich optimieren lassen. Nahe liegend ist daher die Frage bei unseren Kunden, wie sie ihre eigenen Geschäftsprozesse optimieren können, insbesondere die papierbasierten Prozesse, die auf der Grundlage einer Standardlösung ablaufen”, erklärt Wachter. Die meisten papiergestützten Geschäftsprozesse, die zur Debatte stehen, sind kundenspezifische Prozesse. Dazu zählen etwa Formulare für Reiskostenabrechnungen oder andere Fragestellungen im Bereich Human Resources, wo sich generische Lösungen nur schlecht anbieten lassen, weil jeder Kunde diese Prozesse auf seine eigene Art löst. “Die Kunden fragen bei SAP vermehrt eine Lösung nach, die sich in die SAP-Software integrieren lässt.”

Der öffentliche Sektor profitiert enorm

Besonders die öffentlichen Verwaltungen werden nach Ansicht von SAP von der Interactive Forms Solution profitieren. Denn gerade dort dient die Lösung dazu, die Belange der Bürger besser zu berücksichtigen, Prozesse zu optimieren und Fragen etwa zur Besteuerung, zum Reisepass, Führerschein oder Kindergeld rasch zu beantworten. Ein weiteres Beispiel für einen Prozess, der sich mit Hilfe der interaktiven Formulare vereinfachen lässt, ist eine Ausschreibung. Historisch gesehen ist eine Ausschreibung ein sehr papierintensiver Prozess, den beispielsweise öffentliche Verwaltungen und Bauunternehmer durchlaufen, um Aufträge zu vergeben. Ähnliche Vorteile wie im Bereich öffentlicher Verwaltungen sind auch bei Banken und Versicherungen zu erwarten, da dort formularbasierte Prozesse ebenfalls zum Tagesgeschäft gehören.
Die Interactive Forms Solution Lösung basiert auf offenen Standards wie XML und SOAP. Wachter erläuterte: “Wir sprechen über missionskritische Prozesse, wie zum Beispiel der Prozess der Gehaltserhöhung. In diesem Fall unterstützt SAP ein Szenario, in dem ein Manager ein Formular von einem Portal herunter lädt, um eine Gehaltsabrechnung zu gewähren, und dieses auf seinem eigenen Laptop speichert. Wenn er auf Geschäftsreise ist oder von zu Hause aus arbeitet, füllt er die Daten vor Ort aus. Das geschieht offline ohne Verbindung zur SAP-Software. Ist er wieder im Unternehmen, wählt er sich in SAP ein und lädt die Daten vom Laptop auf das Portal. Die Daten werden dann extrahiert und in der Datenbank gespeichert. Diese Möglichkeit eröffnet enormen Spielraum, unterschiedliche und neue, kollaborative Geschäftsszenarien für Kunden zu unterstützen.
Die Interactive Forms Solution von Adobe wird ab dem ersten Quartal 2004 im SAP NetWeaver, der offenen Integrations- und Applikationsplattform von SAP, integriert sein. Einzelne Lösungen in der Personalwirtschaft, etwa Manager Self Services oder Employee Self Services, im Produktlebenszyklusmanagement oder in der Fertigung werden ab dem zweiten Quartal 2004 über die interaktiven Formulare verfügen.

Elspeth Wales

Elspeth Wales

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