Employee Self-Services bei ABB in der Werkshalle

Feature | 17. Juli 2008 von admin 0

ABB-Mitarbeiter können auch in der Werkshalle Employee Self-Services nutzen. Foto: ABB

Aus dem Spind zieht sie den Blaumann, streift ihn über, steigt die Treppe zur Werkshalle hinab. Es ist halb acht am Morgen, als Margit Buton mit der Arbeit beginnt. Normalerweise läuft sie gleich zur Linie, an der sie und ihre Kollegen Module montieren, die später in Schaltschränken Stromkreise regeln. Heute jedoch biegt sie vorher ab – in eine kleine Kabine, die noch wie frisch geschreinert riecht. Der hüfthohe Kasten mit Monitor und Tastatur darin erinnert an einen Bankautomaten. Zwar spuckt er kein Geld aus, aber in puncto Sicherheit und Komfort kann er es mit seinem spendablen Vetter durchaus aufnehmen. Der Apparat aus dem Hause Wincor Nixdorf leistet Buton wichtige Dienste. Hier regelt sie ihre personalwirtschaftlichen Angelegenheiten.

Ob es sich um Urlaub handelt, um die Erfassung der Arbeitszeit oder eine Adressänderung: Seit dem 1. Dezember 2007 können 330 kaufmännische Angestellte sowie 100 Mitarbeiter in der Produktion von ABB am Standort Ladenburg ihre Personalbelange online erledigen.

Insgesamt geht es freilich um größere Dimensionen. Das weltweite Projekt “One Simple ABB”, kurz OsA, dient zum einen der Standardisierung und Harmonisierung der IT, womit die Einführung elektronischer Personalserviceleistungen, so genannter Employee and Manager Self-Services (ESS, MSS) für wirklich alle Mitarbeiter einhergeht. Den 5.000 Beschäftigten in der Fertigung der deutschen ABB, die ohne PC arbeiten, stehen diese Funktionen an Kioskterminals zur Verfügung.

Zum anderen soll nach OsA die gesamte Personalverwaltung über ein Service-Center laufen, das zentral für die deutsche ABB in Mannheim sitzt. Die Vorgabe lautet, in diesem Center SAP-Software zu verwenden. In Deutschland klappt das gut, nimmt man hier doch seit dem Umstieg auf SAP ERP 6.0 eine Vorreiterrolle ein. Weltweit sind die IT-Systeme der ABB noch nicht auf demselben Stand; doch das soll sich bis 2010 ändern.

Margit Buton hat sich am Kiosk angemeldet. Auf der Übersichtsseite findet sie neben ihrem Postfach die Rubriken “Eigene Daten” sowie “Arbeitszeit”. Heute möchte die Monteurin prüfen, ob ihr aus dem letzten Monat genügend Überstunden bleiben, um einen Tag frei zu nehmen. Sie gerät ins Stocken. Wie ging das noch? Schnell zieht sie ihren Spickzettel aus der Hosentasche, ein Handbüchlein, das sie Schritt für Schritt durch das Portal führt.

Die persönliche Betriebsrente ermitteln

Für Projektleiter Jan-Christoph Schüler stellen Routinevorgänge wie Urlaub beantragen oder die Bankverbindung ändern nur den Einstieg in ESS und MSS dar. Als Hauptzweck des OsATeilprojekts “ABB PersonalDirekt online” nennt er die Analyse, Zentralisierung und Reorganisation von Prozessen, die sich wegen der Heterogenität der Systemlandschaft bisher unterschieden. “Dabei verlagern wir manches aus der Personalabteilung auf die Belegschaft. Darin liegt die eigentliche Herausforderung.” Die IT bekomme man immer irgendwie hin; die Menschen mitzunehmen, sei hingegen weitaus schwieriger.

Deshalb verwendete ABB viel Zeit auf die Vermittlung der Neuerungen. Vor dem Startschuss warben Roadshows für das Vorhaben. Weitere Aktionen folgten, das Handbuch wurde verteilt. Schon während des Projekts vertiefte die Belegschaft in mehrstufigen Lehrgängen das nötige Wissen. Im Betriebsalltag schließlich betreuen 120 Keyuser die fast 11.000 Mitarbeiter in Deutschland.

Per ESS beziehungsweise MSS können ABBler beispielsweise ihre Betriebsrente ermitteln. Daneben sind am Kiosk allgemeine Informationen etwa zur Elternzeit oder anderen allgemeinen Themen erhältlich. Seit dem 1. Februar 2008 haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, dort ihre Personalakte einzusehen. Demnächst soll auch der Gehaltszettel elektronisch vorliegen. An den Terminals der Werkshallen ist dieser Service sogar leichter zu realisieren als in den Büros, da dort jeweils mehrere Mitarbeiter am selben Drucker hängen und so erfahren könnten, was die Kollegen verdienen. Am HR-Kiosk geht dieses Risiko gegen null: Wird der Zettel nicht binnen Sekunden aus dem Drucker genommen, zieht dieser ihn ein und schwärzt ihn. Nicht einmal der Wartungstechniker kann ihn dann noch lesen.

Derlei Sicherheitsaspekte haben Buton nie interessiert – bis neulich. Da wollte sie kurz auf ihren Zeitnachweis schauen, das System ließ sie aber nicht. “Also ging ich raus aus der Anwendung und wieder rein”, erinnert sich die Monteurin. Da es immer noch nicht funktionierte, zog sie ihre Kollegin Petra Ehrhardt hinzu. Sich gemeinsam durch das System zu wursteln, schien einfacher – selbst wenn dies gegen Sicherheitsbestimmungen verstieß.

Als sie zu zweit vor dem Terminal standen, ging gar nichts mehr. Immer wieder fuhr das System ohne ersichtlichen Grund herunter. Schließlich fanden sie heraus, dass es am Näherungssensor lag. Um der Kollegin freie Sicht auf den Bildschirm zu ermöglichen, war Buton einen halben Schritt zur Seite getreten. Der Sensor registrierte dies, der Rechner deutete es als Abbruch des Vorgangs und loggte die Nutzerin aus.

Die Überstunden immer im Blick

Heute dagegen kommt Buton zügig voran. Nachdem sie sich über den Registerpunkt “Zeitnachweis” vergewissert hat, dass ihre Überstunden für einen Ausgleichstag reichen, beantragt sie diesen. Gleich danach kann sie den Antragsstatus in der Abwesenheitsübersicht kontrollieren: “gesendet”. “Das klappt ja ganz gut”, denkt sie und freut sich, dass sie mit dem Computer so gut zurechtkommt. Zuhause macht so etwas immer ihr Mann.

“Unsere größte Sorge war, dass sich die Kollegen aus der Fertigung im Umgang mit dem PC schwertun oder die neue Technik ablehnen könnten”, berichtet Jan-Christoph Schüler. Ob China, Indien oder Brasilien, überall war man sich einig, dass es schwierig würde, die Fabrikarbeiter zur Nutzung der Terminals zu bewegen. Aber sollte man sie deshalb außen vor lassen und lediglich das kaufmännische Personal an die Self-Services anbinden? Das kam für Schüler und sein Team auf keinen Fall in Frage: “Schon aus Gründen der Gleichbehandlung stand das nie zur Debatte”, bekennt der Projektleiter. “Die Produktionsteams hatten oft genug das Nachsehen.” Beispielsweise beim Intranet. Lange blieben sie von diesem wichtigen Informationskanal abgeschnitten; nun sind sie über die Terminals integriert.

Schüler zufolge wird das Personal in den Fabriken bei weitem unterschätzt. “Wer es schafft, an den Automaten der Deutschen Bahn einen Fahrschein zu lösen, kann auch das Kioskterminal bedienen”, glaubt er. Der PC gehöre zwar nicht zum Arbeitsgerät der Kolleginnen und Kollegen in Blau, zu Hause aber gingen viele damit im Internet einkaufen. Das Zutrauen des HR-Profis zu seinen Mitarbeitern hat sich gelohnt: Das Terminal wird angenommen und genutzt und – die Mitarbeiter können es bedienen. Bis Anfang Februar 2008 haben sich gut 90 Prozent der Mitarbeiter wenigstens einmal am Portal eingeloggt.

Ein Gewinn für den Arbeitgeber

Aus Sicht des Projektleiters hat sich der Aufwand vor allem organisatorisch und personalpolitisch gelohnt. War etwa die Nachtschicht früher bis zum Turnuswechsel auf sich gestellt, so können sich die Kollegen heute per E- Mail an die HR-Abteilung wenden. Die Antwort finden sie am nächsten Abend im elektronischen Postfach. “Es ist auch für den Arbeitgeber ein Gewinn, wenn die Belegschaft Hemmschwellen überwindet und etwas Neues annimmt. Da üben die Mitarbeiter, über den Tellerrand hinauszuschauen”, resümiert Schüler. “Zudem tritt die ABB so als Arbeitgeber auf, der fördert und fordert.”

Dem kann Buton zustimmen: “Es ist schön, etwas dazuzulernen. Allerdings schalten manche Kollegen auf stur und ärgern sich, dass sie bis zur Kabine laufen müssen.” Erhardt pflichtet ihr bei. Angst vor der Technik habe sie nicht; es mache sie nur nervös, wenn vor der Kabine schon der nächste Kollege darauf warte, dass sie fertig werde. Wenn man nicht täglich im System arbeite, dauere es manchmal eben länger.

“Man muss sich erst zurechtfinden und ein bisschen ausprobieren”, meint Ehrhardt. Doch gerade dazu fehle ihr als Akkordkraft die Zeit. Umso besser, dass ein netter Kollege als Ansprechpartner fungiert. Für den Fall, dass keiner der insgesamt fünf Ladenburger Keyuser erreichbar ist, hängt in der Kabine ein Telefon. Die Nummer der Hotline steht darauf.

Mittlerweile ist es fast fünf Uhr. Buton biegt auf dem Weg in die Umkleide nochmals zur Kabine ab und ruft ihr Zeitkonto auf. Weil sie die Navigation noch vom Vormittag im Kopf hat, kommt sie jetzt ohne Spickzettel aus. Unter “Freizeitentnahme Mehrarbeit” steht: “genehmigt”. Beschwingt meldet sie sich ab und schwebt die Treppe hoch. Ihr Mann wird staunen, was sie am Computer alles drauf hat.

ABB PersonalDirekt online

Im Rahmen von ABB PersonalDirekt online, einem Teilprojekt der weltweiten Initiative “One Simple ABB” zur Vereinheitlichung von Prozessen und Systemen, begann ABB Deutschland im November 2006 an 24 von 33 Standorten mit der Einführung von Employee und Manager Self-Services. Am 1. Oktober 2007 wurden die Personaldienste deutschlandweit frei geschaltet – für die Mitarbeiter der Produktion zunächst im Pilotbetrieb.

Seit dem 1. Dezember 2007 sind alle Werke angeschlossen. Das Projekt betrifft in Deutschland zirka 10.500 Beschäftigte, von denen 120 zu Keyusern ausgebildet wurden. Rund 1.000 Führungskräfte arbeiten mit den umfangreicheren MSS. Das Fertigungspersonal greift über 25 Kioskterminals und 40 PC auf die HR-Funktionen zu. ABB ist 2006 von SAP R/3 4.7 auf SAP ERP 2005 umgestiegen und integriert die Personaldienste über das SAP NetWeaver Portal in seinen Systemverbund.

Zur Bearbeitung von Serviceanfragen wurde das Employee Interaction Center (EIC) aus dem CRM mit den Terminals verbunden. Der Zugang zu ABB PersonalDirekt online ist passwortgeschützt. Die Arbeitsstunden werden aus externen Erfassungssystemen in SAP übertragen, Gleitzeitsalden lassen sich tagesaktuell abrufen. Bedienkomfort wird groß geschrieben: Kein Nutzer braucht sich darum zu kümmern, ob er sich am SAP NetWeaver Portal befindet, im Intranet oder auf einer Lotus-Datenbank.

Seit 1. Februar 2008 steht den Mitarbeitern eine digitale Personalakte zur Verfügung. Bald sollen auch Gehaltszettel und die Formulare des Mitarbeitergesprächs elektronisch abrufbar sein. Ferner plant der Konzern, die Beschäftigten nach einmaliger Anmeldung (Single Sign-on) auf alle ihnen freigegebenen Systeme zugreifen zu lassen. Neben der ABB Schweiz nehmen demnächst weitere Landesgesellschaften die Self-Services in Betrieb.

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