Entscheidung in Sachen ERP

Feature | 13. Oktober 2003 von admin 0

Allgemeine Auswahlkriterien

Allgemeine Auswahlkriterien

Gefragt waren neue Prozesse (Teil 1)
Gefragt waren neue Prozesse (Teil 2)
Der US-Bundesstaat Pennsylvania hat eine einschneidende Entscheidung getroffen. Die veralteten Software-Lösungen des Staates sollten nicht Stück für Stück, sondern auf einen Schlag ersetzt werden. 55 staatliche Behören würden künftig in einem integrierten ERP-System zusammengefasst sein. Und das, obwohl in Pennsylvania – wie in den meisten Bundesstaaten der USA – selbst die Beschaffung von so simplen Gegenständen wie Notizblöcken oder Büroklammern durch Verwaltungsrichtlinien erschwert ist. Das Vorhaben des Bundesstaates wurde deshalb zunächst misstrauisch beäugt. Nicht nur, weil die Kosten des auf drei Jahre geplanten Projekts mit immerhin 250 Millionen US-Dollar veranschlagt waren. Sondern auch, weil ein ERP-Projekt bei dem Unternehmen Hershey, nicht weit von der Hauptstadt Harrisburg entfernt, durchaus hätte besser laufen können. Sorge bereitete zudem, dass Pennsylvania die erste öffentliche Verwaltung war, die bislang ein ERP-Projekt dieser Größenordnung plante.

Wahl des Anbieters in Einzelschritten

Wahl des Anbieters in Einzelschritten

Wäre der US-Bundesstaat Pennsylvania ein Unternehmen, würde er zweifellos den Sprung in die Liste der Fortune-5000-Unternehmen spielend schaffen. Mit einem jährlichem Steueraufkommen und zugehörigen Steuereinnahmen von mehr als 20 Milliarden US-Dollar vermutlich sogar auf einen Platz unter den ersten Hundert. Kaum ein Unternehmen allerdings dürfte so vielschichtig und komplex sein wie die öffentliche Verwaltung eines Bundesstaates, die eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu bewältigen hat:

  • Unterricht für 1,8 Millionen Kinder,
  • Unterhalt eines Verkehrsnetzes von fast 71.000 Kilometern Straßen,
  • Aufrechterhaltung der öffentlichen Ordnung in 67 Counties und 2.600 Kommunen,
  • Betrieb von Parks, öffentlichen Krankenhäusern und Gefängnissen,
  • Neuansiedlung von Unternehmen sowie die Förderung des Wirtschaftswachstums.

Ein Budget von 20,8 Milliarden US-Dollar verteilt sich dabei auf den Ankauf von Waren und Dienstleistungen im Wert von zwölf Milliarden US-Dollar, auf Löhne von drei Milliarden Dollar für 84.000 Beschäftigte sowie auf das Management und die Bezahlung von 150.000 Lieferanten.

Die Wahl des richtigen ERP-Anbieters

Der Größe und Komplexität des geplanten Projekts wegen entschloss sich das Auswahlkomitee in Pennsylvania dazu, den Software-Anbieter und den Integrationspartner getrennt auszuwählen – eine glückliche Entscheidung, wie sich später herausstellen sollte. Das Komitee entschied außerdem, sich bei der Auswahl von Gartner Group beraten zu lassen. Gartner Group erstellte daraufhin zunächst eine Studie der möglichen ERP-Anbieter und nahm einige davon in die engere Wahl.
In der Zwischenzeit war aber auch der State of Pennsylvania alles andere als untätig geblieben. Die Prozessverantwortlichen des Bundesstaats hatten einen Katalog mit rund 700 funktionellen Anforderungen an die neue Software erstellt. Den ERP-Anbietern wurde zwei Tage Zeit gegeben, um so viele der Funktionalitäten ihrer Software wie nur möglich zu präsentieren. Alternativ bestand die Möglichkeit, sich auf die wichtigsten Leistungsmerkmale des jeweiligen Produkts zu beschränken und diese vorzustellen.
In weiteren Gesprächen mit den potenziellen Anbietern schränkte Gartner die engere Wahl auf vier Unternehmen ein: AMS, Oracle, PeopleSoft und SAP. Diese vier Anbieter bekamen dann jeweils den Katalog mit den vorher festgelegten 700 funktionellen Anforderungen zugestellt. Den Anbietern wurde die Chance gegeben in einer Telekonfernez nachzufragen, was genau die Behörden in Pennsylvania unter den jeweiligen Anforderungen verstanden. Was meint beispielsweise der Bundesstaat unter “Belegüberweisung”? Im Anschluss an die Konferenz entschlossen sich AMS und PeopleSoft, nicht an der finalen Präsentation teilzunehmen.
Zwei weitere Tage blieben den restlichen zwei Anbietern Zeit, die Funktionalität ihrer Produkte vor dem Auswahl-Komitee und 150 Vertretern aus allen 55 beteiligten Behörden zu demonstrieren. Sechs verschiedenen Teams mit jeweils vier Personen bildeten das eigentliche Auswahlkomitee. Zwei Mitglieder dieser Teams gehörten jeweils dem Fachbereich einer Behörde an und zwei der IT-Abteilung des Bundesstaates. Zur Präsentation eingeladen waren darüber hinaus Abteilungsleiter, Dienststellenleiter und Mitglieder der obersten Entscheidungsebene, Sachbearbeiter und Fachspezialisten. Intern rangierte die Endausscheidung mittlerweile unter dem Namen “Bakeoff” – benannt nach einem seit 1949 in den USA durchgeführten, nationalen Kochwettbewerb.
Für die Endausscheidung hatten die Beteiligten ein spezielles Bewertungssystem eingeführt. Konnte eine Funktionalität nicht präsentiert werden, wurde dies mit “Null” bewertet. Entsprach eine vorgestellte Funktionalität nicht den Bedürfnissen des Bundesstaates, war aber immerhin vorhanden, gab es eine “Eins”. Für eine wirklich beeindruckende Lösung gab es eine “Vier”. Die Lösung für die jeweils abgefragte Funktionalität war annehmbar, wenn der Gesamtprozess mit einer Zwei, Drei oder Vier bewertet wurde. Die Einzelergebnisse wurden später zusammengezählt und in Prozent umgewandelt. Achtzig Prozent der funktionellen Anforderungen für neun Gesamtprozesse – so das Kriterium des Auswahlkomitees – sollte das Produkt des Siegers im Standard erfüllen. SAP erfüllte nach der Beurteilung des Komitees 78 Prozent der Anforderungen – und konnte sich damit als Sieger durchsetzen.

Auch der Integrationspartner wurde gefunden

Mit einem ähnlichen Prozess machte der Bundesstaat den Integrationspartner sowie andere Partner ausfindig. Ebenfalls mit Gartner wurde eine Liste potenzieller Integrationspartner erstellt. Diese wurden anschließend gebeten, einen Vorschlag auf Basis der grundlegenden funktionellen Anforderungen einzureichen. Beim Bundesstaat gingen Vorschläge von Andersen Consulting, Price Waterhouse Coopers (PWC), Deloitte Consulting und KPMG ein – allesamt Kandidaten, die als gut geeignet erschienen.
Der Bundesstaat veranstaltete dann für die vier Anbieter einen Informationstag. Potenzielle Integrationspartner hatten dort die Möglichkeit, Fragen zur Aufgabenstellung zu stellen. Danach machten die Integrationspartner an zwei Tagen mit den Projektteams Probeläufe, um das Aufgabenfeld des jeweiligen Programms genau abzustecken. Die Integrationspartner mussten dann ihre Vorschläge und Unterlagen aktualisieren und weiter an die Bedürfnisse von Pennsylvania anpassen. In einem Finale wurden dann die verschiedenen Vorschläge zum Projektablauf und die zugehörigen Kostenvoranschläge bewertet.
Bevor sich das Auswahl-Komitee jedoch diese Vorschläge anschaute, führte es auch für die Integrationspartner eine praktische Endausscheidung durch. Grundlage für diese Endausscheidung bildeten diejenigen funktionelle Anforderungen aus dem “Bakeoff” der Anbieter, die nicht präsentiert oder mit einer “Eins” als unbefriedigend bewertet wurden. Die Integrationspartner sollten zeigen, wie sie diese Anforderungen mit Hilfe der SAP-Lösung erfüllen würden. Darüber hinaus erhielten die Systemintegratoren Skripte für Funktionalitäten, die aller Wahrscheinlichkeit nach sehr häufig benötigt würden. Zu erarbeiten war, wie sich SAP R/3 mit Hilfe von Z-Tabellen oder Ausgängen zu Fremdsystemen verbessern ließe. Der Bewertungsmodus entsprach dem Modus bei den Software-Anbietern. Als Sieger setzte sich bei den Systemintegratoren KPMG (später BearingPoint) durch.

Was für öffentliche Verwaltungen zu beachten ist

Die Auswahl der Anbieter für das ERP-Projekt war für den Bundesstaat eine neue Erfahrung. Pennsylvania hat jedoch aus der Vorgehensweise viel gelernt – und auch einige Erfahrungen gemacht, die oftmals etwas im Alltagsleben untergehen:

  • Das Projekt hat rasch an Fahrt gewonnen und eine Eigendynamik entwickelt. Ein sehr wichtiger Faktor, denn es galt viele Bedenken zu überwinden, ob ein Projekt dieser Größenordnung im Bereich öffentlicher Verwaltungen überhaupt durchführbar ist.
  • Der Auswahlprozess förderte innerhalb der bundesstaatlichen Verwaltung die allgemeine Zustimmung zum ERP-Projekt. Die umfangreiche Präsentation der Funktionalitäten trug erheblich dazu bei, die Verwaltung davon zu überzeugen, dass diese auch im Bundesstaat Pennsylvania greifen würden.
  • Die sorgfältige Ausarbeitung und Verfeinerung der Projektdefinition durch die Anbieter in Zusammenarbeit mit den Projektteams legte den Grundstein für eine solide Arbeit am Rest des Projekts.
  • Der Bundesstaat suchte und fand Experten aus den Schlüsselbereichen, die die Endausscheidung bewerteten. Dadurch identifizierte er gleichzeitig Mitarbeiter, die als Projektleiter in ihren jeweiligen Abteilungen das Projekt durchführten.
  • Auch auf Details wurde geachtet: Welchen technischen Aufwand betreiben die Software-Anbieter bei der Präsentation? Bauen sie dafür ein spezielles lokales Netzwerk auf oder wählen sie sich einfach in einen vorhandenen Server ein? Fahren Sie ein kleines Rechenzentrum auf oder genügt ein Laptop?
  • Die Integrationspartner mussten die Lebensläufe ihrer Projekt-Teammitglieder einreichen und angeben, wie lange diese dem Projekt erhalten bleiben würden. Das erleichterte die Personalplanung für die ERP-Teams des Bundesstaates. Ziel des Bundesstaats war, bei den gemischten Projektteams jeweils doppelt soviel Personen im Team zu haben wie die privaten Unternehmen.
  • Der Wissenstransfer ist bei einem ERP-Projekt höchst wichtig. Der Bundesstaat versuchte, die diesbezüglichen Fähigkeiten von Anbietern und Systemintegratoren vor Projektbeginn abzuschätzen. Wie gut wurden die jeweiligen Inhalte der Präsentation dem Publikum vermittelten? Wie verständlich waren Antworten auf gestellte Fragen? Schlossen die Integrationspartner Debatten so gut ab, dass die Mitglieder des ERP-Projekts ganz sicher verstanden hatten, worum es ging? KPMG beispielsweise griff nochmals alle Fragen auf und trug die Antworten dazu erneut vor. Dann wurde das Publikum gefragt, ob die Frage richtig verstanden und beantwortet worden war.
  • Wie gut arbeiten die Systemintegratoren mit ihren anderen Partnern während der Präsentation zusammen? Wenn das System abstürzt – was immer wieder einmal vorkommen kann – versuchen die Integrationspartner dann einen Schuldigen zu finden oder helfen sie gemeinsam zusammen, das System wieder zum Laufen zu bringen? Kann man die Teammitglieder aus verschiedenen Unternehmen klar unterscheiden, oder verschmelzen sie mit den anderen nahtlos zu einer Gruppe?

Bei der Auswahl der besten Anbieter im Bereich öffentlicher Verwaltungen muss dem Selektionsprozess ein Höchstmaß an Aufmerksamkeit gewidmet werden. Es besteht wenig Erfahrung mit ERP-Projekten. Der US-Bundesstaates Pennsylvania bediente sich eines innovativen und nicht unaufwändigen Ansatzes, indem er die Anbieter ihre System bei einer Endausscheidung vorstellen ließ. Hierdurch lernte zum einen der Bundesstaat selbst, seine Prozesse besser zu definieren. Zum anderen wurden die wichtigsten Entscheidungsträger gleich für das Projekt gewonnen. Nicht zu vergessen ein gewisser Unterhaltungsaspekt: Die staatlichen Angestellten fanden die Endausscheidung schlichtweg spannend, es entstand eine erwartungsfrohe Grundhaltung. Ein unschätzbarer Vorteil, denn in den kommenden Jahren gingen die verschiedenen Funktionalitäten immerhin bei 53 Verwaltungen und Behörden produktiv.

Vikram Pant

Vikram Pant

Ph.D. William P. Wagner

Ph.D. William P. Wagner

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