„Erfolg ist, wenn alle an einem Strang ziehen“

Feature | 18. Mai 2005 von admin 0

Im Zeichen globalisierter Märkte fordern Analysten und Berater, dass mittelständische Unternehmen ihre IT-Landschaften modernisieren, optimieren und vor allem mit der Geschäftsstrategie verbinden. Sind Mittelständler diesen Forderungen denn bisher ausreichend nachgekommen?

So pauschal ist diese Frage nicht zu beantworten, denn der Mittelstand ist besonders in Deutschland äußerst heterogen strukturiert. Sicher, bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist die IT-Landschaft, ob ERP-, CRM-, oder SCM-System, inzwischen veraltet und zudem von der Geschäftsstrategie losgelöst. Doch es gibt Branchen, wie Banken und Versicherungen oder die Telekommunikationsindustrie, da ist die IT geschäftskritisch und damit wesentlich für die Umsetzung der Firmenstrategie.

Insgesamt überwiegen jedoch wohl eher die Defizite in mittelständischen Firmen. Verantwortlich hierfür ist unter anderem ein aus der schwierigen wirtschaftlichen Situation der letzten Jahre resultierender Investitionsstau. Verschärfend kommt hinzu, dass bei früheren Einführungsprojekten nicht die damals aktuellsten Versionen eingesetzt wurden und zudem die Software-Hersteller ihre Lösungen kontinuierlich in Richtung integrierter Lösungsportfolios weiterentwickelt haben.
Häufig ist zu beobachten, dass in der Vergangenheit die Entscheidung, in eine neue Lösung zu investieren, bisweilen aus der Perspektive der IT-Abteilung getroffen und eine Verbindung mit der Geschäftsstrategie eines Unternehmens nicht immer in ausreichendem Maße hergestellt wurde. Das führte logischerweise zu einer starken Dominanz der technischen Anforderungen aus der Perspektive der IT-Abteilung. Meiner Ansicht nach ist es jedoch zwingend notwendig, bereits in der Planungsphase eines IT-Projektes die Fachabteilungen einzubeziehen. Auf diese Weise kann eine hohe Motivation der Endanwender erreicht werden, deren Mitarbeit notwendig ist, um die tatsächlichen Geschäftsprozesse in einer Software-Lösung effizient abzubilden und die Einführung eines komplexen Anwendungssystems erfolgreich zu gestalten.

Welche Gründe gibt es für die mangelhafte Verbindung zwischen IT-Architektur und Geschäftsstrategie?

Kommunikation funktioniert immer dann, wenn, salopp gesagt, zwei die gleiche Sprache sprechen. Nach unseren Erfahrungen ist das zwischen IT- und Fachabteilungen nicht immer der Fall. Wenn aber die gemeinsame Kommunikationsebene fehlt, kann eine übergreifende, unternehmensweite Geschäftsstrategie nicht zufriedenstellend in die IT-Systeme „transportiert“ werden. Deshalb besteht insbesondere bei IT-Projekten großer Bedarf, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu intensivieren.

Das gilt vor allem, wenn Fach- und IT-Abteilungen im Unternehmen strikt getrennt sind. Diese Trennung ist meist historisch gewachsen, muss aber zumindest für die Dauer eines Auswahl- und Implementierungsprojektes aufgebrochen werden, um den Kommunikationsfluss zu verbessern.

Warum lohnt es sich für Mittelständler, in neue Systeme zu investieren?

Letztlich muss jedes Unternehmen, unabhängig davon, in welches komplexe Anwendungssystem es investieren will, eine Kernfrage beantworten: Rechnet sich diese Ausgabe über einen bestimmten Zeitraum, oder rechnet sich diese Ausgabe nicht? Mittelständler sollten deshalb immer darauf achten, dass die Software auch zum Unternehmen passt. Das heißt, sie muss die an sie gestellten Anforderungen erfüllen und darf weder unter- noch überdimensioniert sein. Es macht beispielsweise kaum Sinn, eine komplette CRM-Suite einzuführen, wenn zunächst nur einzelne Funktionen wie das Interaction Center (IC) oder das Marketing- und Kampagnenmanagement benötigt werden.

Mit modernen und integrierten Unternehmenslösungen verbessern Betriebe in der Tat die Qualität der Management-Informationen im Hinblick auf Planung, Budgetierung, Controlling und Reporting. Mittelständler, die mit einer neuen Software qualitativ hochwertigere und überdies schnellere Informationen zu Partnern, Kunden und Zulieferern bekommen, haben de facto einen Wettbewerbsvorteil. Hinzu kommt ein höheres Informationsniveau des Managements, was qualifizierte und zukunftsorientierte Entscheidungen ermöglicht. Umgekehrt gilt: Wer als Unternehmen über schlecht strukturierte oder fehlerhafte Daten verfügt, der wird zwangsläufig Geschäftsentscheidungen unter einem größeren Unsicherheitsfaktor treffen. Und das ist eben meist bei in die Jahre gekommenen Systemen der Fall.

Und welche Modelle empfehlen Sie den Unternehmen, um den Return on Investment (ROI) zu berechnen?

Ich halte es für problematisch, Firmen bei Wirtschaftlichkeitsberechnungen ihrer IT übergeordnete Modelle quasi überzustülpen. Kosten-Nutzen-Rechnungen machen nur Sinn, wenn sie sich an den individuellen Gegebenheiten einer Firma orientieren, sowohl was die Prozesse als auch was die Software angeht. Wenn sich der ROI nur mit methodisch komplexen Modellen darstellen lässt, wird jeder mittelständische Unternehmer sich schwer tun, eine Investitionsentscheidung zu treffen. Allein wenn die Kosten-Nutzen Rechnung für ein Projekt plausibel ist und in einem individuellen Business Case für das Unternehmen leicht verständlich abgebildet werden kann, ist eine solche Investition sinnvoll.

Ist es nicht paradox, wenn behauptet wird, dass Firmen, die in ihre IT-Landschaft investieren, gleichzeitig Prozesse verbessern und Kosten senken?

Das ist nicht paradox, sondern ergibt sich zwangsläufig so. Dabei setze ich voraus, dass ein solches Projekt professionell angegangen wird und die Einführung einer neuen Software nicht allein Sache der IT ist. Wie bereits erwähnt müssen Fach- und IT-Abteilungen schon in der Planungsphase intensiv zusammenarbeiten und entsprechende Konzepte erstellen, sonst besteht in der Tat die Gefahr, dass eine Firma Geld für eine neue IT-Landschaft ausgibt, ohne die möglichen Prozessverbesserungen und Kostensenkungen zu erreichen. Die Fachabteilungen müssen die Funktionalität einer Anwendungssoftware insbesondere im Hinblick auf die Bedürfnisse ihres Ressorts beurteilen und abwägen, welche Prozess- und damit Kostenverbesserungen mit der Lösung einhergehen.

Per se führt keine IT-Lösung zu geringeren Kosten in einem Unternehmen, geschweige denn zu effizienteren Strukturen oder prozessualen Verbesserungen. Die möglichen Effizienz- und Effektivitätsgewinne müssen im Laufe eines Projektes von allen Beteiligten hart erarbeitet werden. Ein externer Berater kann hierbei eine wesentliche Rolle einnehmen, etwa als Vermittler von Informationen zwischen verschiedenen am Projekt beteiligten Gruppen.

Was sollten Mittelständler tun, um ihre Geschäfts- und IT-Strategie nutzbringend miteinander zu verknüpfen?

Künftig wird für Mittelständler die Integration von Anwendungen eine zentrale Rolle spielen. Nehmen wir beispielsweise die mittelständische Fertigungsindustrie. Betriebe operieren und produzieren zum einen weltweit an verschiedenen Standorten oder kaufen kleinere Wettbewerber auf. Häufig sind aber die verschiedenen Niederlassungen beziehungsweise Zukäufe nur unzureichend in die betriebswirtschaftlichen Systeme der Zentrale integriert. Heterogene Systeme allerdings erschweren den Daten- und Informationsaustausch und verursachen aufwändige Schnittstellenlandschaften. Bildet hingegen ein mittelständischer Fertiger seine einzelnen Unternehmensbereiche in einer einheitlichen betriebswirtschaftlichen Software ab, gewinnen die Daten an Transparenz, die Informationen an Qualität. Ein ERP-System ermöglicht und erleichtert also die Homogenisierung der IT-Landschaft.

Allerdings, und da wiederhole ich mich gern, sind IT beziehungsweise IT-Architektur und Geschäftsprozesse als logische Einheit zu betrachten und stets miteinander zu verbinden. Damit dies gelingt, müssen alle Abteilungen in einer Firma an einem Strang ziehen.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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