Erfolgreich fischen im Dokumenten-Pool

Feature | 16. November 2005 von admin 0

Digitale Inhalte werden für mittelständische Firmen bald die zentrale Informations- und damit Wettbewerbsgrundlage bilden. Eine der Kernherausforderungen dieser Entwicklung wird sein, die gesammelten Unternehmensinformationen langfristig aufzubewahren und so zu strukturieren, dass sie bei Bedarf sofort verfügbar sind. „Davon sind viele Mittelständler heute aber noch weit entfernt“, stellt Reinhard Oborski, der Geschäftsführer des SAP Solution Partners bob Systemlösungen (bob), fest. „Nach wie vor haben kleinere Firmen meist papierbasierte Abläufe, oder der Zugriff auf digital archivierte Dokumente erfolgt über komplizierte Ordnerstrukturen.“ Und er ergänzt: „Nicht selten sind in diesem Gestrüpp dann wichtige Dokumente unauffindbar oder gehen gar verloren.“

Ordnung ins Dokumentengestrüpp bringen

„Um Geschäftsprozesse in Zukunft rationell abzuwickeln, benötigen Mittelständler ein in ihre Geschäftssoftware integriertes Archiv-System“, verdeutlicht Oborski. Mit der DocuWare Integration to SAP Business One hat der in Erftstadt bei Köln ansässige SAP Solution Partner bob diese Lücke geschlossen und das Archiv-System DocuWare über eine Schnittstelle mit SAP Business One verbunden. Zielgruppe sind branchenübergreifend alle Unternehmen, welche die SAP-Mittelstandslösung bereits in Betrieb haben (oder einsetzen werden) und ihre Dokumente „ordnungsgemäß“ archivieren wollen.
Ordnungsgemäß bedeutet, dass alle Dokumente eines Geschäftsprozesses, die der Archivierungspflicht (beispielsweise nach GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) unterliegen, leicht auffindbar sein müssen. Dies gilt für Rechnungen, Aufträge und Lieferscheine, aber auch für den Schriftverkehr (Brief, Fax oder E-Mail) bei Reklamationen oder Gutschriften, damit Rückstellungen, beispielsweise für Gewährleistungen, im Nachhinein nachhaltig begründet werden können. Dazu kommen, etwa im Rahmen der Produkthaftung, Dokumentationen von Prüfzertifikaten und Analyseergebnissen. Das können bei Bauunternehmen Betonzertifikate, im Stahlbau Röntgenfotos und sonstige Prüfprotokolle sein oder auch die Inhaltsangaben, Beipackzettel oder Chargendokumentationen der Lebensmittel-, Kosmetik- oder Pharmabranche.

Prozessorientiert arbeiten

Kaufmännische Unterlagen, Eingangsrechnungen zum Beispiel, werden direkt in SAP Business One erfasst und mit DocuWare automatisch archiviert (etwa mittels Barcode-Erkennung). Jede eingehende Rechnung ist dann sofort elektronisch verfügbar und kann beim Zahlungsausgang in Verbindung mit dem Zahlungsassistenten direkt aus dem Archiv in der entsprechenden Reihenfolge dargestellt und zur Zahlung freigegeben werden. Die gebuchten Belege werden anschließend über den DocuWare TIFFMAKER revisionssicher im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.
DocuWare verschlagwortet zudem alle in SAP Business One erzeugten Dokumente automatisch unter Prozessgesichtspunkten. Dokumente aus Word-, Excel-, Power-Point- oder CAD-Anwendungen, die zu einem bestimmten Prozess gehören, werden diesem zugeordnet und im Dokumenten-Pool abgelegt. Die Anwender können also alle Dokumente, die sich auf denselben Geschäftsvorgang beziehen, ob Zeichnungen, Skizzen oder E-Mails, direkt über SAP Business One aufrufen und einsehen. „Der Vorteil dieses prozessorientierten Vorgehens ist, dass sich dadurch die Ablage in Ordnern erübrigt und Medienbrüche vermieden werden“, hebt Reinhard Oborski hervor. So arbeitet beispielsweise ein Pressevertrieb, der jährlich Zehntausende von Remissionen bearbeitet und auf die SAP-Standardlösung in Verbindung mit DocuWare umgestellt hat, jetzt wesentlich effizienter. Rücksendedokumente werden automatisch eingescannt, dem jeweiligen Geschäftsprozess in SAP Business One zugeordnet und können somit jederzeit problemlos gefunden werden.

Voll integriert

bob hat die DocuWare-Software mittels SDK (Software Development Kit) in SAP Business One eingebunden. „Beide Systeme sind damit optimal integriert, denn die Archivlösung ist im Look & Feel von SAP“, hebt Reinhard Oborski hervor. Die Nutzer können aus jedem beliebigen Dialogfenster der SAP-Standardlösung heraus komfortabel auf die archivierten Dokumente zugreifen und auf jede Anfrage schnell reagieren. Das beschleunigt die Prozesse und steigert die Servicequalität. Das Unternehmen optimiert damit gleichermaßen seine internen Abläufe wie auch die Kontakte zu Kunden und Partnern. Gerade für international agierende Mittelständler ist die Integration der Archivlösung in SAP Business One aber auch deshalb interessant, weil sie, ebenso wie die Standardlösung der SAP, in zahlreichen Sprachversionen – derzeit in zwölf – und in 30 Ländern ausgeliefert wird.

Vorkonfiguriert und schnell eingeführt

Trotz der umfangreichen Funktionalitäten benötigt DocuWare wenig Prozessorleistung und ist dennoch leistungsfähig. Das System läuft auf Microsoft SQL Server und kann auch auf dem Server von SAP Business One installiert werden. Firmen, die die Zusatzlösung einsetzen, benötigen lediglich genügend Speicherplatz für die Archivierung der Dokumente – man rechnet mit etwa 20.000 Dokumenten pro Gigabyte. Je nach Art der Belegung kann das Archiv-System innerhalb von ein bis zwei Tagen installiert werden. „Wir haben zudem bei der Auslieferung von SAP Business One in Verbindung mit DocuWare die automatische Archivierung aller Dokumente aus der SAP-Standardlösung bereits vorkonfiguriert“, betont der bob-Geschäftsführer. Eine vorgeschriebene Mindestuserzahl für die DocuWare Integration to SAP Business One gibt es seinen Angaben zufolge nicht.

Mittelstandsgerechte Preismodelle

Das Integrationspaket bietet der SAP Solution Partner in zwei „sehr günstigen und damit mittelstandsgerechten Preismodellen an“, wie Reinhard Oborski versichert. Das Small-Business-Paket für bis zu fünf Nutzer beinhaltet die DocuWare Business Suite und die Schnittstelle mit den Funktionen Archivierung von Ein- und Ausgangsbelegen, dem Verschlagwortungsmodul, einem Recherche-Client sowie Konsistenzprüfung. Es kostet 3.995 Euro netto. Die Business Suite (inklusive aller Komponenten) für bis zu zehn Nutzer gibt es für 4.995 Euro netto, und die Enterprise Suite (inklusive aller Komponenten) für bis zu 20 Nutzer kostet 9.995 Euro netto.
„Die Integration von DocuWare in SAP Business One liefert Mittelständlern eine leistungsfähige Verbindung von Archiv-System und Geschäftssoftware. Damit lassen sich Dokumente schnell und gezielt finden“, fasst Reinhard Oborski die Vorteile zusammen. „Das verkürzt die Reaktions- und Antwortzeiten, verbessert den Service, senkt die Kosten und stärkt letztlich die Marktposition.“

Weitere Informationen:

www.bobsys.de und www.docuware.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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