Erfolgreiche Existenzgründer planen und steuern mit SAP Business One

Feature | 19. September 2005 von admin 0

Ideenreichtum und ein sicheres Gespür für wirtschaftliche Lösungen sind die Grundlage des Unternehmenserfolgs der beiden Existenzgründer Miko und Andrejel Zajac, die in ihrem Ingenieurbüro elektronische Eigenprodukte entwickeln und von Partnerunternehmen fertigen lassen. Um mehr Zeit für ihre Entwürfe zu haben, übertrugen die Gebrüder Zajac gleich zum Start ihrer Technisch-Betriebswirtschaftlichen Dienstleistungsgesellschaft (T.B.D.) alle administrativen Tätigkeiten dem „Gehilfen“ Computer. Die beiden Geschäftsführer suchten nach einer ebenso leistungsstarken wie innovativen und integrierten Standard-Software, die die internen Geschäftsprozesse optimieren und Mehrfach- Erfassungen sowie die häufig damit verbundenen Fehler vermeiden konnte. So sollten alle relevanten Arbeitsabläufe – hauptsächlich die Planung der komplexen Aufträge, die Auftragsabwicklung, Produktion, Einkauf, Lager, Vertrieb, Fakturierung und Buchhaltung – den T.B.D.-spezifischen Anforderungen Rechnung tragen und dabei die Vielzahl der Komponenten, Preise, Konditionen und logistischen Faktoren berücksichtigen. Um einen Überblick über das Kaufverhalten, die Umsatzzahlen und Bestellrhythmen zu bekommen, waren außerdem aussagekräftige Statistiken unabdingbar.

Mehr als nur Warenwirtschaft

In einem Auswahlverfahren prüfte Miko Zajac mehrere Systeme, die für kleinere Dienstleistungs- und Fertigungsunternehmen angeboten werden, darunter auch SAP Business One. Im Oktober 2004, in der engeren Angebotsphase, nahm er dann mit dem SAP Business Partner ASS.TEC in Villingen-Schwenningen Kontakt auf. Miko Zajac: „Von Beginn an überzeugte ASS.TEC durch die ausführliche Beratung, die in der Präsentation einer Test-Version von SAP Business One gipfelte, die genau auf unser Unternehmen abgestimmt war. Damit konnten wir alle Geschäftsvorfälle praxisnah nachvollziehen. Der fachliche Lösungsansatz von ASS.TEC war schlüssig, ein umfassendes Consultingkonzept von der Beratung bis hin zu After-Sales-Dienstleistungen wie Support und Zahlungsmodalitäten ergänzte das Angebot.“ Mit entscheidend für die beiden T.B.D.-Geschäftsführer war auch die Gewissheit, dass Innovation, eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Programmpaketes sowie die konsequente Orientierung an den Anwenderbedürfnissen bei SAP und ASS.TEC gewährleistet sind.

Implementierung in nur drei Tagen

Die Einführung der Software begann Ende Januar 2005 nach dem Umzug des Unternehmens in neue Geschäftsräume. Um die systemtechnischen Voraussetzungen zu schaffen, installierte T.B.D. einen Server mit vier Arbeitsplätzen. Insgesamt erwarben die Ingenieure zwei Lizenzen für SAP Business One. Die Implementierung inklusive Installation, firmenspezifischer Anpassung und Schulung am Testsystem dauerte lediglich einen Tag; in jeweils einem weiteren Tag waren die Daten für die Warenwirtschaft und Disposition angelegt und die Einweisung in die Funktionsweise der Buchhaltungsprogramme erfolgt. Parallel zur Umstellung passten die ASS.TEC-Berater die Formulare an die Kundenbedürfnisse an. Zum vereinbarten Termin wurde SAP Business One in Betrieb genommen, seit 1. Februar 2005 arbeitet T.B.D. produktiv mit dem neuen System.

Der Arbeitsablauf in der Produktionskette

Die Stücklistenpflege erfolgt in SAP Business One. Die Baugruppen werden hierbei als Herstellteile, die niedrigsten Stücklistenpositionen als Kaufteile gekennzeichnet und dann an das Materialbedarfsplanungsmodul (MRP) übergeben. Das MRP berechnet den Bruttobedarf für die höchste Stücklistenposition abhängig von Verkaufsaufträgen und Prognosen. Außerdem wird eine Stücklistenauflösung durchgeführt und der Bruttobedarf für die abhängigen Stücklistenpositionen ermittelt, wobei von den Erfordernissen der übergeordneten Positionen ausgegangen wird. Das Ergebnis des MRP-Laufs sind Bestellvorschläge und Fertigungsaufträge. Parallel dazu erstellt die SAP-Lösung auch ein Kundenangebot oder einen Auftrag. Muss eine Komponente extern gefertigt werden, wird dieser Auftrag als „Bestellung“ an den Produzenten gesendet. Die Teile, die der „Komponenten“-Produzent für diese Order benötigt, liegen in einem so genannten „Produzentenlagerort“ und werden von einem Lieferanten angeliefert. Wertmäßig gehört dieser Bestand aber T.B.D., das heißt, die Rechnung für die Komponenten geht an T.B.D. Der „Produzentenlagerort“ wird also wie ein „Außenlager“ behandelt.
Das MRP-Modul berücksichtigt den vorhandenen Bestand, Kundenaufträge, Bestellungen, Produktionsaufträge und Prognosen, um Materialbestellungsempfehlungen zu erstellen. Dank einer regelmäßigen Neubewertung des Bedarfs wird für jede Ebene der Stückliste und sich ändernde Planungsparameter (Bestimmung der Vorlaufzeit, Herstellungs- oder Kaufentscheidungen, Losgrößenberechnung) eine kontinuierliche Planung ermöglicht.

Flexibel und transparent – Feinheiten von SAP Business One

Die Zusammenführung von Stammdatenverwaltung, Ein- und Verkauf, Warenlagerverwaltung und Produktion in ein integriertes System schafft bei allen Prozessen schnellere Abläufe, verhindert doppelte Dateneingaben und erhöht die Effizienz. Alle Warenein- und -ausgänge bei den Produzenten sind nach der Erfassung sowohl im Warenlager als auch im Versand abgebildet. „Wir haben eine mehrgliedrige Produktionskette – da muss alles flexibel und transparent bleiben“, so Miko Zajac. Über die permanente Lagerbestandsstatistik kann T.B.D. den aktuellen Bestand jederzeit abrufen. Da alle notwendigen Informationen allen am Lieferfluss Beteiligten ständig zur Verfügung stehen, können eventuelle Schwierigkeiten rechtzeitig bemerkt und abgefangen werden.

Mit SAP Business One neues Wertschöpfungspotenzial gewonnen

„SAP Business One entsprach genau den Anforderungen unseres Unternehmens. Die Software ist kompakt und übersichtlich, zugleich aber auf die spezifischen Abläufe eines mittelständischen Unternehmens zugeschnitten. Die Vorteile liegen also auf der Hand: SAP Business One unterstützt uns bei der Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse und der Unternehmensführung, ist schnell einsatzbereit und intuitiv zu bedienen. So entsteht neues Wertschöpfungspotenzial. Der Einsatz von SAP Business One hat sich gelohnt“, so Miko Zajac abschließend.

Volker A. Holzapfel

Volker A. Holzapfel

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