ERP-Medizin stärkt Vertriebsunternehmen

Feature | 11. Juli 2007 von admin 0

„Wir beobachten eine erhöhte Nachfrage für unsere Geräte und Verbrauchsgüter aus Irland, Nordirland und den Nachbarstaaten auf dem europäischen Festland, und müssen daher gerüstet sein, ihn zu decken. Mit einer voll funktionsfähigen E-Commerce-Lösung wird uns das bald weit über die Grenzen Irlands hinaus rund um die Uhr möglich sein”, erklärt Mark Fleming, Managing Director und CEO des irischen Mittelständlers Fleming Medical.

Stolz merkt Fleming an, sein Unternehmen sei jetzt schon dafür bekannt, dass es auf Kundenanfragen meist schneller reagiert, als größere Unternehmen der Branche – einen Ruf, den er gerade in Hinblick auf seine Expansionspläne noch stärken will.

Die Zeichen für Expansion stehen gut für Unternehmen wie Fleming Medical. Wie der „Espicom Business Intelligence Ltd Report: Medical Market Futures to 2011“ betont, werden in der Branche 2011 rund 250 Milliarden Dollar umgesetzt, getrieben von den USA, der EU und Japan, also den Ländern mit hohem Bedarf und starker Wirtschaft. Allerdings, so die Studie weiter, wird prozentual betrachtet das größte Wachstum in den aufstrebenden Ländern Osteuropas, Lateinamerikas und Asiens zu verzeichnen sein, da dort erheblicher Bedarf an grundlegender medizinischer Ausrüstung und medizinischen Verbrauchsgütern besteht.

Die Ursachen bekämpfen, nicht die Symptome

Angesichts dieses Marktpotentials entschloss sich Fleming Medical bei der IT zu einem umfassenden Eingriff. Die Krankheiten der Alt-Software, die lange Zeit gute Dienste geleistet hatte, waren nicht mehr durch einfache „IT-Pflaster“ zu kurieren. Zum einen war für die alte Lösung in der Buchhaltung keine Aktualisierung mehr zu haben. Und selbst wenn: Fleming Medical wünschte ohnehin eine integrierte Lösung für Finanzwesen, Bestandsführung, Fertigung, Einkauf und Vertrieb. Darüber hinaus war mehr Funktionalität bei den Vertriebsprozessen gefragt: Pipeline-Analysen, Gebietsmanagement, E-Mail-Marketing via Microsoft Outlook, Kontaktmanagement, Verkaufschancenmanagement und ein Management der Vertriebsaktivitäten.

Ganz oben auf der Prioritätenliste standen die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Nachverfolgbarkeit von Chargen und Gerätelieferungen. Als EU-Mitglied unterliegt Irland den entsprechenden, strengen Vorschriften und den zugehörigen Service-Level-Vereinbarungen.

„Es war uns daher klar, dass wir diese Fragen dringend angehen mussten. Nur mit einer integrierten Lösung konnten wir die aktuellen und künftigen Anforderungen abdecken“, berichtet Fleming.
Als sein Team Ende 2004 diese Anforderungen analysierte und mehrere Anbieter unter die Lupe nahm, war von SAP nicht die Rede. Die herrschende Meinung: SAP-Software sei nur etwas für große Unternehmen. Doch dann flatterte Fleming eine Produkt-Information von SAP ins Haus und sein Interesse war geweckt. Er beauftragte einen Vertriebsmitarbeiter, dem Angebot nachzugehen. Auf einer Demo-Veranstaltung stelle Fleming zu seiner Überraschung fest, dass auch andere Mittelständler daran teilnahmen. Damit war SAP Business One im Rennen und schlug letztendlich die Mitbewerber aus dem Feld.

IT bei glänzender Gesundheit

Was für Menschen gilt, trifft auch auf Unternehmen zu: Volle Leistung gibt es nur bei glänzender Gesundheit. SAP Business One hilft Fleming nun dabei, ganz nah am Puls seines Unternehmens zu bleiben und eine hohe Performanz zu gewährleisten. Fleming: „Irish International Sales, unser SAP-Distributor vor Ort, hat uns enorm geholfen. Der Zugriff auf aktuelle Informationen ist für uns lebenswichtig. So sendet SAP Business One beispielsweise Warnmeldungen aus, wenn die Margen in den einzelnen Sparten kritisch sinken, Fehlbestände drohen oder die Auftragseingänge zurückgehen. Für uns ist es nun ein Leichtes nach zu verfolgen, bei welchen Account-Managern die Verkaufszahlen nicht stimmen oder welche Produkte nicht laufen.“ In der Vergangenheit waren solche Analysen – wenn überhaupt möglich – eine mühsame Aufgabe.

Heute haben Fleming und seine Mitarbeiter mit Hilfe eines Dashboards leicht Zugriff auf die Kundenstammdaten. Mit den dort geführten Informationen lassen sich Lieferzusagen treffen und einhalten. Das Dashboard bietet einen Überblick über Kontenstand, offene Bestellungen und Lieferungen sowie Interessenten in der Verkaufs-Pipeline. „Zu den Dingen, die uns am meisten gefallen, zählt die Möglichkeit, Umsatzanalysen aufzurufen, die uns Umsatz und Gewinn für einen Kunden grafisch darstellen. Wir können formatierte Suchen durchführen und Ad-hoc-Berichte erzeugen und in Echtzeit feststellen, wo wir mit unserem Geschäft stehen”, so Fleming. Mit SAP Business One erstellt Fleming Management-Snapshots von Kennzahlen, etwa von Buchungen, dem Ertrag seit Jahresbeginn, Debitoren oder offenen Aufträgen. Mit diesen Informationen ist er in der Lage, Kundenwünsche und den verfügbaren Bestand in Einklang zu bringen – und somit für Umsatz und gute Margen zu sorgen.

Die Transparenz in der Bestandführung, sorgt bei Fleming Medical nun auch für eine raschere Auftragsabwicklung. Zuverlässigen Lagerdaten und Trendanalysen machen es in der Regel möglich, Aufträge innerhalb 24 Stunden abzuwickeln – was laut Fleming nur wenige der Fortune-500-Unternehmen im Medizingeschäft schaffen.

Web-fähiger Vertrieb

Kurz nach Weihnachten 2006 hat Fleming Medical die Vertriebsmitarbeiter im Außendienst mit Handhelds oder Tablet-PCs ausgestattet. Über ihren Tablet-Zugang zum Web wickeln sie nun ihre Aufträge, Angebote und Serviceabrufe ab und synchronisieren mit SAP Business One unter anderem auch Daten über Verkaufschancen. Die von ihnen erzielten Umsätze lassen sich direkt in den Datensätzen von Buchhaltung, Bestandsführung oder Versand einsehen.

Fleming: „Die Wünsche unserer Kunden sind für uns nun viel greifbarer. Unsere Vertriebsmitarbeiter finden sich daher verstärkt in der Rolle eines Kundenberaters wieder, der anhand des Kaufverhaltens der vergangenen Monate Empfehlungen für Produkte und Abnahmemenge gibt. Wir haben damit den Ertrag pro Kunde gesteigert und die Abwanderung von Kunden verringert.“ Offenbar schätzten es auch die Vertriebsmitarbeiter, ihre Zielvereinbarungen besser im Blick zu haben und so ihre Prämien schneller zu bekommen.

Seit dem Produktivstart von SAP Business One im Mai 2005 hat Fleming Medical sein Umsatzvolumen um etwa 30 Prozent erhöht, die Auftragswerte sind um rund 25 Prozent gestiegen. Außenstände werden nun in rund 60 Tagen eingebracht, gegenüber 90 Tagen vor der Implementierung.

Fleming will SAP Business One künftig auch für die Abwicklung von Marketingkampagnen und der Interessentenverwaltung nutzen. Darüber hinaus denkt er über Radio Beacon for SAP Business One nach, einer integrierten Anwendung für die Lagerverwaltung. Seine Diagnose: „Unser Unternehmen ist kerngesund. Und mit unserem Internetfenster in die Welt können wir im Hinblick auf Geschwindigkeit mit so manchem Fortune-500-Unternehmen mithalten.“

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