Factsheets: Transparenz beim Einkauf

Feature | 4. August 2011 von Florian Lorenz, Thomas Schmid 0

Einsparpotential: (Foto: Fotolia)

Einsparpotential: Factsheets optimieren Lieferantenbeziehungen (Foto: Fotolia)

Der Einkauf kann durch Kosteneinsparungen das Betriebsergebnis positiv beeinflussen. Eine unzureichende und unstrukturierte Informationsbasis steht diesem Ziel jedoch oftmals entgegen. Aktive und systematische Konsolidierung und Optimierung der Informationen verbessern Lieferantenbeziehungen und legen Einsparpotentiale frei. Die Business- und IT-Beratung Q_PERIOR, hervorgegangen aus ESPRiT Consulting, agens und paricon, zeigt, wie Lieferanten Factsheets Transparenz in die Beschaffung bringen und zu einem bedeutenden Erfolgsfaktor werden können.

Daten brauchen Struktur

Die Herausforderung transparente Daten vorzuhalten, nimmt mit der Unternehmensgröße und der Komplexität der Organisation zu. Sind Informationen nur unzureichend verfügbar, ist die Verhandlungsposition von Unternehmen bei Lieferantengesprächen geschwächt. „Wie hoch war das konsolidierte Einkaufsvolumen im letzten Jahr? Haben sich die Einkaufsvolumina bei den Lieferanten so entwickelt wie geplant? Wer dies nicht beantworten kann, dem fällt es schwer, effektive Einkaufsstrategien und Einkaufshebel aufzubauen. Bündelungspotenziale bleiben zudem unerkannt, die Umsetzung erzielter Vereinbarungen kann eventuell nicht sichergestellt werden.

Technisch gesehen sind Daten oft nur fragmentiert und unstrukturiert abgelegt. Aber auch wenn die Daten grundsätzlich vorhanden sind, sind diese durch eine ungenügende Nutzung der IT für den täglichen Gebrauch oft nicht abrufbar. Dabei ist es unerlässlich, einheitliche und übergreifende Prozesse im Beschaffungsumfeld zu etablieren.

Factsheets für Lieferantenbeziehungen

Natürlich ist die  Verbesserung der Transparenz möglich. Der Schlüssel zum Erfolg ist die Konzentration auf einige wenige Kernthemen und deren konsequente Umsetzung. Nur alle  möglichen Kennzahlen herzuleiten trägt nicht zur Transparenz bei sondern erhöht sogar das Risiko, sich in wenig zielführenden Detaildiskussionen zu verlieren.

Sinnvoll ist vielmehr die Erstellung eines konsolidierten und integrierten Standardreports – eines Lieferanten Factsheets.

Factsheet sind Reports, zum Beispiel auf Basis von SAP,  welche ausgewählte Informationen in übersichtlicher, aktueller und korrekter Form rasch zur Verfügung stellen. Das Factsheet wird online im System mit aktuellen Daten per Knopfdruck generiert und kann für eine spätere Verwendung, zum Beispiel im Lieferantengespräch, problemlos ausgedruckt werden.

In Report erhält der Einkäufer einen Überblick zu den wesentlichen Lieferanteninformationen wie Kontaktdaten, konsolidierte und detaillierte Volumeninformationen, Schlüsselinformationen aus dem Lieferantenmanagement und eine Darstellung offener und abgeschlossener Maßnahmen. Auch Inhalte wie die Vertragszusammenfassung oder zu lieferantenbezogenen Rohstoffmärkten können in den Reports enthalten sein.

Des Weiteren unterstützt der Datenmodellansatz eine interaktive Gestaltung des Factsheets.

Im Kern liefern Factsheets folgende Basisinformationen zu Lieferanten:

  • Kontaktdaten
  • verantwortliche Ansprechpartner
  • belieferte Warengruppen
  • Darstellung des konsolidierten Einkaufsvolumens
  • Informationen aus dem Lieferantenmanagement: Lieferantenbewertung und Risikomanagement

Factsheets im SAP BW System

Ist bereits ein SAP BW System im Einsatz, stellt die Implementierung eines Lieferanten Factsheets einen überschaubaren Aufwand dar, da von der Umsetzung lediglich der Reporting Layer betroffen ist. Die technische Basis bildet der BW Business Content.

Standardextraktoren holen die relevanten Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP ERP oder SAP SRM Systemen. Relevante Daten aus zusätzlichen Quellsystemen werden per Upload hinzugefügt. Natürlich lassen sich Daten auch manuell in den Enterprise Data Warehouse (EDW-)Layer schreiben.

Die Ergebnisse können entweder über das Frontend-Tool Bex Web Application Designer oder – wenn SAP Business Objects genutzt wird – mit Crystal Reports dargestellt werden. Über den Standardreport hinaus stehen dem Nutzer zahlreiche Drilldown-Möglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel die Analyse des Einkaufsvolumens aus Länder- oder Warengruppensicht.

Gerade in großen, internationalen Unternehmen liegen die relevanten Stamm- und Transaktionsdaten häufig in unterschiedlichen, weltweit verteilten Systemen. Bevor sie in das Lieferanten-Factsheet einfließen, müssen sie zunächst konsolidiert werden. Dieses Verdichten setzt auf IT- und Fachseite ein detailliertes Konzept voraus.

(Grafik: Q_Perior)

Factsheet mit Lieferanteninformationen (Grafik: Q_Perior)

(Grafik: Q_Perior)

Typische SAP Business Warehouse Architektur (Grafik: Q_Perior)

Lieferanten Factsheets nutzen

Eine zentrale Rolle bei einer Factsheet Implementierung spielt die Aufbereitung und Integration von Daten und Informationen aus unterschiedlichen Systemen und Quellen. Beispielsweise werden bei Lieferantenbewertungen nicht nur systembezogene, harte Bewertungsfaktoren auf Basis der Bewegungs- und Stammdaten, zum Beispiel konsolidierte Einkaufsvolumen, Lieferfähigkeit, Termin- und Mengentreue, integriert. Auch systemunabhängige, weiche Bewertungsfaktoren wie das Verhalten des Lieferanten in Verhandlungen, fließen in die Bewertung mit ein.

Durch die Integration unterschiedlicher Informationsquellen erhält der Nutzer ein ganzheitliches Bild der Lieferantenbeziehung und -performance. Die Quellen müssen dabei nicht getrennt voneinander angegangen und die Inhalte nicht nach eigenem Ermessen aufbereitet werden.

Der operative und strategische Einkauf kann durch Factsheet in folgenden Bereichen profitieren:

  • Eine verbesserte Daten- und Prozesstransparenz stärkt die Verhandlungsposition.
  • Transparenz als Schlüsselfaktor unterstützt Einkaufsstrategien und Einkaufshebel.
  • Änderungen in den relevanten Kennzahlen werden zeitnah im Factsheet sichtbar. Das Factsheet kann so zur Umsetzungskontrolle vereinbarter Maßnahmen verwendet werden.

Detailliertes Controlling & gute Zusammenarbeit

Weiterhin ermöglicht die verbesserte Datenqualität durch Factsheet ein aussagekräftiges Controlling & Reporting, fundierte Bedarfsprognosen zur Optimierung von Bestellabläufen und Lagerbeständen, eine zielgerichtete Identifikation und Realisierung von Bündelungspotenzialen sowie eine verbesserte IT-Nutzung durch einheitliche und übergreifende Prozesse.

Ein willkommener Nebeneffekt ist, dass durch den Aufbau eines Factsheets die interdisziplinäre Zusammenarbeit, unter der Federführung des Einkaufs, gefördert wird. Beispielhaft ist hier ein konsequent umgesetztes Lieferantenmanagement zu nennen. Außerdem wird eine differenzierte Betrachtung der Lieferantenbeziehungen erreicht. Unternehmensweit relevante Themen wie einheitliche Warengruppen und Warengruppenmanagement rücken so in den Fokus und können gezielt und funktionenübergreifend angegangen werden.

Um von der Transparenz auf Basis ausgewählter Kennzahlen profitieren zu können ist eine detaillierte Konzeption und Implementierung sowohl auf der IT- als auch der Prozessebene nötig. Nach erfolgreicher Umsetzung, kann jeder Einkäufer in der Gesprächsvorbereitung und Durchführung von zweckmässigen und korrekten Informationen profitieren. Eine einfache Verfügbarkeit eliminiert hektische Vorbereitungen vor Lieferantengesprächen und minimiert das Risiko von bösen Überraschungen in solchen Gesprächen.

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