Rechnungen für 25 Länder

Feature | 11. Juni 2012 von Frank Zscheile 0

HAVI Logistics bildet mit SAP-Software den internationalen Rechnungsworkflow ab. (Foto: Fotolia)

HAVI Logistics ist Lead Logistics Provider für die Food Service Industry. Seit der Gründung im November 1981 ist das Unternehmen mit Hauptsitz in Duisburg für die Distribution von Food- und Nonfood-Artikeln nach einem „one-stop-shopping“-Konzept verantwortlich. HAVI Logistics verfügt über 53 europäische Distributionszentren. 5.400 Mitarbeiter/innen sorgen für die Belieferung von Quick-Service-Restaurants, Tankstellenshops, und Catering-Unternehmen.

Transparenz, Tempo und Kontrolle

Erste Erfahrungen mit der automatischen Rechnungsbearbeitung machte HAVI Logistics schon im Jahr 2008 in ihrer niederländischen Landesgesellschaft. Dort wurde zunächst eine lokale Workflow-Lösung installiert. Kurz darauf folgte die Entscheidung für eine Ablösung des bisherigen individuellen ERP-Systems durch SAP als unternehmensweite Lösung. Sie war verbunden mit der Einführung von WMD xFlow Invoice, einer von SAP zertifizierten Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung der WMD GmbH.

Mit der in SAP ablaufenden europaweiten Rechnungsprüfung will HAVI seine Prozesse der Rechnungsfreigabe transparenter gestalten sowie Rechnungsdurchlaufzeiten verkürzen und die Einhaltung der Zahlungsziele optimieren. „Bei diesem System findet der Workflow zwar in SAP statt“, so Holger Voss, Senior Process Engineer der HAVI Logistics IS GmbH, „es können ihn aber auch Nicht-SAP-Anwender über den Web Client einsehen. Ihre Ansicht ist dann exakt dieselbe wie die eines SAP-Anwenders.“ Die HAVI Logistics IS GmbH aus Duisburg ist der IT-Servicedienstleister für alle 50 Unternehmen der HAVI-Gruppe. Sie fungiert im SAP-Projekt als Pilot und setzt bereits die SAP-Module MM, SD und CO-PA sowie die WMD-Workflow-Lösungen xFlow Invoice und xFlow Procurement ein.

Empfehlung weiterer Beiträge zum Thema von der sap.info-Redaktion:

Der Roll-out von SAP FI in allen 25 europäischen Landesgesellschaften befindet sich derzeit in der Realisierungsphase und soll bis Ende 2014 abgeschlossen sein. Die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung mit xFlow Invoice implementiert HAVI Logistics parallel zur SAP-Einführung und wird dabei von WMD personell unterstützt. Zum Einsatz bei HAVI Logistics kommen eine Kombination aus IRISXtract™ for Documents für die Erfassung und Beleglesung, WMD xFlow Interface für die SAP-Anbindung und WMD xFlow Invoice als in SAP integrierter Workflow.

Europaweite Rechnungsverarbeitung bei HAVI Logistics funktioniert heute so: Die Landesgesellschaften scannen die Rechnungen selbständig vor Ort und übermitteln die Images an den zentralen Server der HAVI Logistics IS GmbH in Duisburg. Dort werden das EASY ENTERPRISE Archiv und die Erfassungssoftware betrieben. Das SAP-System wird von der IT-Gesellschaft nicht selbst betreut, sondern sie hat dessen Hosting an das IBM-Rechenzentrum ausgelagert. Die Belege werden ausgelesen, wobei hier für elektronisch übermittelte Belege der XMailFetcher von I.R.I.S. zum Einsatz kommt. Damit kann HAVI Logistics auch per E-Mail-Anhang eingesendete Rechnungen überwachen und automatisch auslesen. Holger Voss: „Dies nutzen wir insbesondere für Rechnungen im skandinavischen Raum, da es dort  kaum gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf Formate und Signierung von PDF-Rechnungen gibt.“ Der XMailFetcher wurde zunächst für Dänemark installiert und kommt bis Ende 2011 auch für schwedische und norwegische Rechnungen zum Einsatz.

Zentral erfassen, dezentral buchen

Nach Extraktion der Rechnungsdaten überträgt xFlow Interface diese an das SAP-System und stößt parallel den WMD-Workflow innerhalb von SAP an. An diesen sind in den ersten acht angebundenen Ländern knapp 300 Freigeber angeschlossen. Die Rechnungen gehen – nach Erfassen der darin enthaltenen Informationen und der Archivierung auf dem zentralen Archivserver in Duisburg – per Workflow zurück in die Länder zur Prüfung und Freigabe. Dort werden sie final gebucht.

 

Empfehlung weiterer Beiträge zum Thema von der sap.info-Redaktion:

Während früher Rechnungen des Öfteren verzögert in die Buchhaltung gelangten, sind sie heute am Tag des Posteingangs bereits als vorerfasste Belege im System. Dadurch ist die gewünschte Transparenz gegeben und die Buchhaltungsabteilungen in den Landesgesellschaften können alle Rechnungsvorgänge optimal nachvollziehen. Im ersten Schritt sind es europaweit jährlich rund 60.000 Rechnungen aus SAP FI, die elektronisch – und damit viel schneller als früher – alle erforderlichen Genehmigungsstufen durchlaufen.

Bestellen und Bezahlen in einem Zug

Auch der Weg zur ganzheitlichen Geschäftsprozessabwicklung mit den Softwarelösungen von WMD ist bereits vorgezeichnet: Der in der IT-Gesellschaft bereits eingesetzte Workflow für das Bestellwesen – xFlow Procurement – soll mittelfristig weiter in den Landesgesellschaften ausgerollt werden und somit ein noch besseres Ineinandergreifen von Bestell- und Bezahlprozessen ermöglichen.

Empfehlung weiterer Beiträge zum Thema von der sap.info-Redaktion:

 

Tags:

Leave a Reply