Finanzdaten zur rechten Zeit

Feature | 2. Mai 2007 von admin 0

Leicht, Energie sparend und wieder verwertbar: Die Schaumstoffprodukte und Spezialkunststoffe von Fagerdala USA finden vielfältige Anwendung. Spielzeug, Verpackungen und Versandmaterial gewinnen durch diese Werkstoffe an Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit. Pharmaunternehmen schützen ihre Medikamente während des Versands mit Verpackungen von Fagerdala vor Hitze und Beschädigung. Hersteller von Elektrogeräten betten ihre CD- oder DVD-Player auf Schaumstoff des US-Herstellers, der auch Schwimmnudeln für Kinder oder Kofferraumauskleidungen für Autos produziert.
Fagerdala USA ist eine Tochter des im schwedischen Gustavsberg ansässigen Unternehmens Fagerdala World Foams. Mit Hauptsitz in Marine City, Michigan, betreibt Fagerdala USA auch Produktionsstätten in den Bundesstaaten Illinois und Kalifornien. Zeitnahe Daten und standardisierte Prozesse standen bei Fagerdala zur Sicherung des wirtschaftlichen Erfolgs ganz oben auf der Wunschliste. Das Unternehmen setzte bislang in Buchhaltung und Produktion auf drei unterschiedliche IT-Lösungen, die weder internetfähig noch integriert waren.

Verbindung zwischen Vertrieb, Bestandsführung und Versand

Von früheren Projekten war Fagerdala USA bereits der SAP-Partner Computer Decisions International (CDI) bekannt. Lou Giovannone, Leiter des Rechnungswesens bei Fagerdala USA, griff diese Kontakte auf, und arbeitete sich in SAP Business One ein – was ihm nicht schwer fiel. „Die Funktionsweise der Anwendung lässt sich intuitiv erfassen“, kommentiert er. „Wir haben uns daher dafür entschieden, mit Hilfe des SAP-Implementierungspartners CDI SAP Business One einzuführen – und somit eine Verbindung zwischen Vertrieb, Bestandsführung und Versand zu schaffen“, sagt er.
Wichtige Teilaufgabe der Implementierung war sicherzustellen, dass die Daten von Lieferanten und Handelspartnern korrekt übernommen wurden. Um Unterbrechungen des laufenden Betriebs zu vermeiden, entschied sich Giovannone dafür, zunächst einmal die Daten der kleineren Lieferanten und Partner zu migrieren und erst dann die größeren Unternehmen folgen zu lassen.
Nach vier Monaten war SAP Business One bei allen acht Unternehmen und den vier Produktionsstandorten von Fagerdala USA installiert. Mit der schrittweisen Einführung der SAP-Mittelstandsanwendung hatte Giovannone jeweils die alten IT-Lösungen abgeschaltet – und somit unnötigen Zeit- und Kostenaufwand für deren weitere Wartung gespart.

Rascher Monatsabschluss, zeitnahe Absatzplanung

Bereits kurz nach dem Produktivstart zeigte SAP Business One erste Wirkung. Der Zeitaufwand für den Monatsabschluss schrumpfte von 45 auf sechs Tage. Bei der Absatzplanung hatten die Mitarbeiter von Fagerdala früher Schwierigkeiten, auf saisonale Schwankungen zu reagieren – beispielsweise, wenn im Sommer die Nachfrage nach Schwimmhilfen steigt. Mit dem Online-Zugriff auf Vertriebs-, Bestands- und Produktionsdaten können die Mitarbeiter nun rasch die Finanz- und Produktionspläne anpassen.
Da Fagerdala USA über vier Produktionsstätten und acht eigenständigen Unternehmen an verschiedenen Orten verfügt, müssen die zentralen Daten von überall und jederzeit zugänglich sein. „Unsere Kunden erteilen uns zwar große Blanko-Aufträge, lassen uns jedoch die benötigten Mengen jeweils erst zu Wochenbeginn wissen. Mit SAP Business One sind unsere Prozesse nun aufeinander abgestimmt. Wir können Entscheidungen rascher treffen“, so Giovannone.
Die Mitarbeiter greifen heute bei Bedarf auf SAP Business One zu, beispielsweise auf das Hauptbuch, das Kosten-Controlling, die Datenerfassung, die Materialbeschaffung, die Ressourcen-Planung oder die Stücklisten. Abläufe zwischen Kunden und Lieferanten oder der Status der Produktionsprozesse sind transparent. Dank der Integration und einer höheren Automatisierung senkte Fagerdala USA die Kosten für die Buchhaltung, die nun anstatt neun Ganztagsstellen nur noch vier benötigt, obwohl das Unternehmen weiter expandiert.
„SAP Business One ist darüber hinaus eine Web-basierte Anwendung. Das versetzt uns in die Lage, wann immer nötig miteinander zu kommunizieren und die notwendigen Aufgaben auszuführen. Wir können innerhalb der Jahresabschlüsse von der CEO-Sicht bis zur untersten Ebene der Bestellungen und Rechnungen navigieren. Selbst große Datenmengen stehen uns sofort zur Verfügung“, hebt Giovannone hervor.

Rollenspezifische Sichten

Dementsprechend positiv war bisher auch das Feedback der Mitarbeiter. Für sie galt es zwar, sich mit einer neuen Arbeitsoberfläche vertraut zu machen, doch „das war innerhalb eines Monats abgehakt“, so Giovannone. Denn schließlich überwogen die Vorteile: Werks- und standortübergreifend „unterhalten“ sich die Mitarbeiter nun mit Hilfe der gleichen Anwendung auf Basis der gleichen Informationen.
„Die Mitarbeiter schätzen das, alle, auch die Manager, können nun viel effektiver miteinander kommunizieren“, erläutert Giovannone. SAP Business One dient zur Erstellung von Bestandsberichten und zum Planen von Fertigungs- und Versandaufträgen. Die Mitarbeiter verfügen dank einer rollenspezifischen Sicht über alle für sie notwendigen Daten, die Manager überwachen die Prozesse mithilfe eines Dashboards.

Nächstes Ziel: Produktionsüberwachung

Giovannone lobt die Vorgehensweise des Implementierungspartners CDI, der auch von SAP America bereits mehrfach ausgezeichnet wurde. „CDI hat seine Wurzeln im verarbeitenden Gewerbe. Daher versteht dieses Unternehmen unsere Sprache und kennt unsere Probleme“, so Giovannone. Gefallen hat ihm beispielsweise, dass CDI vor der Implementierung die Funktionsweise von SAP Business One anhand der Produktionsstandorte von Fagerdala erläutert hat.
Fagerdala USA hat weitere Pläne mit der SAP-Anwendung und CDI. Zum einen möchte Giovanne Teile der CDI-Anwendung Microshop einführen, die mit SAP Business One reibungslos zusammenspielt. Zum anderen wird Fagerdala demnächst eine Produktionsüberwachung implementieren, die den Betriebsleitern Jetzt-Zeit-Daten in die Hand gibt. Die Betriebsleiter haben damit nicht nur den aktuellen Status stets im Blick, sondern können beispielsweise Beschaffungsprozesse automatisieren und damit die Effizienz in der Produktion steigern.
Bis dato ist Fagerdala jedoch mit dem bereits Erreichten hochzufrieden. „Alle Mitarbeiter im Unternehmen können etwa offene Kundenaufträge, den Status von Versandaufträgen oder sonstige für sie wichtige Informationen einsehen. Die Finanzprozesse sind in die Abläufe integriert und standardisiert. Damit sind wir zunächst einmal glücklich“, schließt Giovannone.

Sarah Z. Sleeper

Sarah Z. Sleeper

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