Fit für REACH-Compliance

Feature | 18. Juni 2008 von Dr. Marko Lange, Kieran O'Connor 0

In einem Unternehmen sind viele Abteilungen daran beteiligt, die REACH-Gesetzgebung umzusetzen. Die Liste variiert, und je nach Firma gehören Einkauf, Produktentwicklung, Fertigung, Materialplanung, Logistik, Qualitätssicherung oder Finanzwesen und Vertrieb dazu. Das war aber nicht immer so. „REACH hat tatsächlich zum Umdenken geführt. In der Vergangenheit hätten die Unternehmen die Umsetzung als spezielle Aufgabe des Bereichs Gesundheit, Arbeitssicherheit und Umweltschutz (EHS) betrachtet. Doch angesichts der beträchtlichen Strafen für die Nichteinhaltung, erkennt die Leitungsebene inzwischen, dass Compliance eine bereichsübergreifende Kommunikation erfordert“, sagt Karl-Franz Torges, Solution Manager Chemicals Safety Management, bei TechniData.

Darüber hinaus schreibt REACH vor, dass alle Unternehmen entlang der Lieferkette zusammenarbeiten müssen. In den vorgelagerten Bereichen müssen die Hersteller dafür sorgen, dass die beschafften Stoffe mit der Verordnung konform sind. Und in den nachgelagerten Bereichen müssen sie von ihren Kunden Informationen zu Verwendungs- und Expositionsszenarien einholen. Die REACH-Richtlinie wirkt sich somit auf Betriebe der unterschiedlichsten Branchen aus, nicht nur auf die chemische Industrie.

Jedes Unternehmen, das mehr als eine Tonne einer Chemikalie importiert oder produziert, muss seine Geschäftsprozesse auf den Umgang mit dieser Substanz ausrichten. Die REACH-Verordnung betrifft daher Unternehmen der Öl- und Gasbranche, Konsumgüterhersteller, Pharmafirmen, Kunststoff- und Beschichtungsunternehmen und selbst die Elektronikbranche.

Definition einer REACH-Compliance-Strategie

Bei dem Versuch festzulegen, was Compliance für das eigene Unternehmen bedeutet, tauchen viele Fragen auf, etwa nach den Aufgaben und Zuständigkeiten, die ein Unternehmen unter der REACH-Richtlinie hat. So ist es keineswegs ungewöhnlich, dass ein großes multinationales Unternehmen mit europäischen Niederlassungen in mehreren Ländern gleichzeitig als Importeur, Hersteller und Kunde (Händler) für unterschiedliche Substanzen auftritt. Jede dieser Rollen bringt andere Verpflichtungen mit sich.

Wichtig ist auch die Frage, wie weit die Verpflichtung eines Unternehmens im Rahmen von REACH reicht. Unternehmen müssen wissen, welche in der Produktion verwendeten Substanzen den Compliance-Anforderungen unterliegen und welchen Verwendungszweck der Hersteller für den produzierten Stoff angegeben hat. Wenn ein Unternehmen die Auswirkungen von REACH auf seine gesamte Produktionsstrategie untersucht, geraten die übergeordneten strategischen Ziele ebenfalls unter die Lupe. Vor allem stellt sich auch die Frage, ob die Zahl der Produktionsstätten oder die Anzahl der verwendeten Substanzen reduziert werden sollte, um die regulatorische Belastung zu verringern.

Darüber hinaus müssen Unternehmen die Geschäftsprozesse und Abteilungen ermitteln, die von der REACH-Richtlinie betroffen sind, sowie die Interessensgruppen, die in die Umsetzung einbezogen werden. Sie müssen außerdem prüfen, welche Prozesse und Anforderungen sie durch Informationstechnologie unterstützen sollten. Des Weiteren müssen Unternehmen die anfallenden Kosten errechnen und entscheiden, welche Prozesse sie intern abwickeln und welche sie an externe Dienstleister auslagern. Das kollektive Wissen der BPX-Community liefert für all diese Entscheidungen eine gute Grundlage.

Zudem werden die Unternehmen sicherlich über viele Interpretationsspielräume stolpern, wenn sie versuchen, die REACH-Verordnung umzusetzen. Die BPX-Community ersetzt hierbei zwar nicht die juristische Beratung, doch sie regt die Diskussion in diesen Bereichen an und beschleunigt die Lösungsfindung.

Effiziente Registrierung durch standardisierte Geschäftsprozesse

Die Europäische Kommission hat 32.000 Substanzen ermittelt, die registriert werden müssen. Ein Chemiekonzern mit 2.000 betroffenen Substanzen und zehn europäischen Niederlassungen ist somit verpflichtet, 20.000 Registrierungen vorzunehmen. Dies lässt sich nur mit klar definierten Geschäftsprozessen meistern. Die REACH-Gesetzgebung legt zwar fest, mit welchen Dokumenten und Daten sich die Einhaltung der Verordnung nachweisen lässt, doch sie macht keine Angaben zu den dafür notwendigen Geschäftsprozessen. Eine klare Definition und Optimierung der Geschäftsprozesse ist jedoch wichtig, denn zahllose Fristen sind einzuhalten. Zudem müssen die Unternhmen das anfallende Arbeitspensum zu vertretbaren Kosten und mit einer erwartungsgemäßen Prozessqualität bewältigen, die auch überprüfbar ist.

Die BPX-Community bietet Ressourcen und Lernmöglichkeiten, um die Definition und Implementierung angemessener neuer Geschäftsprozesse zu beschleunigen. So kann ein Unternehmen über eine globale Vorlage für Compliance-Prozesse verfügen, die an die Geschäftssparte oder an regionale Anforderungen angepasst werden muss. Mithilfe von Werkzeugen zur Prozessabbildung wie der Komponente SAP NetWeaver Business Process Management, können Unternehmen die Lücke zwischen den aktuellen und den erforderlichen organisatorischen Abläufen ermitteln.

Das sorgt für eine Implementierung, die die tatsächlichen Gegebenheiten im Unternehmen widerspiegelt: welche Verfahren angewandt wurden, welche Akteure betroffen sind und wie mit Registrierungsausnahmen umzugehen ist. Die BPX-Community kann in diesen Fragen die Rolle eines Kooperationsvermittlers einnehmen. Sie trägt dazu bei, dass eine größere Anzahl hoch qualifizierter Fachkräfte zur Verfügung stehen – insbesondere IT-Spezialisten und Systemintegratoren.

Kooperation über Branchen und Lieferketten hinweg

Die REACH-Gesetzgebung fordert von konkurrierenden Unternehmen, dass sie zusammenarbeiten und Informationen austauschen. Die Verordnung schreibt vor, dass sich die Unternehmen in einem Forum zum Austausch von Stoffinformationen (SIEF) organisieren. Zudem müssen sie einen federführenden Registrierpflichtigen ernennen, dessen Aufgabe es ist, die Registrierung und die zugehörigen Versuche für einen bestimmten Stoff durchzuführen.

Die anderen Registrierpflichtigen können basierend auf einer Annahmeerklärung die Versuchsergebnisse des federführenden Unternehmens verwenden und so die Mehrfachdurchführung von Versuchen vermeiden. Die REACH-Verordnung schreibt vor, dass die Unternehmen ihre Verwendungs- und Expositionsszenarien allen an der Lieferkette beteiligten Parteien zugänglich machen müssen. Unternehmen sind verpflichtet zu wissen, wie ihre nachgelagerten Kunden die Stoffe verwenden. Sie müssen außerdem von den vorgelagerten Partnern in der Lieferkette Informationen einholen, um sicherstellen zu können, dass die beschafften Substanzen konform sind.

Die Weitergabe der Informationen muss standardisiert ablaufen. „Die BPX-Community übernimmt hier zum Beispiel die Aufgabe, Prozesse und Best Practices zu definieren und abzubilden sowie diese Informationen anderen zugänglich zu machen. Sie bietet ein Forum zur Diskussion und Definition von harmonisierten und einheitlichen Austauschstrukturen und Schnittstellen“, erläutert Torges.

Anpassung der Lösung von SAP und TechniData

In der Chemiebranche verzeichnen diejenigen Unternehmen den größten Erfolg, die mit immer neuen Ideen versuchen, die zukünftigen Bedürfnisse ihrer Kunden besser zu erfüllen. Dasselbe gilt für die Softwarebranche. SAP und TechniData haben angekündigt, die gemeinsame Entwicklung von SAP REACH Compliance fortzuführen, damit die Anwendung auch in Zukunft den Anforderungen und Ansprüchen der Branche gerecht wird. Mit dem derzeitigen Funktionsumfang sollen die Unternehmen auf die REACH-Verordnung vorbereitet werden.

So unterstützt die Anwendung zum Beispiel die Kommunikation mit vor- und nachgelagerten Branchen, die Datenverwaltung und die Vorregistrierung. Doch dabei wird es nicht bleiben. SAP und TechniData bieten Unterstützung bei der Ressourcenverwaltung und der Kommunikation mit den Behörden. Sie helfen außerdem, stoffspezifische Kosten nach zu verfolgen und die Substanzen zu registrieren.

Optimale Ergebnisse für Geschäftsanwender lassen sich nur mit einem anwenderorientierten Design erzielen. SAP und TechniData sind ständig bestrebt, ihr Wissen über die bestmögliche Umsetzung der Compliance-Abläufe über alle Unternehmensgruppen hinweg zu erweitern. Das kollektive Wissen der BPX-Community hilft, die für den Endanwender wichtige Produktinnovation zu beschleunigen. „Die Community schärft unsere Sicht darauf, wie Unternehmen dieses Problem in ihrem Alltagsgeschäft lösen“, sagt Franz Hero, Vice President Chemicals Industry Business Unit (IBU) bei SAP. „Derzeit sind wir bemüht, mehr Online-Kanäle für Anforderungen bereitzustellen.“

Anregung für zukünftige Entwicklungen

Die BPX-Community ist hierbei hilfreich, da sich die Experten in diesem Forum darüber austauschen, wie Unternehmen die Anwendung SAP REACH Compliance derzeit einsetzen. Während die Unternehmen bemüht sind, sich für die Einhaltung der Verordnung fit zu machen, liefern die Business Process Experts Antworten auf viel Fragen und bieten wertvolle Hilfestellung. Außerdem unterstützt die Community SAP und TechniData bei der Definition und Priorisierung der Spezifikationen, die für die zukünftige Entwicklung von SAP REACH Compliance maßgebend sind.

Die BPX-Community diskutiert online und ermöglicht damit die Teilnahme von Interessierten aus aller Welt. Dabei verwenden die Teilnehmer Werkzeuge wie Instant Messaging, Dokumentversionierung oder Online-Foren. „Früher musste den Branchenexperten ein reales Meeting Wochen, wenn nicht sogar Monate vorher, angekündigt werden”, sagt Hero. „Mit der Business Process Expert Community ist die Zusammenarbeit flexibler und erheblich schneller. So steigt die Qualität der Diskussionen und der Rückmeldungen.“ „Die Business Process Expert Community“, fügt er hinzu, „ist ein ideales Forum, um SAP REACH Compliance zu verbessern.

Die Plattform ermöglicht es Forumsteilnehmern, sich über laufende Implementierungen auszutauschen und das kollektive Wissen zu nutzen, um Anforderungen an die zukünftige Entwicklung zu definieren.“

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