Fokus auf optimierten Arbeitsabläufen

Feature | 13. Januar 2004 von admin 0

Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren wollen, sehen sich in aller Regel ähnlichen Herausforderungen gegenüber:

  • Zu viel Zeit und Geld geht in ineffizienten, oftmals papierbasierten Prozessen verloren.
  • Auf Papierformularen basierende Prozesse werden häufig manuell an eines oder mehrere IT-Systeme verteilt.
  • Die Abläufe der aktuellen Geschäftsprozesse lassen sich zur Laufzeit nicht ändern. Es besteht keine Möglichkeit, den aktuellen Status eines Arbeitsablaufes mit Hilfe einer Web-Benutzeroberfläche sichtbar zu machen.
  • Eine Ad-hoc-Zusammenarbeit wird von den Abläufen der Geschäftsprozesse oftmals nicht unterstützt.
  • <sum> Mitarbeitern ohne spezielle Softwarekenntnisse mangelt es an flexiblen Werkzeugen, mit denen sie sich Geschäftsabläufe einrichten können.

Um ihre Ziele zu erreichen, müssen die Unternehmen den Mitarbeitern Zugang zu allen notwendigen Informationen und Prozessen verschaffen. Ursprüngliche Workflow-Systeme sind für diese Zwecke zu statisch. Sie lassen sich nur mit größerem Aufwand während der Laufzeit ad-hoc ändern und bieten bei arbeitsteiligen Szenarien für den Anwender oder den Prozessverantwortlichen zu wenig Transparenz.

Geschäftsprozesse auf den Mitarbeiter ausgerichtet

Guided Procedure

Guided Procedure

Anforderungen von Anwendern haben gezeigt, dass nicht ein transaktionsorientiertes Geschäftsszenario im Mittelpunkt steht, sondern ein auf den Mitarbeiter zugeschnittener Geschäftsprozess. Arbeitsteilige Aktivitäten und deren Objekte werden im Kontext des jeweiligen Geschäftsszenarios bereitgestellt, um Mitarbeiter bei der effizienten Arbeit und Zusammenarbeit in einem komplexen Netzwerk aus Personen und Informationen zu unterstützen. ERP-Funktionalität wie etwa Transaktionen oder analytische Funktionen sowie arbeitsteilige Services lassen sich nach Bedarf integrieren, um ein Geschäftsszenario zu unterstützen. Das Ergebnis ist ein auf die Anforderungen der Einzelbearbeitung oder der arbeitsteiligen Bearbeitung eines Vorgangs zugeschnittenes Softwareprodukt, dessen Synergiewert höher ist als der bisheriger Anwendungen.

Integration interaktiver Formulare

Integration interaktiver Formulare

SAP xApps (Cross Applications) ist eine neue Generation von Anwendungen, mit der SAP Verbesserungen und Innovationen in einem Unternehmen vorantreiben will. SAP xApps bringen Menschen, Informationen und Geschäftsprozessen in Einklang und sorgen für mehr Beweglichkeit und Wettbewerbsvorteile des Unternehmens. Im Mittelpunkt von SAP Guided Procedures (früher SAP xApp Employee Process Management, SAP xEPM) steht daher eine intuitive Benutzeroberfläche (User Inferface), die es auch technisch wenig versierten Anwendern erlaubt, betriebswirtschaftliche Szenarien zu erstellen oder anzupassen. Mit SAP GP lassen sich bestehende Backend-Transaktionen oder Services rasch und einfach mit Workflow- und Kommunikationselementen kombinieren, um Geschäftsprozesse schlüssig abzubilden. Diese Prozesse sind ein integraler Bestandteil des mitarbeiterzentrierten Business Process Management. Die Kombination mit interaktiven Formularen erlaubt es darüber hinaus, Offline- und Online-Schritte innerhalb der Geschäftsprozesse zu integrieren.

Erleichterung der täglichen Arbeit

Auch wenn ein Prozess noch so gut definiert ist: Immer wieder tauchen gute Gründe auf, die vorgedachten Pfade zu verlassen – sei es, dass ein Kollege um Hilfe gefragt, dass ein Arbeitsschritt an die Team-Assistentin delegiert oder der Chef um eine Genehmigung gebeten wird. Mit SAP GP lassen sich häufig anfallende Aufgaben optimieren und Arbeitsabläufe unkompliziert definieren und abwickeln. Dabei ist es egal, ob es darum geht, kurzfristig eine Arbeitsbesprechung zu organisieren oder Arbeitsabläufe langfristig zu regeln. SAP GP ist voll integriert in das bestehende SAP User Management. Diese Integration gewährleistet, dass die richtigen Personen oder Personengruppen für die jeweiligen Aufgaben ausgewählt werden können.

Integration neuer Mitarbeiter

Integration neuer Mitarbeiter

Durch die Anbindung an die bestehende SAP-Workflowlandschaft werden bei jedem Schritt eines bestimmten Prozesses die zuständigen Mitglieder im Team durch Notifikationen (Workitems) automatisch auf die ihnen zugeordneten Aufgaben hingewiesen. Zusätzliche Benachrichtigungen und relevante Dokumente lassen sich problemlos anhängen, wobei die intuitive Benutzeroberfläche auch während der Laufzeit jederzeit spontane Änderungen zulässt. Hat ein Anwender beispielsweise keine Zeit dafür, eine Aufgabe zu erfüllen, kann er die Aufgabe an einen gleichermaßen qualifizierten Kollegen delegieren. Ist die Abwicklung eines Prozesses zu komplex, lässt dieser sich in mehrere kleinere Unteraufgaben aufteilen und auf diese Weise kollaborativ lösen.
Darüber hinaus ermöglicht die Benutzeroberfläche dem Prozessverantwortlichen, den Status der einzelnen Aktivitäten zu verfolgen und auf diese Weise den Prozessfortschritt ständig zu überwachen. Daneben wird eine höhere Transparenz durch unterschiedliche vordefinierte Sichten auf den Gesamtprozess erreichet. Ineffiziente Bereiche lassen sich rascher aufspüren, Maßnahmen zur Korrektur leichter einleiten. Auf diese Weise gelingt es Unternehmen, die täglich anfallende Arbeit zu beschleunigen und gleichzeitig die laufenden, arbeitsteiligen Prozesse zu verbessern.

SAP xEPM: Designtime und Runtime

Beim SAP GP wird zwischen dem Anlegen von Prozessvorlagen in der Designtime und dem Start dieser Prozessvorlagen (Process Instance) innerhalb der Runtime unterschieden. Dadurch lassen sich einmal definierte Prozessvorlagen vielfach instanziieren. Prozesse im SAP GP bestehen aus Phasen (Phase) und Schritten (Steps). In einer Phase lassen sich mehrere Schritte zusammenfassen. Ein Schritt ist durch die ihm zugehörige “Action” definiert. Diese “Action” beschreibt, welche Applikation oder welchen Service der Schritt aufruft, also beispielsweise eine WebDynpro-Komponente, ein iView oder ein Formular. Ferner werden im Vorfeld Input- und Output-Parameter innerhalb des Gesamtprozesses festgelegt und übergeben, um den Kontext während des gesamten Prozesses verfügbar zu machen. Actions sind in verschiedenen Prozessen, Prozess-Phasen und Prozess-Schritten wiederverwendbar.

Designtime

Designtime

Jeder Prozess bietet den bereits beschriebenen Prozesskontext (Process Context) an. Dieser Kontext besteht aus den Input- (Resources) und Output-Parametern (Deliverables) der einzelnen Schritte. Dadurch ist gewährleistet, dass die Output-Parameter vorangegangener Schritte als Input-Parameter nachfolgender Schritte berücksichtigt werden. Auch die Actions können auf den Prozesskontext zugreifen und Daten auslesen. Die Art und Weise, wie der Kontext gemappt wird, legt der Anwender in der Process Designtime fest. Designtime, der Konfigurationsteil von SAP GP, ist ein webbasiertes Werkzeug zur Modellierung von Prozessen, indem vordefinierte Vorlagen bearbeitet oder neue Vorlagen erstellt werden. Der Teil von SAP GP, der die webbasierte Durchführung von Geschäftsprozessen unterstützt, wird als Runtime bezeichnet.

Runtime

Runtime

Für jede Action lassen sich in der Action Designtime spezifische kontextabhängige Ad-hoc-Actions definieren, die während der Runtime bereitgestellt werden. Dies können zum Beispiel so generische Actions wie “delegation”, “approval”, “request for contribution” sein, aber auch Ausnahmen, die sich direkt auf eine Action beziehen. Es besteht auch die Möglichkeit, während der Runtime zusätzlich aus einem Pool von weiteren Ad-hoc-Actions auszuwählen, um den Prozess weiter abzuarbeiten, ohne dafür den Prozess und den dazugehörenden Kontext zu verlassen.

Volker Hartmann

Annette Häußler

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