Für Cloverline ist SAP Business One ein Glücksfall

Feature | 19. Oktober 2005 von admin 0

Die Firma Cloverline wurde als deutsch-amerikanisches Unternehmen vor rund 50 Jahren in Chicago (Illinois/USA) gegründet. Das vierblättrige Kleeblatt, Namensgeber (clover = Klee) und Firmenlogo in einem, hat dem Unternehmen Glück gebracht. Im stark umkämpften Markt der Werbeproduktentwickler für die pharmazeutische Industrie entwickelte sich Cloverline zu einem führenden Anbieter für Produkte des Praxisbedarfs. Der international tätige Mittelständler hat knapp 100 Kunden in der Pharmaindustrie und beschäftigt derzeit sieben Mitarbeiter. Das Unternehmen wickelt Kundenaufträge von der Anfrage über die Produktfindung oder -entwicklung bis zum Versand ab. Seit 1991 ist die Firma vollständig im Besitz der Familie Schmid.

Entscheidung für die Zukunft

Bisher deckte das im baden-württembergischen Ludwigsburg ansässige Unternehmen Prozesse wie Angebot oder Rechnungsstellung mit der Bürosoftware Microsoft Word ab. Die Fakturierung erfolgte über eine Lösung von Sage KHK. Mit den verschiedenen Softwarepaketen konnte der Mittelständler zwar die anfallenden Aufgaben bewältigen, doch die eingesetzten Lösungen waren nicht zukunftsfähig. Cloverline hatte nämlich zusätzlich eine Vertretung für Desinfektions- und Reinigungsprodukte übernommen. „Dafür war es unerlässlich, schnell auf Lagerdaten zugreifen zu können“, erläutert Cornelia Schmid, die Geschäftsführerin von Cloverline. „Mit unseren heterogenen Softwarepaketen war das nicht möglich, deshalb sollten sie durch eine integrierte betriebswirtschaftliche Standardlösung abgelöst werden.“
Cornelia Schmid sondierte den Markt und prüfte die Produkte verschiedener Anbieter eingehend. „Die neue Software sollte investitionssicher sein und technologisch ständig weiterentwickelt werden, also von einem Anbieter stammen, der auch in zehn Jahren noch am Markt ist“, formuliert sie ihre Anforderungen. Um die Kontakt- und Informationswege möglichst kurz zu halten, sollten Einführung und Betreuung durch einen regionalen Partner erfolgen. Die Unternehmerin interessierte sich unter anderem für SAP Business One. Sie erkundigte sich bei SAP in Walldorf nach geeigneten Implementierungspartnern und erhielt eine Liste der in Frage kommenden SAP Business Partner, darunter auch beas. Der Pforzheimer SAP Business Partner präsentierte SAP Business One und überzeugte die Cloverline-Geschäftsführerin auf Anhieb von der betriebswirtschaftlichen Komplettlösung.

Kundenanforderungen abdecken

Cornelia Schmid entschied sich aus mehreren Gründen für SAP Business One. „Zum einen deckt die SAP-Mittelstandslösung als integrierte Komplettlösung unsere Prozesse einheitlich und durchgängig ab“, so die Geschäftsführerin. Zum anderen hatten namhafte Kunden aus der Pharmaindustrie den Wunsch geäußert, die Cloverline-Prozesse sollten sich künftig an die Prozesse ihrer eigenen Einkaufsabteilungen anbinden lassen. „Da unsere Kunden mehrheitlich SAP R/3 einsetzen, lässt sich die Integration in ihre Systeme natürlich am besten mit SAP Business One realisieren“, verdeutlicht Cornelia Schmid.
Den Zuschlag für das Einführungsprojekt erhielt das Pforzheimer Softwarehaus beas aufgrund seiner Branchenreferenzen und der Möglichkeit eines raschen „Vor-Ort-Service“. Die Entscheidung für beas hatte aber noch einen weiteren Grund: beas vertreibt als Eigenentwicklung eine in SAP Business One integrierte und modular aufgebaute Zusatzlösung zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS), be.as. Das war für Cloverline insofern ein wichtiger Aspekt, als das Unternehmen ab 2006 die Produktion und Logistik seiner Produkte, die bislang ein externer Dienstleister durchführt, selbst übernehmen wird. Dadurch erhöht sich die Zahl der Mitarbeiter um etwa 25 bis 30. „Wir werden in diesem Bereich SAP Business One künftig an mehreren Arbeitsplätzen einsetzen“, führt Cornelia Schmid aus. „Abgesehen davon wollen wir mittelfristig die Produktionsprozesse mit der Zusatzlösung von beas optimieren.“

Reibungslose Einführung, intensive Schulung

Die Einführung inklusive Datenübernahme und Formularanpassung dauerte lediglich fünf Tage und verlief reibungslos. SAP Business One konnte im Wesentlichen auf der bestehenden IT-Infrastruktur eingeführt werden, nur der MS SQL Server musste zusätzlich installiert werden. Die intensive Schulung der künftigen Anwender auf dem neuen System war Cornelia Schmid ein besonderes Anliegen. „Nur wenn die Mitarbeiter optimal auf die neue Software vorbereitet sind, akzeptieren sie sie auch und lernen, effizient damit zu arbeiten und optimale Ergebnisse zu liefern“, erklärt die Geschäftsführerin. „Jeder der vier späteren Anwender erhielt daher insgesamt fünf Tage Schulung auf SAP Business One.“
Die Betreuung durch den Pforzheimer SAP Business Partner bei der Einführung und Schulung beurteilt Cornelia Schmid uneingeschränkt als positiv: „Die Mitarbeiter von beas waren über die Hotline jederzeit für Rückfragen erreichbar und beantworteten diese umgehend und kompetent. Auch führten sie Änderungswünsche, wie die Anpassung von Formularen, rasch durch.“ Jochen Clemens, der Geschäftsführer von beas, bezeichnet „die konsequente Orientierung an den Bedürfnissen des Kunden als selbstverständlich.“ Das Going Live fand Anfang Januar 2005 statt.

Arbeitsprozesse beschleunigt, Prozesskosten gesenkt

Cornelia Schmid ist mit der neuen Software rundum zufrieden. Die Standardsoftware bildet sämtliche Prozesse vom Angebot bis zur Fakturierung durchgängig ab. Das verbessert und beschleunigt die internen Prozesse, verkürzt die Antwortzeiten bei Kundenanfragen, etwa zu Bestell- oder Lieferstatus einer Ware, und senkt die Kosten. Aufgrund der einheitlichen, weil integrierten Datenbasis können die Mitarbeiter jetzt komfortabel zwischen den einzelnen Funktionsbereichen von SAP Business One wechseln. Der umständliche und zeitraubende Ein- und Ausstieg in unterschiedliche Programme auf der Suche nach bestimmten Daten und Informationen entfällt. „Mit der SAP-Mittelstandslösung haben wir unsere Auskunfts- und Servicequalität deutlich verbessert“, lautet das Fazit von Cornelia Schmid.
Einen zusätzlichen Mehrwert bringt das in SAP Business One integrierte Berichtswesen. Die Cloverline-Geschäftsführerin kann jetzt betriebswirtschaftliche Auswertungen oder wichtige Unternehmenskennzahlen, etwa zu Umsätzen, dem Cashflow oder zu Außenständen und Lagerbeständen, quasi „per Knopfdruck“ jederzeit abrufen. Ein weiteres Plus der SAP-Software sieht Schmid in der komfortablen Bedienung und einfachen Handhabung. „Intern nennen wir SAP Business One deshalb ein Programm der Kompaktklasse mit allen Vorzügen der Luxusklasse.“

Umstieg zahlt sich aus

Die SAP-Mittelstandslösung hat nicht nur die internen Abläufe verbessert und beschleunigt, Cloverline kann seine Prozesse nun bei Bedarf auch einfach in die SAP-Systeme seiner Kunden integrieren. Damit wird der Austausch von Belegen, Quittungen und Rechnungen künftig automatisiert und papierlos erfolgen. „Für unser Unternehmen hat sich der Umstieg auf SAP Business One ausgezahlt und war überdies ein wichtiger Schritt, um die Zukunft zu gestalten“, fasst Cornelia Schmid zusammen. „Ohne SAP Business One über den grünen Klee zu loben: Die Software ist in jeder Hinsicht ein Glücksfall für unser Unternehmen.“

Weitere Informationen:

www.cloverline.com und www.beas.de

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

Leave a Reply