Für jede Firma die richtigen Daten

Feature | 26. Juli 2006 von admin 0

Mehr und mehr Unternehmen organisieren sich als Konzerne mit zahlreichen Tochterunternehmen, Beteiligungen, Kooperationen und komplexen internen Organisationsstrukturen. Bei großen Firmen wie Siemens muss das Management nicht selten ein Netz aus weit über 1.000 Tochterunternehmen und Beteiligungen lenken. Ein solches Geflecht ist nicht einfach zu überschauen – zumal die Fülle der Daten mit jeder Beteiligung zunimmt.
Gleichzeitig sind die Unternehmen verpflichtet, eine Vielzahl externer Richtlinien zu erfüllen. Internationale Rechnungslegungsstandards wie die International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards (IAS/IFRS), Transparenzrichtlinien wie der Sarbanes-Oxley Act aus den USA oder der Corporate-Governance-Kodex sowie das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) in Deutschland erhöhen die Menge von Daten, die zu Berichtszwecken vorgehalten werden müssen. Dass diese Daten aktuell, genau und zuverlässig sein müssen, versteht sich von selbst.

Beteiligungsmanagement schafft Wettbewerbsvorteile

Zur Steuerung des Beteiligungsgeflechts reicht es nicht mehr aus, dass Konzerne erst im Quartals- oder gar im Jahresbericht auf ihre Unternehmensdaten blicken und sich vor allem auf Finanzkennzahlen stützen. Gefragt ist eine aktive Portfoliooptimierung, die beispielsweise die Risiken einer Beteiligung ermittelt und mit den richtigen Maßnahmen gegensteuert. Sie muss sich dabei auch an den strategischen Entscheidungen der Unternehmensführung orientieren. Statt also nur strukturiert vorliegende Daten aus der Buchhaltung und dem Rechnungswesen zu erfassen, muss die Informationsbasis in Richtung unstrukturierter, heterogener Daten erweitert werden. Dazu zählen operative Größen, etwa die Marktentwicklung oder ein Lagebericht, ebenso wie qualitative Merkmale, beispielsweise Informationen darüber, inwieweit Ziele in Sachen Mitarbeiterfluktuation oder Standortsicherung erreicht wurden.
Damit verwandelt sich das Beteiligungscontrolling in ein Beteiligungsmanagement. Da die Zahl der Unternehmensbeteiligungen in Zukunft mindestens gleich bleiben, wenn nicht gar wachsen wird, stellt ein solches Steuerungsinstrument einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Denn jede neue Beteiligung potenziert die Anzahl der Abfragen, die unterschiedliche Unternehmensbereiche in regelmäßigen Abständen tätigen. Hinzu kommen Ad-hoc-Abfragen, etwa für strategische Unternehmensentscheidungen. Auch die Komplexität innerhalb der einzelnen Beteiligungsstrukturen ist eine Herausforderung, da jedes Unternehmen eine andere Struktur besitzt. Zudem machen die unterschiedlichen Formen von Beteiligungen – direkte oder indirekte, Mehrheits- oder Minderheitsbeteiligungen – ein bedarfsgerechtes Controlling und Management notwendig. Zwar werden viele dieser Formen heute schon über die Konsolidierung in einem quartalsmäßigen Rhythmus abgebildet, jedoch noch längst nicht alle. So fließen die Finanzkennzahlen nicht-konsolidierter Gesellschaften nicht automatisch in die Konzernberichterstattung ein, sondern müssen separat erfasst werden.
Eine dritte Herausforderung entsteht durch die steigende Zahl von Interessenten. Interne Abteilungen, wie Steuern, Recht, Rechnungswesen, Vorstand und Investor Relations, aber auch externe Interessengruppen, zum Beispiel die Börsenaufsicht oder Finanzbehörden, benötigen aktuelle und verlässliche Informationen. Sie verlangen jedoch unterschiedliche Perspektiven sowie spezifische Details, so dass die Daten jeweils neu organisiert werden müssen. Während für die Segmentberichterstattung die Ergebnisse verschiedener rechtlicher Einheiten zusammenzufassen sind, etwa Umsatz und Gewinn einer bestimmten Produktgruppe, erfordert die Sicht nach Ländern deren Ergebnisbeiträge über alle Produktgruppen und Beteiligungsarten hinweg.

Nichts geht ohne einheitliche Datenbasis

Dass hier die Unterstützung der IT notwendig ist, liegt auf der Hand. Viele der benötigten Daten sind bereits in irgendeiner Form vorhanden, der größte Teil stammt aus der legalen Konsolidierung. Eine Software für das Beteiligungsmanagement muss die einzelnen Datenquellen synchronisieren, nahtlose Prozessketten und Workflows sichern und ein flexibles Reporting für die verschiedenen Nutzergruppen ermöglichen.

Beteiligungsmanagement mit zetControl CIM

Beteiligungsmanagement mit zetControl CIM

Eine einheitliche Datenbasis ist die Voraussetzung für fundierte Entscheidungen und bereichsübergreifend verlässliche Informationen. Dabei spielt ein leistungsfähiges und ausgereiftes Data Warehouse als zentrale Sammelstelle eine ausschlaggebende Rolle. Zudem bedarf es einer variablen Datenflussmodellierung. Die Heterogenität und die Vielzahl der Beteiligungen erfordert größtmögliche Flexibilität im Datentransport. Für große Datenmengen sollten die Anwender vorhandene Systeme automatisiert “anzapfen” können und gleichzeitig die Möglichkeit haben, Informationen manuell zu erfassen. Dafür stehen zum einen die Integration mit Hilfe einer automatisierten Schnittstelle zur Verfügung, zum anderen Importfunktionen von extrahierten Dateien sowie Webschnittstellen zum assistentengestützten manuellen Erfassen einzelner Kennzahlen. Letzteres ist unter anderem bei Risikoabschätzungen für den Lagebericht im Jahresabschluss von Bedeutung. Dazu fragen Konzerne die Risiken in ihren Tochtergesellschaften ab, die mit Finanzkennzahlen nicht zu erfassen sind, gleichwohl aber Auswirkungen auf den Mutterkonzern haben – zum Beispiel Lieferschwierigkeiten bei einem Geschäftspartner.

Nahtlose Integration in die SAP-Landschaft

Da die meisten Großunternehmen SAP als Softwarebasis nutzen, sollte sich eine Lösung für das Beteiligungsmanagement nahtlos in die SAP-Landschaft integrieren lassen. Nur mit einer Anwendung, die problemlos mit den Konsolidierungslösungen von SAP – dem Business Consolidation System (BCS) aus SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) EM/BCS sowie dem SAP-R/3-Modul Enterprise Consolidation (EC-CS) – kommuniziert, wird sich die benötigte einheitliche und verlässliche Datenbasis erstellen lassen.
Nahtlose Prozessketten wie auch Workflows vermeiden Medienbrüche und ermöglichen die automatisierte Dokumentation von Geschäftsabläufen. Sie erlauben es den Anwendern beispielsweise, zu verfolgen, wer wann welchen Datensatz geändert hat. So können unter anderem Transparenzrichtlinien leichter erfüllt werden. Eine leistungsfähige Software für das Beteiligungsmanagement gewährleistet zudem die Qualitätskontrolle, etwa indem Abteilungen geänderte Stammdatensätze dezentral erfassen, eine Freigabe aber nur über einen Workflow in der Zentrale realisieren können.
Ein weiteres wesentliches Merkmal einer solchen Lösung ist, dass sich Daten automatisiert aus der ERP-Anwendung übernehmen lassen. Gleichzeitig sollte Manipulationen ein Riegel vorgeschoben werden. Eine Schönung der Umsatzzahlen zum Beispiel ist nicht möglich, wenn die Daten direkt aus dem Buchhaltungssystem in die Abschlüsse einfließen. Werden sämtliche Transaktionen im System dokumentiert, lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer wann was gewusst oder gar geändert hat. Operative Verbesserungen ergeben sich durch Standardsoftwarefunktionen, beispielsweise regelmäßige Updates, die Rechtssicherheit mit aktuellen Meldepflichten gewährleisten. Personalisierte Oberflächen erleichtern es auch ungeübten Anwendern, Abfragen zu erstellen und einzusehen.
Die Software sollte mit Hilfe eines flexiblen Reportings alle Anspruchsgruppen individuell bedienen und spezifische Sichtweisen auf die Datenbasis erlauben. Benötigt eine Tochtergesellschaft für ihre Bilanzierung nicht die gesamten Kennzahlen des Konzerns, hilft ein webbasiertes Rollen- und Berechtigungskonzept, bedarfsgerechte Berichte und Analysen für jeden beliebigen Adressaten zu personalisieren. Auf diese Weise schafft die Software einen Mehrwert für alle Anwender; die Finanzvorstände können guten Gewissens ihre Unterschrift unter den Jahresabschluss setzen, da – dank Prozesstreue und aktivem Meldewesen – die Rechtssicherheit gewährleistet ist.

Datenqualität hoch, Kosten niedrig

Die Anforderungen an das Beteiligungsmanagement sind hoch. Eine geeignete IT-Lösung erleichtert es den Unternehmen, ihre Beteiligungen zu steuern, und unterstützt sie mithilfe einer verbesserten Datenqualität bei der Entscheidungsfindung. Sie senkt die Kosten, etwa durch die zentrale Datenhaltung und -pflege, und steigert die Wertschöpfung eines Unternehmens, da sie die Beteiligungscontroller von Routinetätigkeiten entlastet. Dabei berücksichtigt sie die zentralen Prämissen Integration in die SAP-Welt, insbesondere in die SAP-Konsolidierung, Konzentration auf Stammdaten sowie eine einheitliche Datenbasis.

Marko Albrecht

Marko Albrecht

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