Gefragt waren neue Prozesse (Teil 1)

Feature | 21. Juli 2003 von admin 0

Nahezu 80 Prozent aller Fortune-500-Unternehmen haben bereits ein ERP-System implementiert. Daher ist der Markt für ERP-Software bei privaten Großunternehmen und Konzernen zunehmend gesättigt. Anders verhält es sich bei öffentlichen Verwaltungen. Der Anteil an ERP-Verkäufen in diesem Bereich ist zwar noch vergleichsweise gering. Allerdings darf damit gerechnet werden, dass er künftig um mehr als 20 Prozent jährlich wächst. Und dabei handelt es keineswegs um kleine Projekte, wie etwa am Beispiel der angepeilten drei Milliarden Dollar ersichtlich ist, die die US-Navy bald für die Implementierung einer ERP-Lösung ausgeben will. Doch im Vergleich zum privaten Sektor ist es eine ganz andere Aufgabe, Behörden und Systeme bei öffentlichen Verwaltungen zu integrieren. Sie erfordert einen anderen Ansatz und ein anderes Modell.

ERP-Projekte bei öffentlichen Verwaltungen

Staatliche Behörden sind – zumindest bislang – keinem unmittelbaren Druck ausgesetzt, ihr finanzielles Ergebnis zu verbessern. Sie haben sich in der Vergangenheit eher auf kleinere Anwendungen beschränkt, die dazu dienen, bereits existierende Dienstleistungen zu unterstützen. Behörden oder Ämter haben in der Regel vergleichsweise wenig Erfahrung mit ERP-Systemen und sind oft der Ansicht, dass sich ihre Prozesse sehr stark von denjenigen privater Unternehmen unterscheiden. Die Bemühungen um neue Software-Lösungen haben sich oft auf GIS-Systeme oder Portale für das E-Government beschränkt. Allerdings kann die fehlende Daten-Integration in ein einheitliches Backend-System die Wirksamkeit solcher Lösungen verringern.
Einige kleinere ERP-Implementierungen sind bei verschiedenen staatlichen Behörden in Australien, Deutschland und in den USA durchgeführt worden. Queensland in Australien beispielsweise hat 1998 erfolgreich seine gesamten Finanzanwendungen mit SAP R/3 integriert. Der US-Bundesstaat Arkansas wiederum ist gerade dabei, mit einem Aufwand von 30 Millionen US-Dollar einige seiner Anwendungen für das Finanz- und Personalwesen in einer SAP-Lösung zusammenzuführen. Ein Verwaltungsbezirk in Bayern hat einige seiner Prozesse in SAP abgebildet. Das County Sacramento in Kalifornien hat 1998 Teile seines Finanzwesens sowie die Lohn- und Gehaltsliste in eine integrierte Lösung überführt. Im US-Bundesstaat Kansas – ein Vorreiter – wurde bereits 1994 eine ERP-Implementierung von PeopleSoft durchgeführt. Ziel war es, das Personalwesen, die Lohn- und Gehaltsliste sowie die Lohnnebenleistungen zu integrieren. Die Stadt Phoenix in Arizona, USA, hat 1998 ihre bestehenden Finanzsysteme durch integrierte Web-Anwendungen abgelöst. Die US-Marine führt gerade ein SAP- Pilotprojekt für 200 Millionen US-Dollar durch. Viele andere US-Bundesstaaten wie etwa Delaware, Florida, Ohio, Tennessee, New Jersey, Kalifornien, South Carolina und North Carolina stellen ernsthaft Überlegungen an, ein ERP-System einzuführen. Das ERP-Projekt “Imagine PA” des US-Staates Pennsylvania schlägt mit 250 Millionen US-Dollar zu Buche. Es ist die erste große ERP-Einführung bei einer öffentlichen Behörde. Deshalb haben auch Regierungsbehörden in aller Welt an dem Projekt großes Interesse bekundet.

Problemstellung: 60 staatliche Behörden…

Der Bundesstaat Pennsylvania – auch “Commonwealth” genannt – ist eines der größten und vielschichtigsten staatlichen Wirtschaftsgebilde in den USA. Die Verwaltung besteht aus 59 Behörden, vom Rechnungshof bis zum Verkehrsministerium. Einige Behörden, wie etwa der Strafvollzug, sind mit fast 9000 Beschäftigten vergleichsweise groß, während andere, wie etwa der Umweltbeschwerdeausschuss, aus weniger als zwanzig Beschäftigten bestehen. Sechzehn Datenzentren mit unterschiedlichsten Informationssystemen unterstützen diese verschiedenen Behörden bei ihrer Arbeit.
In den Jahren vor 1999 mussten die 1985 eingeführten Finanzsysteme immer öfter gewartet werden, um funktionsfähig zu bleiben. Etwa zur gleichen Zeit hatte das Parlament in Pennsylvania neue Richtlinien für die Beschaffung (GASB-35) erlassen. Diese Richtlinien erlaubten es dem Bundesstaat, seine Beschaffungsprozesse offener zu gestalten als in den Vorjahren. Außerdem musst der CIO von Pennsylvania, Charlie Gerhards, unbedingt dafür sorgen, dass alle Systeme des Staates Jahr-2000-fähig waren. In der Fülle all dieser unterschiedlichen Randbedingungen sah Gerhards eine Chance, nun auch eine Reihe weiterer Aufgabenstellungen anzugehen. Beispielsweise hatten sich die 18 Mitglieder seines CIO-Beratungsausschusses bereits des Öfteren über die Erfahrung bei der Einführung von ERP-Systemen ausgetauscht. So kannte sich Gerhards etwa recht gut mit dem viel diskutierten ERP-Projekt bei der Hershey Corporation aus, die ihren Sitz ganz in der Nähe der Hauptstadt Harrisburg hat.

… und veraltete Systeme

Angesichts von veralteten IT-Systemen sah sich Pennsylvania mit einem ähnlichen Problem konfrontiert, wie viele Regierungsbehörden und -institutionen. Sie mussten sich entscheiden, entweder an der alten Software festzuhalten oder eine neue Lösung einzuführen. Ersteres hätte zur Folge gehabt, einige Dienstleistungen zu streichen. Letzteres würde die Chance bieten, die Systemeffizienz zu verbessern – aber auch bedeuten, den entsprechenden Etat dafür bereit stellen zu müssen. Da Charlie Gerhards mit ERP-Systemen vertraut war, stellte er eine solche Lösung zur Diskussion. Mit Erfolg: Sein Ausschuss entschied, dem Staat eine ERP-Einführung zu empfehlen. Ein Entschluss, der beim damaligen Gouverneur Tom Ridge auf Zustimmung traf. Daraufhin wurde Gartner Consulting damit beauftragt, eine Machbarkeitsstudie anzufertigen.
Die Idee, die Funktionen und Arbeitsprozesse vieler verschiedener Behörden unter einen Hut zu bringen, war den IT-Verantwortlichen des Bundesstaats völlig fremd. Die IT-Spezialisten wussten, dass dafür zahlreiche Hürden zu überwinden sind. Angesichts von fast 60 im ganzen Staat verteilte Behörden, ausgestattet mit verschiedenen Systemen auf unterschiedlichen Plattformen, würde es keinen einfachen Königsweg geben. Immerhin: Pennsylvania hatte kurz zuvor die Rechner an allen staatlichen Behörden vereinheitlicht und als einer der ersten Bundesstaaten mit Microsoft eine umfassende Software-Lizenz unterzeichnet. Der Bundesstaat verfügte beispielsweise auch über eine gut funktionierende Website und hatte darauf sogar probeweise einige Formulare frei geschaltet. Die Anwendungen waren aber nicht mit einem integrierten Backend-System verbunden. Die nun anstehende Integration würde daher vorher nie da gewesene Dimensionen annehmen. Dennoch stand mit tatkräftiger Unterstützung aus dem Büro des Gouverneurs und der Berater von Gartner der Entschluss fest, die Integration in Angriff zu nehmen. Da der Bundesstaat allerdings einen Schnellschuss vermeiden wollte, sah der Plan vor, die alten Systeme zunächst zu “flicken” und mit ihnen ins neue Jahrtausend zu wechseln. Erst danach wollte sich Pennsylvania in aller Ruhe der Implementierung eines staatsweiten ERP-Systems widmen. Ohnehin waren bis dahin noch genügend Vorarbeiten zu leisten.

Endausscheidung der Anbieter

Auf Anraten der Berater von Gartner Consulting wurde entschieden, sich einer Standard-ERP-Software zu bedienen. Pennsylvania schrieb das Projekt daraufhin unter den sechs größten ERP-Anbietern aus und legte ihnen einen Katalog von 700 funktionellen Anforderungen vor. Jeder Anbieter musste nachweisen, wie seine Software mit jeder einzelnen dieser Anforderungen zurechtkommt. Angesichts des Umfangs der Anforderungen erklärten sich nur zwei der sechs Anbieter – Oracle und SAP – dazu bereit, an dieser “ERP-Endausscheidung” teilzunehmen.
In einer einzigartigen Endausscheidung präsentierten beide Anbieter vor einem Auditorium von 150 maßgeblichen Mitarbeitern des Bundesstaats ihre Produkte. Da mySAP.com (heute mySAP Business Suite) 78 Prozent der Anforderungen des Bundesstaats bereits in der Standardversion erfüllen konnte, fiel die Wahl übereinstimmend auf das SAP-Produkt. In einer separaten Endauswahl entschied sich das Gremium für BearingPoint Inc. als Integrationspartner, da dieses Unternehmen über die notwendigen Fachkenntnisse für eine derart umfangreiche ERP-Integration bei öffentlichen Verwaltungen verfügte.

Was sind die Ziele?

Die Ziele des Projekts wurden in einem Umfeld formuliert, das von Rekordüberschüssen des bundesstaatlichen Haushalts und einer starken Unterstützung durch den Gouverneur geprägt war. Natürlich wollte Pennsylvania mit der Entscheidung auch Fortschrittlichkeit und Offenheit gegenüber neuen Technologien demonstrieren. Im Vordergrund standen jedoch eindeutig die operativen Ziele. Mit der neuen ERP-Lösung sollten keinesfalls nur die alten Systeme ersetzt werden. Gefragt waren vor allem neu gestaltete Prozesse, um das Tagesgeschäft der Behörden zu optimieren. An dieser Neugestaltung sollten die Angestellten mitwirken und auch mit entscheiden. Eine Steigerung der Effizienz – sowohl für die Angestellten der Behörden als auch für die Kunden des Staates – versprach sich der Bundesstaat vor allem von einem Zugriff auf konsistente Daten in Echtzeit.
SAP bot für die Implementierung und Umgestaltung dieser Prozesse seine branchenspezifischen Best Practices an. Bei der Bewertung seiner Kernprozesse stellte der Bundesstaat Pennsylvania fest, dass rund 90 Prozent seiner Aktivitäten mit der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen zusammen hängen. Die Prozessverantwortlichen entschieden sich nach ausführlicher Diskussion dafür, die von SAP vorgeschlagenen Best Practices zu 92 Prozent zu übernehmen.
Aus Funktionären und Repräsentanten der Ministerien für öffentliche Wohlfahrt und für den Strafvollzug wurde ein Steuerungskomitee zusammengestellt. Es entschied, dass der Rahmen des Projektes “Imagine PA” die folgenden Bereiche abdecken sollte:

  • Bilanzwesen,
  • Haushalt,
  • Lohn- und Gehaltsliste,
  • Personalwesen,
  • Beschaffung.
IMAGINE PA-Cutover Plan

IMAGINE PA-Cutover Plan

Nachdem das Steuerungskomitee die Ziele des ERP-Projekts festgelegt hatte, erklärten sich 53 staatliche Behörden – teils auf den dringenden Wunsch des Gouverneurs – dazu bereit, teilzunehmen. Davon ausgenommen waren der Rechnungshof, das Finanzministerium und die gesetzgebende Körperschaft selbst. Aufgrund des Projektumfangs, der zu erwartenden Schwierigkeiten und der benötigten Funktionalitäten wurde eine Projektdauer von 33 Monaten veranschlagt und dieser Zeitraum in vier Phasen unterteilt. Nach dem aktuellen Stand der Dinge wird es darüber hinaus wahrscheinlich noch zwei weitere Phasen geben. In den Phasen fünf und sechs wird Pennsylvania die Zeiterfassung für seine Behörden und das Personalwesen optimieren – beispielsweise für die Suche und Rekrutierung neuer Mitarbeiter.
Weil der Bundesstaat sicher stellen wollte, dass das Wissen über die neue ERP-Lösung von den Beratern auf den Bundesstaat übertragen wurde, richtete er auf allen Ebenen die Implementierung begleitende Projektteams ein. In diesen Teams sind die staatlichen Behörden vertreten. Das Steuerungskomitee besteht aus hohen Verwaltungsangestellten. Fachleute der Behörden nahmen die vorhandenen Geschäftsabläufe unter die Lupe und gaben die ausschlaggebenden Empfehlungen, wie die Prozesse künftig abgewickelt werden sollten.
Teil 2

Der Autor dankt insbesonders Herrn Rodger Cerritelli, BearingPoint, und Herrn Donald Edmiston, Commonwealth of Pennsylvania.

Ph.D. William P. Wagner

Ph.D. William P. Wagner

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