Goldgrube Vertragsmanagement

Feature | 13. Juni 2007 von admin 0

Jedes große Unternehmen verwendet viel Zeit – und damit Geld – darauf, günstige Verträge mit Zulieferern, Partnern und Kunden auszuhandeln. Kleinere und mittelständische Unternehmen müssen diesen aus der puren Masse entstandenen Zeitaufwand zwar vielleicht nicht betreiben, übersehen jedoch unter Umständen mangels professioneller Werkzeuge die ein oder anderen Zusatzkosten, die sich aus dem berühmten „Kleingedruckten“ ergeben. Oder der Vertrieb versäumt es, einen vorteilhaften Vertrag fristgerecht zu verlängern.

Solche oder ähnliche Szenarien sind beim Vertragsmanagement an der Tagesordnung – Tendenz steigend, denn die Anzahl vertraglicher Bindungen und deren Komplexität nimmt zu. Oftmals werden Prozesse wie Vertragsverhandlung und -Überwachung noch „per Hand“ abgewickelt. Durch die Automatisierung des Vertragsmanagements über den gesamten Lebenszyklus der Verträge hinweg und durch ein zentrales Vertragsverzeichnis lässt sich hier mehr Übersicht schaffen.

Marktforscher raten: Vertragsmanagement automatisieren und integrieren

Fehler, unkoordinierte Beschaffung außerhalb bestehender Verträge, und ein aufwändiger Verwaltungsapparat gehen ins Geld. Ein typisches Fortune-1000-Unternehmen muss im Allgemeinen 20.000 bis 40.000 Verträge über ihren Lebenszyklus hinweg im Auge behalten. Durch Automatisierung der Prozesse bei der Erstellung, Verhandlung, Ausübung und Überwachung ließe sich, so schätzen die Marktforscher von Accenture, der manuelle Aufwand um 50 bis 75 Prozent verringern – und somit Einsparungen im Bereich zweistelliger Millionensummen erzielen.

Einem Vertragsabschluss gehen in der Regel monatelange Verhandlungen voraus. Diese Zeit verlängert sich beliebig, wenn die hierbei erarbeiteten, diversen Vertragsversionen nicht übersichtlich verwaltet sind und etwa die Prüfung der Rechtsabteilung nicht in den Prozess integriert ist. Was beispielsweise, wenn getroffene Verhandlungsergebnisse nicht in korrekte juristische Termini übertragen werden? Fehlerhafte Zahlungen oder Umsatzverluste sind mögliche Folgen, im schlimmsten Fall ist der eigentliche Vertragsinhalt gar nicht abgedeckt.

Ist der Vertrag abgeschlossen, muss er den für dessen Inhalte oder artverwandte Aufgaben Verantwortlichen auch zugänglich sein. Wie sonst kann sich ein Unternehmen etwa Rabattvereinbarungen zu Nutze machen? Allzu oft kaufen Mitarbeiter ohne dieses Wissen ein. Accenture schätzt, dass in Unternehmen mit einem über feste Verträge geregelten Einkaufsvolumen von 100 Millionen Dollar in der Regel weitere 50 bis 100 Millionen Dollar für die Beschaffung ausgegeben werden. Unternehmen, die diese unkoordinierten Ausgaben auch nur zum Teil in Schranken halten, bietet sich weiteres Einsparpotenzial in Millionenhöhe.

Aberdeen Group hat unter dem Gesichtspunkt „Vertragsmanagement“ den Mittelstand unter die Lupe genommen. Das obere Drittel der leistungsstarken Unternehmen im Mittelstand übertrifft seine Mitbewerber im Vertragsmanagement, weil sie

  • ineffiziente Prozesse identifizieren,
  • eine Standardvertragssprache und vorab genehmigte juristische Klauseln entwickeln und durchsetzen, um die Vertragserstellung zu vereinfachen, die juristischen Kosten zu reduzieren und die Verträge zu stärken,
  • Prozesse über den gesamten Vertragslebenszyklus automatisieren und
  • das Vertragsmanagement dazu nutzen, die Vertragseinhaltung und das Berichtswesen zu verbessern.

Aberdeen Group rät des Weiteren, Vertragsdokumente im Word-Format aufzusetzen – sie ließen sich somit nicht nur einfach erstellen, sondern auch problemlos ändern. Zudem sei ein zentrales Vertragsregister mit starken Suchfunktionen unabdingbar. Am besten jedoch, so Aberdeen weiter, sollte das Vertragsmanagement mit anderen Systemen integrieren sein, etwa mit der ERP-Lösung, der Beschaffungslösung, der Bestellabwicklung oder der Fakturierung.

Erstellung, Verhandlung, Ausübung, Überwachung

Genügend Ansatzpunkte also für SAP xApp Contract Lifecycle Management (SAP xCLM). Die Composite Application wird im dritten Quartal 2007 verfügbar sein und führt beispielsweise eine Bibliothek mit Klauseln und Vorlagen, aus der Unternehmen Musterverträge auswählen können. Sprache und Vertragsbedingungen zwischen Unternehmen lassen sich dann leicht mit Microsoft Word anpassen.

Folgerichtig „sorgt“ das SAP xApp beispielsweise für eine Zusammenarbeit von SAP- und Microsoft-Anwendungen. In Duet for Microsoft Office and SAP ist ein Bereich geschaffen, in dem Anwender Vertragsdetails wie Kopfdaten, Positionen und Preiskonditionen verwalten können. Je nach Inhalt des Vertragsabschnitts bietet Duet intuitiv die entsprechenden Daten an, beispielsweise die Produktnummer in der Aufzählung der Produktpositionen.
Da die beteiligten Parteien auf ein gemeinsames Word-Dokument zugreifen, beschleunigt sich die Erstellung des Vertrags. Über automatisierte Workflows lassen sich bei Änderung bestimmter Klauseln interne Prüfungsinstanzen einbeziehen. Diese Worksflows sorgen für eine straffe Vertragsprüfung und -genehmigung. SAP xCLM protokolliert zudem die Prozesse bei der Vertragsentstehung und gibt Optionen vor, wenn hierfür gesetzliche Vorgaben einzuhalten sind.

Im Einkauf unterstützt SAP xCLM die SAP-Beschaffungsanwendung dabei, rechtsgültige Verträge zu erstellen. Die Vertragsbedingungen lassen sich Online ausschreiben. Lieferanten sind daraufhin in der Lage, Änderungen vorzuschlagen oder zu vereinbaren. Wird der Auftrag erteilt, erhält der Anwender auf Wunsch einen Vertragsentwurf auf Basis des ausgehandelten Angebots.

Darüber hinaus verknüpft SAP xCLM die juristischen und operativen Bestandteile eines Vertrags mit der praktischen Umsetzung. Das SAP xApp zum Vertragsmanagement ist hierfür mit der Auftragsannahme, sowie den Zahlungs- und Fakturierungsfunktionalitäten im ERP-backend verbunden. Das Kreditorensystem erkennt daher, wann Bestellungen gegen einen vorhandenen Vertrag durchgeführt und fakturiert werden müssen. Auch „bemerkt“ SAP xCLM, wenn mit Lieferanten Bestellungen vereinbart werden, ohne die in bestehenden Verträgen ausgehandelten Bedingungen zu beachten.

SAP xCLM enthält darüber hinaus ein zentrales Repository für alle Verträge und leistungsfähige, integrierte Suchfunktionen. Anwender suchen Verträge via Duet aus Microsoft Office heraus und greifen auf die entsprechenden Dokumente direkt zu. Durch den Einblick in das Repository ist SAP xCLM in der Lage, vor Ablauf eines Vertrags beispielsweise daran zu erinnern, dass neue Verhandlungen anstehen.

Analysten beziffern die positiven Auswirkungen eines straffen Vertragsmanagement auf die Produktivität eines Unternehmens auf bis zu 20 Prozent. Außer Frage stehen auch um bis zu 50 Prozent reduzierte Vertragsverhandlungszyklen, und die damit einhergehende Senkung der Betriebskosten um 30 Prozent. Neben diesen operativen Einsparungen lässt sich durch ein strategisch verwendetes Vertragsmanagement auch Anzahl fehlerhafter Zahlungen auf 25 bis zehn Prozent drücken. Profit bringen auch günstige Verträge, die auf „Warnung“ des Vertragsmanagements rechtzeitig verlängert wurden.

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