Grünes Licht für die Expansion

Feature | 14. November 2007 von admin 0

Von Wachstumsraten um die 25 Prozent und darüber können viele Unternehmen nur träumen. Für die SPV Solutions Products Visions AG aus München sind sie Realität. Der IT-Dienstleister hat sich mit SAP-Projekten und speziellen Zusatzlösungen bei Mittelständlern und Großunternehmen aus unterschiedlichen Branchen, darunter Siemens, Bosch und Osram, einen Namen gemacht. Im Geschäftsjahr 2007 wird SPV den Umsatz deshalb um rund 25 Prozent auf über 20 Millionen Euro steigern.
In der gleichen Größenordnung soll es weitergehen. Das Unternehmen plant beispielsweise, die Zahl der fest angestellten Berater von derzeit 65 auf 150 aufzustocken und die der freien Mitarbeiter von 110 auf ebenfalls 150 zu erhöhen.

Aus der alten IT herausgewachsen

Die IT allerdings konnte mit dem rasanten Wachstum nicht Schritt halten. Seit acht Jahren arbeitet SPV mit einer SAP-R/3-Lösung und speziellen Zusatzprogrammierungen für die Projektabwicklung, stieß damit aber gerade in letzter Zeit immer häufiger an die Grenzen. Für eine Anpassung an die neuen Anforderungen fehlte angesichts der guten Auftragslage und begrenzter Ressourcen schlicht die Zeit. „Wir sind aus unserer eigenen SAP-R/3-Zusatzentwicklung herausgewachsen“, berichtet der Vorstandsvorsitzende Wolfgang Braun.
So ließen sich mit der alten Anwendung im Wesentlichen nur einfache Projekte abwickeln, bei denen Leistungen nach Aufwand abgerechnet werden. Durch das Unternehmenswachstum waren aber zahlreiche neue Projekttypen zum Geschäft dazu gekommen, etwa Festpreisprojekte sowie Projekte mit Meilensteinen oder Teilleistungen, mit denen sich Budgetgrenzen leichter einhalten und mit dem Fertigstellungsgrad abgleichen lassen. Allerdings ist die Fakturierung hier häufig an das Erreichen von Teilzielen geknüpft; bestimmte Projektleistungen werden auch gar nicht gesondert fakturiert, sondern sind pauschal über Servicevereinbarungen abgegolten. Solche Wartungsverträge und Service Level Agreements bildete die IT allerdings nur sehr bedingt ab, und entsprechend groß war der Aufwand in Verwaltung und Buchhaltung.

Bremsklötze beseitigen

Um derlei hausgemachte Wachstumsbremsen auszuschalten, suchte SPV eine neue Geschäftssoftware. Die Wahl fiel auf All for Service aus dem Hause Mobile Consulting & Services, einem Vertriebspartner des SAP-Mittelstandsspezialisten All for One Midmarket Solutions & Services GmbH. Die Branchenanwendung basiert auf der Mittelstandslösung SAP Business All-in-One. „Mit einer neuen Software wollten wir vor allem unseren Expansionskurs abstützen, ohne die Personalressourcen für Verwaltung und interne Abwicklung aufzustocken. Gleichzeitig sollten Medienbrüche beseitigt und Redundanzen in der Datenhaltung vermieden werden. Außerdem war uns wichtig, die operativen Abläufe zu optimieren und eine durchgängige und integrierte Abwicklung zu realisieren“, zählt Braun die wichtigsten Projektziele auf.
Vor allem sollten künftig Einkauf, Auftrags- und Projektabwicklung, Leistungserfassung, Faktura sowie Controlling durchgängig unterstützt werden. Um die Geschäftsabläufe zu optimieren, war es außerdem unumgänglich, manuelle Prozesse, etwa Bestellungen bei Freelancern oder den Abgleich von Lieferanten- und Kundenrechnungen, zu automatisieren. Eine Fakturavorschau sollte darüber hinaus am Monatsende auf Knopfdruck ersichtlicht machen, welche Positionen und Summen fakturiert und welche Geldmittel an Dienstleister entrichtet wurden.
Eine weiteres Ziel war die Verringerung der Durchlaufzeiten: Alle für die Faktura relevanten Informationen sollten am dritten Arbeitstag des Folgemonats zur Verfügung stehen – bisher zog sich der Eingang dieser Daten häufig bis Mitte des nachfolgenden Monats hin. Darüber hinaus wollte SPV genaue Vorsteuerinformationen zügiger bereitstellen sowie Rechnungen künftig zehn Tage früher erstellen können, um den Zahlungsfluss zu beschleunigen.

Neues Herzstück

Das Projektteam bestand aus sechs jungen SPV-Beratern, die von der Mobile Consulting & Services geschult und unterstützt wurden. Sie setzten die Wünsche der Geschäftsleitung in der SAP-Business-All-in-One-Branchenlösung auf der Basis von SAP ERP 6.0 im kalkulierten Kostenrahmen um. Auch der Zeitplan wurde weitgehend eingehalten – die Einführung verzögerte sich lediglich um einen Tag. „Zu Beginn ließen wir uns Zeit. Rückblickend wäre eine Einführung in vier Monaten durchaus möglich gewesen“, berichtet Ludwig Hüfner, Vorstand für Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung.
Für ihn wie auch für seinen Kollegen Wolfgang Braun entwickelte sich das Projekt nach anfänglicher Zurückhaltung zur Chefsache. Im Rückblick betonen beide: „Aus heutiger Sicht wäre es sicherlich von Vorteil gewesen, wir hätten uns bereits in der Startphase stärker eingebracht. Denn letztendlich wurde hier das Herzstück unserer Firma geformt!“

Auf Anhieb Kosten gespart

Im Juni 2007 erfolgte der Produktivstart der Branchenlösung, die via Web Client allen Anwendern auch über das Internet zur Verfügung steht. So kann der Vorstand genaue Informationen für verschiedene Prognosen oder zur Projekt-Pipeline rasch abrufen und ohne Zeitverlust feststellen, wo das Unternehmen in puncto Umsatz, Kosten oder Ertrag steht und wie es sich voraussichtlich weiterentwickeln wird.
Die neue Lösung zahlte sich für den Dienstleister auf Anhieb in barer Münze aus, da die Unterlagen für die Umsatzsteuervoranmeldung nun termingerecht beim Finanzamt eingereicht werden können. Dadurch erübrigt sich die Dauerfristverlängerung und SPV spart Sondervorauszahlungen in Höhe von immerhin einem Elftel seines Jahresumsatzes. „Dies lässt sich nur durch vollständige Integration erreichen. Ich kenne keine andere Lösung, die das in diesem Umfang ermöglicht“, betont SPV-Vorstand Hüfner.

In weniger als einem Jahr amortisiert

Da die Lösung den Aufwand in der Verwaltung reduziert und das Unternehmen in diesem Bereich keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen muss, wie das mit der alten IT über kurz oder lang notwendig gewesen wäre, spart SPV außerdem ein bis zwei Jahresgehälter plus Nebenkosten. Einen weiteren Kosten- und Zinsvorteil erbringt die beschleunigte Rechnungserstellung. Sie erfolgt nun etwa zehn Tage früher und wirkt sich entsprechend auf den Zahlungseingang aus.
Darüber hinaus sorgt die neue Lösung insgesamt für größere Transparenz. Alle erbrachten Leistungen lassen sich auf einen Blick erfassen und werden auch abgerechnet: Das bedeutet ein beträchtliches Umsatzplus, denn in der Vergangenheit kam es immer wieder vor, dass, sei es durch Nachlässigkeit oder fehlende Transparenz, bei der Zeiterfassung Leistungen externer Mitarbeiter zwar bezogen, jedoch nicht an die Kunden weiterberechnet wurden. Wenn dann auch noch die Projektaufwendungen höher ausfielen als geplant, war die Marge gleich doppelt belastet. All for Service ermöglicht jetzt einen lückenlosen Überblick, der Unstimmigkeiten dieser Art rasch aufzeigt. Jeder Projektleiter kann nun auf einfache, aber zuverlässige Weise bezogene und erbrachte Leistungen mit Kunden und Beratern abgleichen.
SPV geht davon aus, dass sich, durch Kosteneinsparungen und Zinsvorteile einerseits und Umsatzsteigerungen andererseits, die Investitionen in All for Service in weniger als einem Jahr amortisieren. Für den Vorstand des IT-Dienstleisters steht also fest: „Mit der neuen SAP-Business-All-in-One-Lösung sind wir fit für die Zukunft und für unser weiteres Wachstum.“

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