HR-Plattform bei Evonik nun global

Feature | 25. Juni 2013 von Christiane Pütter 0

Foto: Evonic

Mike Drews, Manager beim Spezialchemie-Hersteller Evonik (Foto: Evonik)

Sie arbeiten in Portland und Melbourne, Zürich und Umbogintwini – rund 33.000 Mitarbeiter in hundert Ländern sind für den Konzern Evonik tätig. Der Spezialchemie-Hersteller, der 2012 etwa 13,6 Milliarden Euro umsetzte, lenkt das Geschäft vom Essener Headquarter aus. Diese Mitarbeiterdaten von 33.000 Menschen zu organisieren, ist die Aufgabe von Mike Drews aus dem HR Information Management bei der Konzern-Tochter Evonik Services GmbH (Umsatz 2012: 302 Millionen Euro) und des HR Corporate Center in Essen. Gemeinsam mit dem SAP-Partner Kivala-HR hat Mike Drews mit seinem Projektteam das Personalmanagementsystem von Evonik global neu aufgesetzt. Alle Gesellschaften in allen Ländern sollten ein zentrales System, SAP ERP Human Capital Management, zur Personaladministration nutzen können, das war das Ziel.

„Wir wollten eine globale HCM-Data-Core-Lösung als Plattform für zukünftige Added-Value-Prozesse schaffen“, erklärt Drews. Konkret ging es um einen Single-Point-of-Truth als Basis für Mitarbeiterdaten, ihre organisatorische Zuordnung und die Aufbauorganisation des Konzerns. Diese Plattform ist die Basis, um globale HR-Anforderungen und -Prozesse wie beispielsweise Reporting, Recruiting und Performance Management zu ermöglichen, um damit Führungskräfte und Personalmanager zeitgemäß in ihrer Arbeit zu unterstützen. Sie soll Organisationsdaten für Non-HR-Workflow-Szenarien bereitstellen und weltweite IT-Prozesse (wie Identity-, Lizenz-, Berechtigungsmanagement) unterstützen. Nicht zuletzt geht es auch darum, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Das Ziel: Hard- und Softwarekosten senken, Support effizienter machen

Evonik wollte nach Implementierung einer einheitlichen Lösung eine umfassende Systemkonsolidierung herbeiführen und Altsysteme abschalten, die bis dahin im Einsatz waren. „Damit werden nicht nur Hard- und Softwarekosten gesenkt, es können auch Supportprozesse kosteneffizienter abgebildet werden und schneller auf sich verändernde oder neue Geschäftsanforderungen regiert werden“, sagt Drews über seine Erwartungen an das Vorhaben.

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Im Januar 2012 begann die Planung. Zunächst definierte der Konzern das globale Design/Template. Außerdem suchte Drews einen Partner. Mit Kivala-HR hatte Evonik schon in mehreren kleinen Projekten zusammengearbeitet. Für den Dienstleister mit den Standorten Genf, London, Denver und Essen sprachen dessen erprobter Global Template Approach und der ganzheitliche Datenmanagement-Ansatz und vor allem die internationale Präsenz.

Die Design-Phase, basierend auf dem Kivala Global Template, startete im April 2012 im Deutschland, der erste produktive go-Live erfolgte dann im Juli 2012 im Osten. „Wir haben die SEAANZ-Region als erste Roll-Out Region ausgewählt, da aus Singapore die Notwendigkeit einer neuen HR-Lösung angefragt wurde“, berichtet Drews. „Parallel dazu wurden bereits die existenten SAP-Systeme Deutschland, Belgien und China inklusive Payroll und Time Management harmonisiert und in die globale Lösung integriert. Im April 2013 wurden dann die noch verbliebenen Länder/Regionen eingerollt.“ Der Konzern kann seitdem 45 Länder mit ihren Mitarbeitern in einem System betreuen.

Globale HR-Lösung: Erste Rentenzahlung im Dezember 2012

Der Evonik-Manager arbeitete bei dem Projekt eng mit Frank-Reiner Groß zusammen, Managing Partner bei Kivala-HR. Beide nennen folgende vier Meilensteine:

  • Entwicklung des Evonik Global Templates für OM, PA, PT, PY, Travel, LSO
  • Namenskonventionen und Entwicklungsrichtlinien
  • Spielregeln für lokale Entwicklungen und Anforderungen
  • Aufbau einer kompletten Testorganisation basierend auf dem SAP Solution-Manager

Im Arbeitsalltag des Unternehmens heißt das: Die erste Rentenzahlung für Januar 2013 lief Mitte Dezember 2012 fehlerfrei ab. Auch die erste Zahlung von Löhnen und Gehältern in Belgien und Deutschland im Januar 2013 erfolgte „ohne nennenswerte Fehler“, wie Drews sagt.

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In Spitzenzeiten arbeiteten 70 Mitarbeiter an dem Projekt, je die Hälfte von Evonik und Kivala-HR. „In der Testphase haben wir Mitarbeitern aus den Fachbereichen die Möglichkeit gegeben, erste Erfahrungen mit der neuen  Lösung sammeln zu können“, berichtet Kivala-HR-Manager Groß.   Das Stichwort „Testphase“ liefert aber auch den Hinweis auf die sogenannten Lessons Learned. „Wir haben den Testaufwand deutlich unterschätzt“, sagt Drews nüchtern, „vor allem, wenn für notwendige Tests die entsprechenden Ressourcen fehlen und parallel von den gleichen Mitarbeitern noch andere Projekte geleistet werden müssen“. Das würde er heute anders machen.

Das Gleiche gilt für Kommunikation und Change-Management. Dieses Thema war zwar von Beginn an im Fokus, wurde aber in Bezug auf Zeit und Ressourcen deutlich unterschätzt. Dieses lag unter anderem darin begründet, dass es neben der Arbeits- keine eigenständige Projektorganisation gab. „Wir würden heute eine eindeutigere Zuweisung von Mitarbeitern zum Projekt machen, da die Kombination aus laufender Tagesarbeit, dem Global-Data-Core-Projekt und zusätzlich noch weiteren parallel laufenden Projekten eine kontinuierliche Arbeit erschwert haben“, sagt Drews im Rückblick.

Lesson Learned: Eindeutigere Zuweisungen von Mitarbeitern zum Projekt nötig

Der Blick nach vorn nimmt das Reporting und weitere Personalprozesse ins Visier. Die neue Global-Data-Core-Lösung soll beispielsweise eine Basis für den weiteren Ausbau des Corporate Reporting bilden, vorhandene Business-Intelligence-Reports sollen erweitert und weitere Management-Dashboards definiert werden. Außerdem will Evonik wesentliche HR-Kernprozesse  von der Rekrutierung über das Performance Management (Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilungen, Entgelt- und Bonusrunden) bis hin zum Talent- und Nachfolgemanagement vereinheitlichen und auf einer modernen und integrierten Plattform implementieren. Nach dem Projekt ist also wieder vor dem Projekt. In Konzernsprache ausgedrückt: „Wir haben eine Idee von der Zukunft.“

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1 comment

  1. Michael W

    Bei derart umfangreichen Projekten ist es doch kein Wunder, dass nicht
    alles geradeaus läuft. Mich wundert nur, dass es bei Evonik noch nicht
    angekommen ist, dass die Mitarbeiter bei derart umfangreichen
    Veränderungen mitgenommen werden müssen. Allerdings:
    Respekt, Herr Drews, für Ihre offene Selbstkritik!

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