Sichere Boni: Software fürs Vertragsmanagement

Feature | 21. März 2012 von Frank Zscheile 0

Die hagebau Handelsgesellschaft für Baustoffe mbH & Co. KG mit Sitz in Soltau ist ein Verbund von rund 260 mittelständischen Unternehmern, die im Baustoff-, Holz- und Fliesenhan-del sowie im Einzelhandel zu Hause sind. hagebau zählt rund 1.000 Standorte in Deutschland – davon rund 300 hagebaumärkte und mehr als 700 Baustoff-, Holz- und Fliesenhandlungen.

Das Geschäftsmodell basiert auf vier Säulen: Baustofffachhandel, Holzfachhandel, Fliesen-Naturstein-Handel und Einzelhandel. Die ersten drei Vertriebslinien werden von der hagebau betreut, für den Einzelhandel ist die ZEUS Zentrale für Einkauf und Service GmbH & Co. KG zuständig, an welcher die hagebau seit 2003 mehrheitlich beteiligt ist. Für den Verkauf in allen vier Sparten kommt seit einiger Zeit eine SAP-integrierte Vertragsmanagementlösung der nextevolution AG zum Einsatz.

Mit ihren Lieferanten verhandelt die hagebau Rahmenvereinbarungen, in denen Art und Höhe von Boni festgelegt sind. Hier gibt es verschiedenste Ausprägungen, ob klassische Konditionen wie Jahresmengenrabatte – sie werden am Jahresende abgezogen – oder Sofortkonditionen, die hagebau unmittelbar nach Rechnungsstellung abzieht. Der Einkäufer legt den Vertrag initial in der Vertragsakte an. Diese ist vollständig in SAP integriert durch ein eigenes Business Object für die Vertragsdaten, durch SAP Records Management für das Management sämtlicher Dokumente sowie SAP Business Workflows für die Steuerung der Vertragsprozesse.

In seiner SAP-Lieferantenakte pflegt der Einkäufer ein Konditionsblatt, welches Teil des Vertrages ist. Aus diesem werden die Daten automatisiert innerhalb von SAP an die Bonusabteilung übergeben und Bonusansprüche sofort und automatisch ermittelt und dies zu 100 % fehlerfrei. Missverständnisse der Art, dass die Bonusabteilung die zwischen Einkauf und Lieferant vereinbarten Konditionen nicht anlegt, gibt es nicht mehr, manuelle Pflegefehler und Informationsverluste zwischen Einkauf und Bonus sind ausgeschlossen.

Effizientere Abrechnungen

Was so einfach klingt, nämlich der Automatismus, wurde erst möglich durch die Einführung der elektronischen Vertragsakte. Zuvor lagen die Verträge nach ihrer Erstellung zunächst nur in Papierform in der Einkaufsabteilung vor. Es musste also eine Kopie per Hauspost oder Bote an die Bonusabteilung geschickt werden. „Nur durch hohen organisatorischen Aufwand konnte sichergestellt werden, dass alle Lieferantenboni termingerecht abgerechnet wurden“, so Tim Fäsecke, Bereichsleiter Service und Entwicklung der hagebau Datendienst IT-Service GmbH.

Ein aufwändiger Kontrollmechanismus war notwendig: Die Bonusabteilung musste bei jedem Lieferantenvertrag im Einkauf Rücksprache halten, um Fehlinterpretationen des Vertragstextes zu vermeiden – ein aufwändiges Hin und Her. Dies war der Anstoß für die Einführung der elektronischen Vertragsverwaltung, die der hagebau dank Automatisierung heute effizientere Abrechnungen von Boni ermöglicht.

Den Standard der Vertragsakten-Anwendung hat nextevolution für die Verwaltung der Bonuskonditionsdaten entsprechend erweitert. Die Stammdaten können summarisch in einem Vertragsstammsatz erfasst werden. Implementiert wurden außerdem ein Freigabe-Workflow, der die Konditionen vor Übertragung in die entsprechenden Konditionsstammdaten einer positionsweisen Freigabe unterwirft, sowie eine Möglichkeit zur Generierung von Vertragsentwürfen auf Basis der erfassten Konditionen.

Die Implementierung der Vertragsakte folgte einem iterativen Prozess, bei dem man sich mit kleinen Schritten in die Praxis vortastete. Heute verwaltet hagebau mit nextPCM Contract Management nicht nur Einkaufs- und Rahmenverträge mit den dort enthaltenen Konditionen, sondern zusätzlich auch Lizenz- und Wartungsverträge, die in der hagebau Datendienst IT-Service GmbH anfallen.

Rechnungsverarbeitung als nächster Schritt

Nach Etablierung der Vertragsakte führte die hagebau auch eine Lösung zur elektronischen Rechnungseingangsprüfung von nextevolution ein. Mit „nextPCM Invoice Management“ verarbeitet die Gesellschaft jährlich rund 50.000 sowohl FI- als auch MM-bezogene Kostenrechnungsbelege. Schickte ein Lieferant früher eine Kostenrechnung nach Soltau, erzeugte die Buchhaltung dafür zunächst einen Kontierungsbeleg. Zusammen mit einer Kopie der Rechnung ging dieser Kontierungsbeleg früher per Hauspost für sachliche und rechnerische Prüfung sowie Abzeichnung an den Kostenstellen-Verantwortlichen.

Rund 250 solcher Belege liefen täglich auf, die große Mehrheit von ihnen kam auch irgend-wann zurück in die Buchhaltung, bei den anderen musste man nachfassen. „Die hagebau ist ein Unternehmen mit über vier Milliarden Euro zentral fakturierter Jahresumsatz, da wäre es absurd gewesen, wenn uns im Zuge einer liegengebliebenen Rechnung von 5.000 Euro ein Mahnbescheid gedroht hätte“, erklärt Arne Schönrock, SAP-Inhouse Consultant bei der hagebau Datendienst IT-Service GmbH.
Daher sorgt heute die elektronische Rechnungsbearbeitung für notwendige Transparenz und schnelle Bezahlung im Bereich der Kostenrechnungen. Der Beleg wird gescannt, über ein OCR-System identifiziert und im Rechnungseingangsbuch des Systems automatisiert eingetragen.

70 Prüfer im Workflow

70 Prüfer bzw. Genehmiger innerhalb der hagebau bzw. ZEUS sind in die sich anschließen-den Freigabeprozesse via SAP Business Workflow angeschlossen. Im Rechnungseingangsbuch können die Buchhalter/innen entsprechend ihrer Berechtigung in SAP die Rechnungen und ihren aktuellen Bearbeitungsstatus jederzeit einsehen. Der Bearbeitungsstatus – genauso wie der „Aufenthaltsort“ jedes Workflows – ist jederzeit abrufbar und der Kostenstelleninhaber erhält bei Verzögerungen automatisch eine Erinnerungs-E-Mail.

Dadurch können Skontofristen penibel eingehalten werden. „Dies alles läuft innerhalb von SAP, wir brauchen also kein Extra-System“, sagt Tim Fäsecke, „und durch das Scannen ha-ben wir auch keine manuelle Archivierung mehr.“

Für die Gestaltung der Freigabeprozesse hat die hagebau den Process Builder von nextevolution im Einsatz. Über ihn lässt sich der SAP Business Workflow komfortabel vom eigenen IT-Team konfigurieren, ohne dass dafür sogleich ein Berater der nextevolution angefordert werden muss.

Auch den nextPCM Form Builder hat das Unternehmen inzwischen erworben, um darüber künftig im SAP-Portal Formulare zu designen und bereitzustellen. Denn Formulare haben stets auch einen prozessualen Charakter, da sie in der Regel von einer Person ausgefüllt und der nächsten zugestellt werden. Durch die Verbindung von nextPCM Form Builder und nextPCM Process Builder kann die hagebau somit die Erstellung von Formularen und deren Weiterverarbeitung über Workflows optimal unterstützen.

Tags:

Leave a Reply